Kurz bevor die Gewährleistung für eine Bauleistung endet, lohnt sich eine gemeinsame Begehung mit dem Auftragnehmer. Dieses Protokoll erfasst jeden Mangel mit Bauteil, Foto, Verantwortlichem und Frist und hält die Stellungnahme des Auftragnehmers fest.
Kurz erklärt
Protokoll Gewährleistungsbegehung als Vorlage: Mängel je Bauteil mit Foto, Verantwortlichem und Frist vor Ablauf der Frist nach BGB oder VOB/B festhalten.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Bauvorhaben und Auftragnehmer
Abnahme und Fristablauf
BGB oder VOB/B
Unterlagen und Sicherheiten
Befund je Bauteil oder Raum
Stellungnahme Auftragnehmer
Fotos und Prüfpunkte
Ergebnis und Unterschriften
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und jede Gewährleistungsbegehung beweissicher dokumentieren.
Mängelansprüche bei Bauwerken verjähren nach § 634a BGB in fünf Jahren ab Abnahme. Ist die VOB/B vereinbart und keine andere Frist geregelt, beträgt die Frist für Bauwerke vier Jahre (§ 13 Abs. 4 VOB/B). Das Protokoll hält Abnahmedatum und Fristablauf deshalb gleich im Kopf fest.
Auftraggeber und Auftragnehmer gehen die Leistung gemeinsam Bauteil für Bauteil durch. Jeder Mangel wird mit Foto und Frist erfasst, die Stellungnahme des Auftragnehmers wird direkt notiert. Die Mängelrüge wird dem Auftragnehmer vor Fristablauf schriftlich zugestellt.
Bei Gewährleistungsbegehungen fallen oft auf:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
