Ein schwarzer Bildschirm oder ein stummes Mikrofon kostet zu Beginn eines Termins wertvolle Zeit. Mit dieser Vorlage kontrollieren Sie Besprechungsräume regelmäßig und raumweise – von der Bestuhlung über die Konferenztechnik bis zum Netzwerk. Störungen werden sofort mit Ticket und Maßnahme erfasst.
Kurz erklärt
Kontrolle von Besprechungsräumen und Medientechnik als Vorlage: Bestuhlung, Display, Kamera, Audio, Videokonferenz, Anschlüsse und Störungen je Raum dokumentieren.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Gebäude und Anlass
Kontrolle je Raum
Display und Beamer
Kamera, Mikrofon, Lautsprecher
Testverbindung Videokonferenz
Anschlüsse und Netzwerk
Kabel und Fluchtwege
Ergebnis und Unterschrift
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und Besprechungsräume raumweise kontrollieren.
Jeder Besprechungsraum wird als eigener Eintrag erfasst. Bestuhlung, Bildwiedergabe, Audio, Videokonferenz, Anschlüsse sowie Licht und Raumklima werden mit i. O. oder Störung bewertet. Das Ergebnis je Raum zeigt sofort, ob er genutzt werden kann.
Neben der Technik gehören lose Kabel, hintereinander gesteckte Mehrfachsteckdosen, abgelaufene Prüfplaketten und verstellte Fluchtwege zur Kontrolle. Solche Befunde werden als Mangel mit Foto und Frist erfasst.
Typische Befunde sind:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
