- Wie geht der Agent mit Bewerberdaten um?
- Bewerbungen liegen als Einreichungen in deinem Workspace, gehostet in Deutschland. Der Agent arbeitet nur mit Daten deines Workspaces, sein Gedächtnis ist einsehbar und löschbar, und jede Änderung steht im Aktivitätsprotokoll. Was wann gelöscht wird, entscheidet dein Team – Löschen führt der Agent nur nach Freigabe aus.
- Entscheidet der Agent, wer eingestellt wird?
- Nein. Er prüft Vollständigkeit, sortiert nach den fachlichen Kriterien, die dein Team vorgibt, und schreibt eine Empfehlung mit Begründung in die Karte. Er bewertet keine Persönlichkeit und errechnet keine Erfolgsquoten. Einladen, absagen, einstellen – das entscheiden Menschen.
- Kann ich eigene Kriterien für die Vorsortierung festlegen?
- Ja. Die Kriterien stehen in der Anweisung an den Agenten – etwa Ausbildung, Berufserfahrung, Führerschein oder Verfügbarkeit. Du kannst sie jederzeit ändern. Der Agent begründet seine Empfehlung anhand genau dieser Kriterien, damit dein Team sie nachvollziehen kann.
- Wie kommt das Formular auf unsere Website?
- Du legst eine Protokollvorlage „Bewerbung“ an, aktivierst das öffentliche Ausfüllen und kopierst den Embed-Code auf deine Karriereseite – inline oder als schwebender Button. Öffentliche Formulare gibt es ab Standard, die Einbettung auf der eigenen Website ab Hero. Bewerber brauchen kein Konto.
- Versendet der Agent auch Absagen?
- Er kann Absagen vorbereiten – gesendet wird im Vorsichtsmodus erst nach deiner Freigabe. Wer eine Absage bekommt, entscheidet dein Team; der Agent formuliert und verschickt nach der Freigabe.
- Können wir mehrere Stellen gleichzeitig betreuen?
- Ja. Je Stelle ein Formular und ein Board oder eigene Spalten – der Agent arbeitet in allen. Für getrennte Zuständigkeiten kannst du mehrere Agenten einsetzen; jeder belegt einen Platz. Wie viele individuelle Kanäle dein Plan enthält, steht auf der Preisseite.
- Ersetzt ProtocolHero Personio?
- Nein. Personio ist eine HR-Suite für Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung. ProtocolHero übernimmt die Arbeit nach dem Bewerbungseingang – prüfen, nachfragen, empfehlen, einladen – im selben Workspace wie Aufträge und Kalender. Beides kann nebeneinander laufen; eine direkte Schnittstelle gibt es nicht.
- Brauche ich JOIN trotzdem?
- Wenn du deine Stellen auf vielen Jobbörsen ausspielen willst, ja – Multiposting macht ProtocolHero nicht. Danach übernimmt ProtocolHero: Bewerbungen kommen über dein Website-Formular oder per E-Mail-Weiterleitung an die Board-Adresse als Karte an. Eine Integration zu JOIN gibt es nicht.
- Ist der Einsatz von KI-Agenten im Recruiting DSGVO-konform?
- Eine Garantie können wir nicht geben – das hängt von deinem Prozess ab. Was der Agent tut: Bewerbungen organisieren, Vollständigkeit gegen die ausgeschriebenen Anforderungen prüfen, nachfragen, eine Empfehlung vorbereiten. Was er nicht tut: Einstellungs- oder Absageentscheidungen treffen, Persönlichkeit bewerten. Die Daten liegen in Deutschland. Bewerberdaten löschst du nach deiner Frist – in der Praxis oft 3–6 Monate; Löschen führt der Agent nur nach Freigabe aus. Sprich den Einsatz mit Datenschutzbeauftragtem und gegebenenfalls Betriebsrat ab.
