Digitales Bautagebuch & Abnahmeprotokolle für Bau & Ausbau
Baufortschritt, Regieleistungen und Abnahmen direkt auf der Baustelle dokumentieren – mit Fotos, Unterschrift und ohne abendliche Büroarbeit.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Bau & Ausbau heute dokumentiert – und was das kostet
Auf der Baustelle entscheidet sich jeden Tag, was später bezahlt wird: Regiestunden, die der Bauherr nicht bestellt hat, Nachträge wegen geänderter Ausführung, Behinderungen durch fehlende Vorleistungen, Teilabnahmen mit Restpunkten. Belegt wird das heute im Bautagebuch auf Papier, in Regiezetteln, die der Polier am Freitag sammelt, und in WhatsApp-Fotos, die niemand dem Bauabschnitt zuordnen kann.
Das kostet: Der Bauleiter tippt am Abend Bautagesberichte ab. Regiezettel werden Wochen später eingereicht – und dann bestritten, weil die Unterschrift des Bauherrn fehlt. Nachträge scheitern nicht an der Sache, sondern am Beleg: Es gibt kein datiertes Foto vom Zustand vor der Änderung. Und bei der Abnahme diskutiert man über Mängel, die bei der Teilabnahme niemand aufgeschrieben hat.
Für den Inhaber heißt das: Er kennt seine unbelegten Leistungen nicht, weiß nicht, welche Nachträge angemeldet und welche nur besprochen sind, und erfährt von Restpunkten, wenn die Schlussrechnung gekürzt wird. ProtocolHero macht Leistungen noch am selben Tag belegbar – Regie, Nachträge, Abnahmen.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- Bau- und Ausbauunternehmen mit mehreren Bauleitern und Polieren
- Generalunternehmer und Bauträger, die Nachunternehmer koordinieren und deren Leistungen abnehmen
- Rohbau-, Tiefbau- und Schlüsselfertigbetriebe mit parallel laufenden Baustellen
- Ausbaubetriebe, die im VOB-Umfeld für öffentliche und gewerbliche Auftraggeber arbeiten
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Regie und Nachträge am selben Tag mit Unterschrift belegt
Regiebericht und Nachtragsanzeige sind Vorlagen mit Pflichtfeldern für Leistung, Stunden, Material, Foto und Unterschrift des Bauherrn oder Bauleiters der Gegenseite. Der Polier reicht ein, der Kunde unterschreibt auf dem Tablet, das PDF mit Zeitstempel geht per Link raus – bevor jemand die Leistung vergisst oder bestreitet.
Jede Baustelle mit Bautagebuch, Restpunkten und Status
Baustellen und Bauabschnitte liegen in der Datenbank; jedes Protokoll hängt daran. Die Dokumentenzentrale zeigt je Baustelle und Bauleiter, welche Berichte offen, in Prüfung oder freigegeben sind. Der Hero Agent postet fehlende Bautagesberichte und überfällige Restpunkte in Ihren Kanal.
Restpunkte aus der Abnahme werden Karten mit Frist
Die Teilabnahme landet als Karte auf dem Board. Der Hero Agent legt für jeden Restpunkt Verantwortlichen – eigene Kolonne oder Nachunternehmer – und Frist an, erinnert und fragt das Foto der Erledigung nach. Zur Schlussabnahme ist die Restpunktliste abgearbeitet, nicht neu entdeckt.
Nachunternehmer dokumentieren in Ihrem Standard
Nachunternehmer füllen per geschütztem Link aus, ohne Lizenz, mit Ihren Pflichtfeldern: Leistung, Bauabschnitt, Fotos vorher/nachher, Unterschrift. Einheitliche Berichte statt zehn verschiedener Formulare – und das Foto vom verdeckten Zustand ist da, bevor geschlossen wird.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Bautagebuch und Regieberichte werden auf Papier geführt und abends mühsam in Word übertragen.
Abnahmeprotokolle mit Restpunkten und Fotos landen unsortiert und sind später schwer auffindbar.
Regieleistungen und Stunden werden auf Zetteln notiert – Streit bei der Abrechnung ist vorprogrammiert.
Der Baufortschritt ist für Bauleitung und Büro nicht in Echtzeit nachvollziehbar.
So unterstützt ProtocolHero Bau & Ausbau
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Bautagebuch & Regieberichte
Tägliche Leistungen, Wetter, Personal und Geräte mobil erfassen – inklusive Fotos vom Baufortschritt.
Abnahmen mit Restpunktliste
Abnahmen strukturiert durchführen, Restpunkte mit Foto festhalten und vor Ort unterschreiben lassen.
Regieleistungen sauber belegen
Zusatzleistungen und Stunden direkt vor Ort dokumentieren und vom Auftraggeber bestätigen lassen – sauberer Beleg für die Abrechnung.
