Digitale Befund- & Gutachtenprotokolle für Sachverständige
Ortstermine, Schäden und Beweise strukturiert und mit Zeitstempel nachvollziehbar festhalten – mit Fotos, Maßen und Bewertung direkt vor Ort.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Gutachter & Sachverständige heute dokumentiert – und was das kostet
Ein Gutachten entsteht in zwei Welten: Vor Ort werden Befunde aufgenommen – Fotos, Messwerte, Feuchte, Rissbreiten, Zeugenaussagen – und im Büro wird daraus ein Bericht. Zwischen beiden liegt heute ein Bruch: Notizen auf Papier oder im Diktiergerät, Fotos auf der Kamera, Messwerte im Gerät. Der Gutachter setzt abends alles in Word zusammen, nummeriert Fotos von Hand und sucht, welches Bild zu welchem Raum gehörte.
Das kostet: Je Ortstermin ein bis zwei Stunden Nacharbeit, die nicht fakturiert werden. Bei 30 Terminen im Monat sind das bei einem Büro mit fünf Gutachtern schnell 150 Stunden. Dazu kommen Rückfragen des Auftraggebers, weil eine Position im Bericht nicht zur Fotonummer passt, und die Unsicherheit, ob jede Feststellung im Ortstermin auch erfasst wurde – ein zweiter Termin ist teuer oder unmöglich.
Für die Büroleitung heißt das: Sie weiß nicht, welche Gutachten im Entwurf stehen, welche beim Zweitgutachter zur Freigabe liegen und wie viele Stunden je Fall ungeplant im Bericht landen. ProtocolHero bringt Befundaufnahme und Berichtserstellung in einen Ablauf.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- Sachverständigenbüros mit Gutachtern für Bau, Gebäude, Schäden oder Technik
- Schadenregulierer und Regulierungsdienstleister für Versicherer mit hohem Fallvolumen
- Prüf- und Bewertungsbüros, die Objekte für Banken, Investoren oder Gerichte begutachten
- Ingenieurbüros mit Bauüberwachung und Beweissicherung als eigenem Geschäftsfeld
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Der Bericht entsteht beim Ortstermin, nicht danach
Die Befundvorlage hat Räume oder Bauteile als wiederkehrende Blöcke: Beschreibung, Messwert, Foto, Bewertung. Fotos hängen automatisch am Befund, Messwerte stehen im richtigen Feld. Das PDF ist der Bericht – strukturiert, nummeriert, mit Anhängen. Die Nacharbeit im Büro schrumpft auf die fachliche Formulierung.
Keine vergessene Feststellung, kein falsch zugeordnetes Foto
Pflichtfelder je Bauteil stellen sicher, dass der Gutachter nichts überspringt, was der Auftrag verlangt. Vorwerte und Fotos aus dem Erstgutachten stehen bei Nachbegutachtungen daneben. Der Hero Agent liest Messgeräte-Exporte und Fotos aus, statt dass Werte abgetippt werden.
Freigabehistorie statt Behauptung
Das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer wann welchen Befund erfasst, geändert und freigegeben hat – mit Zeitstempel. Das freigegebene PDF trägt Unterschrift und optional einen SHA-256-Dateinachweis. Vor Gericht oder gegenüber dem Versicherer legen Sie eine nachvollziehbare Entstehung vor, nicht nur ein Ergebnis.
Jeder Fall mit Status, jeder Gutachter mit Auslastung
Die Dokumentenzentrale zeigt je Fall: Ortstermin erledigt, Entwurf, beim Zweitgutachter, freigegeben, versendet. Auftraggeber melden neue Fälle per Web-Formular; der Hero Agent legt die Karte an, weist zu und setzt die Abgabefrist.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Befunde vom Ortstermin werden auf Papier und Diktiergerät festgehalten und müssen mühsam zum Gutachten zusammengeführt werden.
Fotos, Maße und Notizen liegen getrennt voneinander und lassen sich später schwer zuordnen.
Die Beweissicherung ist nicht einheitlich strukturiert, was die Nachvollziehbarkeit erschwert.
Aus den Vor-Ort-Daten ein sauberes Dokument zu erstellen kostet jedes Mal viel Zeit.
So unterstützt ProtocolHero Gutachter & Sachverständige
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Strukturierte Befundaufnahme
Ortstermine mit standardisierten Vorlagen erfassen – Befunde, Maße, Bewertungen und Fotos an einem Ort.
Beweissicherung mit Fotos
Schäden mit Fotos, Verortung und Beschreibung dokumentieren, sodass die Beweiskette nachvollziehbar bleibt.
Vorgänge als Datenbank
Objekte, Auftraggeber und Vorgänge strukturiert hinterlegen und alle Unterlagen je Fall zentral wiederfinden.
