Digitale Prüfprotokolle für den Brandschutz
Hunderte Prüfpunkte je Objekt, feste Fristen und ein Betreiber, der Nachweise sehen will – ProtocolHero hält jede Prüfung vollständig und jeden Mangel mit Verantwortlichem fest.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Brandschutz heute dokumentiert – und was das kostet
Brandschutz ist Mengen-Dokumentation mit Haftungsfolge. Ein Bürokomplex hat 300 Feuerschutztüren, ein Klinikum 2.000 Abschottungen, eine Wohnungsgesellschaft 15.000 Rauchwarnmelder. Jedes Element muss in festen Intervallen geprüft, jeder Mangel behoben und jede Behebung nachgewiesen werden. Und wenn es brennt, fragt zuerst die Versicherung nach genau diesen Nachweisen.
Heute entstehen diese Listen oft auf Papier – hunderte Häkchen, die im Büro abgetippt werden – oder in Excel-Dateien, die pro Objekt und Prüfer anders aussehen. Bei mehreren Prüfteams weiß niemand, welches Objekt fertig ist. Mängel stehen im Bericht, aber die Behebung durch den Betreiber wird nicht nachgehalten. Und wenn der Versicherer, die Feuerwehr oder der Betreiber den Nachweis für Tür 217 im dritten Obergeschoss wollen, wird gesucht.
Für die Geschäftsführung eines Brandschutzbetriebs heißt das: Der Umsatz skaliert mit der Anzahl der Prüfpunkte, die Büroarbeit leider auch. Und das Haftungsrisiko liegt in jeder Lücke. ProtocolHero macht aus den Listen einen kontrollierten Prozess.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- Brandschutzfachbetriebe mit Wartungsverträgen über viele Objekte
- Errichter von Brandmelde-, Sprinkler- und RWA-Anlagen mit Prüfpflichten
- Sicherheitstechnik- und Elektrobetriebe mit Sicherheitsbeleuchtung im Portfolio
- Betreiber und Facility-Teams, die Brandschutzprüfungen intern verantworten
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Sie wissen je Objekt, was geprüft, offen und überfällig ist
Objekte und Prüfintervalle in der Datenbank, jede Prüfung in der Dokumentenzentrale mit Status. Filtern nach Objekt, Team und Vorlage. Der Hero Agent postet überfällige Prüfungen und offene Mängel in Ihren Kanal – Sie müssen nicht mehr nachfragen.
Hunderte Prüfpunkte ohne Lücke
Türen, Klappen, Melder oder Leuchten je Geschoss als wiederkehrende Blöcke mit Pflichtfeldern. Kein Element wird übersprungen, kein Häkchen muss abgetippt werden. Fotos hängen am Element, nicht am Ende des Berichts.
Mängel werden geschlossen, nicht nur festgestellt
Jeder Bericht wird zur Karte auf dem Board. Der Hero Agent erkennt Mängel nach Ihren Regeln, weist Betreiber oder Fachfirma zu, setzt die Frist und fragt den Nachweis der Behebung nach. Die Behebung wird mit Foto im gleichen Protokoll dokumentiert.
Im Brandfall liegt der Nachweis in Sekunden vor
Freigegebenes PDF mit Unterschrift, Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempeln, Fotos je Prüfpunkt, optional SHA-256-Dateinachweis. Versicherer und Behörden bekommen einen Link, Betreiber sehen ihre Objekte ohne Lizenz.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Prüflisten mit hunderten Türen, Klappen oder Meldern werden auf Papier abgehakt und im Büro abgetippt.
Bei mehreren Prüfteams weiß niemand, welches Objekt fertig ist und wo Mängel offen sind.
Betreiber, Versicherer und Behörden fragen nach Nachweisen – gesucht wird in Ordnern und Mailanhängen.
Abschottungen und Nachbesserungen werden ohne Foto dokumentiert und lassen sich später nicht zuordnen.
So unterstützt ProtocolHero Brandschutz
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Prüfpunkte je Objekt als wiederkehrende Blöcke
Türen, Klappen, Melder oder Leuchten je Geschoss als Instanz mit Zustand, Foto und Bewertung – Pflichtfelder sorgen für vollständige Listen.
Mängelprozess mit Frist
Jeder Prüfbericht wird zur Karte auf dem Board; der Hero Agent verschiebt Mängel nach Ihren Regeln, weist zu und erinnert vor Ablauf der Frist.
Nachweis für Betreiber und Versicherer
Unterschriebenes PDF, Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempeln, Fotos und optional SHA-256-Dateinachweis – ein Klick statt Suche.
