Digitale Protokolle für Kommunen und öffentliche Einrichtungen
Viele Objekte, viele Prüfpflichten, wenig Personal: Hausmeister und Bauhof dokumentieren vor Ort, das Amt sieht, was offen ist – und im Haftungsfall liegt der Nachweis vor.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Kommunen & öffentliche Einrichtungen heute dokumentiert – und was das kostet
Eine Kommune mit 20.000 Einwohnern betreibt schnell 60 Gebäude, 30 Spielplätze, Sporthallen, ein Bad und hunderte Straßenbäume. Für jedes Objekt gibt es Prüfpflichten mit Haftungsfolge: Spielplatzkontrollen, Verkehrssicherung, Brandschutz, elektrische Anlagen, Trinkwasser. Die Verantwortung liegt beim Amt – die Durchführung bei Hausmeistern, Bauhof und Fremdfirmen.
Dokumentiert wird heute auf Papier in Ordnern je Objekt, per Zettel vom Hausmeister oder gar nicht. Fremdfirmen schicken Wartungsnachweise per Mail, die niemand dem Gebäude zuordnet. Wenn ein Kind auf dem Spielplatz verletzt wird oder die Rechnungsprüfung fragt, ob die Sichtkontrolle wöchentlich stattgefunden hat, beginnt die Suche – und die Verwaltung steht ohne Nachweis da.
Personal ist knapp, Schulungszeit auch. Eine Lösung muss für den Hausmeister auf dem Smartphone funktionieren, dem Amt den Überblick geben und im Haftungsfall den Nachweis liefern – mit Daten in Deutschland und einem Auftragsverarbeitungsvertrag, der durch den Datenschutzbeauftragten geht.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- Bauämter und Gebäudemanagement von Städten und Gemeinden
- Kommunale Eigenbetriebe (Bauhof, Stadtwerke, Bäder, Friedhöfe)
- Schul- und Kitaträger mit Prüfpflichten in vielen Liegenschaften
- Landkreise und Zweckverbände mit verteilten Objekten und Hausmeisterdiensten
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Das Amt sieht alle Objekte und Fristen, ohne nachzufragen
Gebäude, Spielplätze und Anlagen mit Intervallen in der Datenbank. Die Dokumentenzentrale zeigt je Objekt, welche Kontrolle fällig, erledigt oder überfällig ist. Der Hero Agent postet die Fristenliste in den Kanal des Amts – wöchentlich, automatisch.
Im Haftungsfall liegt die Kontrolle mit Zeitstempel vor
Jede Kontrolle trägt Person, Zeitpunkt, Fotos und Unterschrift; das Aktivitätsprotokoll ist unveränderbar nachvollziehbar. Rechnungsprüfung, Versicherer oder Gericht bekommen den Sammel-Export je Objekt – statt einer Ordnersuche über drei Ämter.
Mängel werden behoben, nicht nur gemeldet
Jede Kontrolle wird zur Karte auf dem Board. Der Hero Agent weist Mängel Bauhof oder Fachfirma zu, setzt Fristen nach Gefährdung, erinnert und fragt den Erledigungsnachweis nach. Bürger und Hausmeister melden Störungen per Web-Formular – ohne Zugang.
Hausmeister dokumentieren in Minuten, ohne Schulung
Checkliste auf dem Smartphone, Foto, Häkchen, Unterschrift – fertig. Kein Zettel, kein Abtippen im Amt. Einführung und Schulung sind Teil der Betriebslizenz; der Pilot startet mit einem Objekttyp, etwa Spielplätzen.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Spielplatz-, Baum- und Gebäudekontrollen werden auf Papier geführt und sind im Haftungsfall schwer auffindbar.
Hausmeister melden Mängel per Telefon oder Zettel; ob etwas erledigt wurde, weiß nur der Betroffene.
Fremdfirmen liefern Wartungsnachweise per Mail, die im Amt niemand dem Gebäude zuordnet.
Rechnungsprüfung, Rat oder Versicherer fragen nach Nachweisen – gesucht wird in Ordnern.
So unterstützt ProtocolHero Kommunen & öffentliche Einrichtungen
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Objekte und Prüfpflichten zentral
Gebäude, Spielplätze und Anlagen mit Intervallen in der Datenbank; die Dokumentenzentrale zeigt je Objekt, was fällig, offen oder freigegeben ist.
Mängel mit Verantwortlichem und Frist
Jede Kontrolle wird zur Karte auf dem Board; der Hero Agent weist Mängel Bauhof oder Fachfirma zu, setzt Fristen und erinnert – nachvollziehbar für das Amt.
Meldungen aus der Bürgerschaft und von Fremdfirmen
Störungsmeldungen als Web-Formular auf Ihrer Website; Fremdfirmen füllen per geschütztem Link aus – ohne Lizenz, direkt am richtigen Objekt.