Professionelle PDF-Ausgabe
Aus der Vor-Ort-Erfassung direkt ein sauberes, einheitliches PDF erzeugen und teilen.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Befund- und Berichtsvorlagen je Gutachtenart
Schadensgutachten, Bauzustandsbewertung, Beweissicherung, Abnahmebegleitung – zentrale Vorlagen mit Bauteilen als wiederkehrenden Blöcken und Pflichtfeldern nach Auftragsumfang.
- 2
Fall und Objekt in der Datenbank
Auftraggeber, Objekt, Aktenzeichen, Beteiligte, Frist. Bei Nachbegutachtungen liegen Erstbefunde und Fotos zum Vergleich bereit.
- 3
Befundaufnahme vor Ort – auch offline
Raum für Raum auf dem Tablet: Beschreibung, Messwert, Fotos, Skizze. Im Rohbau oder Keller ohne Empfang wird weitergearbeitet.
- 4
Messwerte und Fotos einlesen
Exporte von Feuchte- oder Messgeräten und Fotos werden vom Hero Agenten den Feldern zugeordnet. Der Gutachter kontrolliert statt abzutippen.
- 5
Vier-Augen-Freigabe
Der Bericht geht in Prüfung; Zweitgutachter oder Büroleitung prüft Vollständigkeit und Bewertung und gibt frei. Jeder Schritt steht im Aktivitätsprotokoll.
- 6
Versand und Archiv
Auftraggeber erhält Link und PDF mit Anhängen; wer nur lesen soll, braucht keine Lizenz. Der Fall bleibt mit Historie in der Datenbank – für Nachfragen Jahre später.
Jede nicht fakturierte Stunde ist verlorene Marge
Ein Büro mit fünf Gutachtern hat leicht 60 Ortstermine im Monat. Wenn je Termin 90 Minuten für Fotos sortieren, Messwerte übertragen und Bericht formatieren anfallen, sind das 90 Stunden monatlich – bezahlte Gutachterzeit, die kein Auftraggeber sieht und niemand in Rechnung stellt.
Mit ProtocolHero entsteht die Berichtsstruktur beim Ortstermin; im Büro bleibt die fachliche Bewertung und die Freigabe. Dazu kommt, was heute Risiko ist: eine Feststellung, die beim Termin nicht erfasst wurde und einen zweiten Termin erzwingt; ein Bericht, dessen Entstehung vor Gericht nicht nachvollziehbar ist; ein Auftraggeber, der wegen Durchlaufzeiten zum nächsten Büro geht.
- Befunde einmal vor Ort erfassen – Fotos und Messwerte hängen am richtigen Bauteil
- Pflichtfelder je Auftragsumfang verhindern zweite Ortstermine
- Freigabehistorie mit Zeitstempel belegt die Entstehung des Gutachtens
- Fallstatus je Gutachter statt Nachfragen im Büro
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Unsere Referenzen dokumentieren Schäden und Instandsetzungen für Versicherer, erstellen Abnahmeprotokolle direkt vor Ort und bauen eigene Vorlagen für Sonderfälle – dieselbe Mechanik wie Befundaufnahme und Berichtserstellung im Sachverständigenbüro.
„Gerade bei Wasserschäden und Arbeiten für Versicherungen ist eine saubere Dokumentation extrem wichtig. Es muss nachvollziehbar festgehalten werden, welcher Schaden vorlag, welche Maßnahmen durchgeführt wurden und wie die Instandsetzung erfolgt ist. Das hilft uns intern für den Überblick, aber auch nach außen bei Rückfragen mit Kunden und Versicherungen.“
„Ich nutze ProtocolHero in meinem Elektrofachbetrieb für die Erstellung von Prüf- und Abnahmeprotokollen und bin sehr zufrieden. Besonders praktisch finde ich, dass ich Protokolle direkt digital erstellen und problemlos auf der Baustelle ausfüllen kann. Die Software ist übersichtlich und einfach zu bedienen – deutlich weniger Papierkram und eine viel effizientere Dokumentation.“
„Wirklich gute Kommunikation mit eurem Team – Fragen wurden immer schnell und effizient geklärt. Ein großer Vorteil ist, eigene Protokolle zu erstellen: Wir konnten z. B. eine eigene Drohnenflug-Einverständniserklärung direkt in ProtocolHero abbilden. ProtocolHero ist extrem vielseitig – wir nutzen es sogar für interne Prozesse wie unsere laufende Inventur.“
Beliebte Vorlagen für Gutachter & Sachverständige
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Gutachter & Sachverständige
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In 15 Minuten klären wir, wo heute Zeit verloren geht, ob ProtocolHero zu Ablauf und Teamgröße passt und wie ein echtes Protokoll Ihres Betriebs digital aussieht. Kein allgemeiner Produktvortrag.