Objekte, Anlagen und Fristen zentral
Objekte und Prüfintervalle in der Datenbank; die Dokumentenzentrale zeigt je Objekt und Team, was offen, in Prüfung oder freigegeben ist.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Prüfvorlagen zentral pflegen
Feuerschutzabschlüsse, Abschottungen, Rauchwarnmelder, Sicherheitsbeleuchtung, Feuerlöscher – eine Vorlage je Prüfart, für alle Teams gleich.
- 2
Objekte und Elemente in der Datenbank
Objekt, Geschosse, Anzahl Elemente, Intervalle, Ansprechpartner beim Betreiber. Jede Prüfung wird dem Objekt zugeordnet.
- 3
Prüfteam arbeitet vor Ort ab
Je Element Zustand, Foto, Bewertung – auf dem Tablet, offline im Kellergeschoss. Pflichtfelder verhindern Lücken.
- 4
Freigabe durch die verantwortliche Person
Bericht geht in Prüfung, wird kontrolliert und freigegeben. Das Aktivitätsprotokoll hält jeden Schritt mit Zeitstempel fest.
- 5
Mängel an den Betreiber mit Frist
Der Hero Agent legt Karten an, weist zu, erinnert. Betreiber melden die Behebung per geschütztem Link – ohne Lizenz.
- 6
Nachweis an Betreiber und Versicherer
PDF und Link je Objekt; Sammel-Export für das Jahr. Der nächste Prüfzyklus steht mit Frist in der Datenbank.
Die Rechnung ist einfach: Prüfpunkte mal Minuten
Ein Brandschutzbetrieb mit sechs Prüfteams erfasst leicht 20.000 Prüfpunkte im Jahr. Wenn je Bericht mit 150 Prüfpunkten im Büro 60 Minuten für Abtippen, Zuordnen der Fotos und Erstellen des PDF anfallen, sind das über 130 Bürostunden jährlich – für Häkchen, die vor Ort schon gesetzt wurden.
Der größere Posten ist das Risiko. Ein einziger fehlender Prüfnachweis im Schadensfall kann den Betrieb mehr kosten als alle Bürostunden zusammen. Und jede Prüfung, die wegen einer verpassten Frist ausfällt, ist entgangener Umsatz und ein Vertrag, der beim nächsten Mal woanders landet.
- Kein Abtippen von Prüflisten – der Bericht ist beim Verlassen des Objekts fertig
- Fristenüberblick sichert Wiederholungsprüfungen und Wartungsverträge
- Mängelprozess mit Nachweis der Behebung senkt Haftungsrisiko für Sie und den Betreiber
- Betreiber sehen ihre Objekte per Link – weniger Rückfragen, mehr Vertrauen
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Unsere Referenzkunden kommen heute überwiegend aus dem Elektrohandwerk. Die Mechanik ist dieselbe: Prüfung vor Ort, Dokumentenzentrale, Freigabe, Nachweis. Für Ihre Branche starten wir mit einem Pilot und messen die Zahlen gemeinsam.
„Das Gute ist: einmal ein Projekt erstellt, meine Mitarbeiter einmal eingewiesen – das spart super viel Zeit. Als professioneller Elektrofachbetrieb müssen wir nun mal dokumentieren. Für mich als Inhaber ist es wichtig zu wissen, wo wir stehen: Wer macht welche Dokumente, welche sind noch zu erledigen, wo finde ich meine Prüfprotokolle? Genau das ist über die Dokumentenzentrale super gelöst.“
„Wir haben mittlerweile knapp 1.000 Dokumente mit ProtocolHero erstellt. Das zeigt, wie stark die Software bei uns im Alltag angekommen ist. Besonders wertvoll ist die klare Dokumentenzentrale: Wir sehen, welche Dokumente offen sind, wer woran arbeitet und was noch zu erledigen ist. Inzwischen nutzen wir ProtocolHero auch für die tägliche Stundenerfassung und die KI-Funktionen sind eine große Hilfe.“
„Mit ProtocolHero läuft unsere Dokumentation einfach deutlich sauberer und schneller. Gerade im Alltag ist es wichtig, dass Prüfprotokolle und Unterlagen direkt an einem Ort sind und man nicht lange suchen muss. Für mich ist vor allem gut, dass ich einen schnellen Überblick habe, was schon erledigt ist und was noch offen ist.“
Beliebte Vorlagen für Brandschutz
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Brandschutz
Hinweis: ProtocolHero unterstützt bei einer strukturierten, nachvollziehbaren Dokumentation. Die fachliche Bewertung und die fachgerechte Durchführung der Prüfungen verbleiben beim ausführenden Betrieb und seinen befähigten Personen.
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Ihren Brandschutz-Ablauf in ProtocolHero sehen
In 15 Minuten klären wir, wo heute Zeit verloren geht, ob ProtocolHero zu Ablauf und Teamgröße passt und wie ein echtes Protokoll Ihres Betriebs digital aussieht. Kein allgemeiner Produktvortrag.