PDF & Teilen in Echtzeit
Berichte sofort als PDF ausgeben oder per Link mit Bauleitung und Auftraggeber teilen.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Vorlagen für die Baustelle
Bautagesbericht, Regiebericht, Nachtragsanzeige, Behinderungsanzeige, Teil- und Schlussabnahme, Baustellenbegehung Sicherheit – zentral gepflegt, mit Pflichtfeldern und Unterschriftsfeldern.
- 2
Baustellen und Beteiligte in der Datenbank
Bauvorhaben, Bauabschnitte, Bauherr, Bauleitung der Gegenseite, Nachunternehmer. Jedes Protokoll wird der Baustelle zugeordnet.
- 3
Polier dokumentiert vor Ort – auch offline
Bautagesbericht mit Wetter, Personal, Leistung, Fotos auf dem Tablet; Regie mit Unterschrift des Bauherrn direkt am Tag. Im Rohbau ohne Empfang wird weitergearbeitet.
- 4
Nachunternehmer liefern in Ihr System
Per geschütztem Link, ohne Lizenz, mit Ihren Pflichtfeldern. Fotos vom verdeckten Zustand hängen am Bauabschnitt.
- 5
Freigabe durch die Bauleitung
Bauleiter prüft Berichte und Nachträge, gibt frei; erst dann gehen sie als Link an Bauherr oder Architekt. Jeder Schritt im Aktivitätsprotokoll.
- 6
Abnahme und Schlussrechnung
Restpunkte mit Frist auf dem Board, Erledigung mit Foto. Sammel-Export aller Regieberichte und Nachträge je Baustelle als Anlage zur Schlussrechnung.
Ein unbelegter Nachtrag kostet mehr als ein Jahr Bürostunden
Ein Bauunternehmen mit vier Bauleitern und acht Kolonnen erzeugt leicht 300 Bautages-, Regie- und Abnahmeberichte im Monat. Wenn je Bericht 20 Minuten für Abtippen, Fotos zuordnen und Ablage anfallen, sind das 100 Stunden monatlich – Bauleiterzeit, die nicht auf der Baustelle stattfindet.
Der eigentliche Hebel liegt bei der Schlussrechnung: Ein einziger Nachtrag über 15.000 Euro, der gekürzt wird, weil das datierte Foto und die Unterschrift fehlen, kostet mehr als das gesamte Jahr an Bürostunden. Mit Regie- und Nachtragsbelegen, die am Tag der Leistung unterschrieben und mit Zeitstempel versendet werden, verhandeln Sie mit Belegen statt mit Erinnerungen.
- Regie und Nachträge am Tag der Leistung mit Unterschrift und Zeitstempel
- Bautagesberichte ohne Abtippen – Bauleiter bleiben auf der Baustelle
- Restpunkte mit Verantwortlichem und Frist – abgearbeitet vor der Schlussabnahme
- Nachunternehmer dokumentieren in Ihrem Standard, ohne Lizenzkosten
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Unsere Referenzen kommen aus dem Elektrohandwerk und nutzen ProtocolHero für Baudokumentation, Abnahmeprotokolle direkt auf der Baustelle und die Steuerung mehrerer Projekte – dieselbe Mechanik wie bei Regie, Nachträgen und Abnahmen im Bau.
„Mit ProtocolHero läuft unsere Dokumentation heute deutlich strukturierter und einfacher. Gerade im Alltag ist es wichtig, dass Informationen nicht verloren gehen und wir alles schnell an einem Ort wiederfinden. Das spart Zeit und bringt mehr Klarheit ins Team. Was ich außerdem gut finde: ProtocolHero ist vielseitig einsetzbar – ob Schlüsselübergabe, Baudokumentation oder wichtige Prüfprotokolle.“
„Ich nutze ProtocolHero in meinem Elektrofachbetrieb für die Erstellung von Prüf- und Abnahmeprotokollen und bin sehr zufrieden. Besonders praktisch finde ich, dass ich Protokolle direkt digital erstellen und problemlos auf der Baustelle ausfüllen kann. Die Software ist übersichtlich und einfach zu bedienen – deutlich weniger Papierkram und eine viel effizientere Dokumentation.“
„Das Gute ist: einmal ein Projekt erstellt, meine Mitarbeiter einmal eingewiesen – das spart super viel Zeit. Als professioneller Elektrofachbetrieb müssen wir nun mal dokumentieren. Für mich als Inhaber ist es wichtig zu wissen, wo wir stehen: Wer macht welche Dokumente, welche sind noch zu erledigen, wo finde ich meine Prüfprotokolle? Genau das ist über die Dokumentenzentrale super gelöst.“
Beliebte Vorlagen für Bau & Ausbau
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Bau & Ausbau
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