Nachweis für Rat, Rechnungsprüfung und Versicherer
Freigegebene Protokolle mit Unterschrift, Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempeln und Sammel-Export je Objekt – Hosting in Deutschland, AVV im Rahmen der Lizenz.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Liegenschaften und Prüfpflichten erfassen
Gebäude, Spielplätze, Anlagen mit Intervallen und Verantwortlichen in der Datenbank. Import aus Ihrer Objektliste.
- 2
Kontrollvorlagen je Prüfart
Spielplatz-Sichtkontrolle, Gebäudebegehung, Verkehrssicherung, Sicherheitsbeleuchtung, Elektroprüfung – zentrale Vorlagen, für alle Hausmeister gleich.
- 3
Hausmeister und Bauhof kontrollieren mobil
Smartphone, offline, Foto je Prüfpunkt, Unterschrift. Eine Kontrolle dauert Minuten, der Nachweis ist sofort im Amt.
- 4
Mängel auf dem Board mit Frist
Der Hero Agent weist Bauhof oder Fachfirma zu, setzt Fristen und erinnert. Behebung wird mit Foto dokumentiert.
- 5
Fremdfirmen und Bürger ohne Zugang
Wartungsfirmen füllen per geschütztem Link aus; Bürger melden Schäden per Web-Formular auf der Stadt-Website – landet direkt am Objekt.
- 6
Freigabe, Nachweis, Export
Sachbearbeitung gibt frei; Sammel-Export je Objekt für Rechnungsprüfung, Rat oder Versicherer. AV-Vertrag und Hosting in Deutschland im Rahmen der Lizenz.
Ein Haftungsfall ohne Nachweis kostet mehr als jede Software
Eine Kommune mit 30 Spielplätzen und wöchentlicher Sichtkontrolle erzeugt allein dafür über 1.500 Kontrollen im Jahr. Wenn jede Kontrolle auf Papier fünf Minuten für Ablage und Nachhalten im Amt kostet, sind das 125 Stunden – für Zettel, die im Haftungsfall trotzdem gesucht werden müssen.
Der eigentliche Punkt ist die Verkehrssicherungspflicht: Kann die Kommune nicht nachweisen, dass eine Kontrolle stattgefunden hat, haftet sie – unabhängig davon, ob der Hausmeister da war. Ein Nachweis mit Person, Zeitstempel und Foto, den das Amt in Sekunden vorlegen kann, ist der günstigste Schutz vor einem Verfahren, das schnell sechsstellig wird.
- Verkehrssicherungspflicht nachweisbar: Person, Zeit, Foto je Kontrolle
- Fristenüberblick über alle Liegenschaften – keine Prüfung fällt durch
- Mängelprozess mit Bauhof und Fachfirmen – Erledigung nachgewiesen, nicht vermutet
- Hausmeister ohne Schulungsaufwand einbinden; Fremdfirmen und Bürger ohne Zugang
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Unsere Referenzen kommen heute aus Handwerksbetrieben, die Prüfungen und Schäden nachweisbar dokumentieren. Für Kommunen starten wir mit einem Pilot in einem Objekttyp – Zahlen und Nachweise entstehen im Pilot gemeinsam mit Ihrem Amt.
„Wir haben mittlerweile knapp 1.000 Dokumente mit ProtocolHero erstellt. Das zeigt, wie stark die Software bei uns im Alltag angekommen ist. Besonders wertvoll ist die klare Dokumentenzentrale: Wir sehen, welche Dokumente offen sind, wer woran arbeitet und was noch zu erledigen ist. Inzwischen nutzen wir ProtocolHero auch für die tägliche Stundenerfassung und die KI-Funktionen sind eine große Hilfe.“
„Mit ProtocolHero läuft unsere Dokumentation einfach deutlich sauberer und schneller. Gerade im Alltag ist es wichtig, dass Prüfprotokolle und Unterlagen direkt an einem Ort sind und man nicht lange suchen muss. Für mich ist vor allem gut, dass ich einen schnellen Überblick habe, was schon erledigt ist und was noch offen ist.“
„Gerade bei Wasserschäden und Arbeiten für Versicherungen ist eine saubere Dokumentation extrem wichtig. Es muss nachvollziehbar festgehalten werden, welcher Schaden vorlag, welche Maßnahmen durchgeführt wurden und wie die Instandsetzung erfolgt ist. Das hilft uns intern für den Überblick, aber auch nach außen bei Rückfragen mit Kunden und Versicherungen.“
Beliebte Vorlagen für Kommunen & öffentliche Einrichtungen
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Kommunen & öffentliche Einrichtungen
Das könnte Sie auch interessieren
Ihren Kommunen & öffentliche Einrichtungen-Ablauf in ProtocolHero sehen
In 15 Minuten klären wir, wo heute Zeit verloren geht, ob ProtocolHero zu Ablauf und Teamgröße passt und wie ein echtes Protokoll Ihres Betriebs digital aussieht. Kein allgemeiner Produktvortrag.