Digitale Protokolle für Sanitär & SHK-Betriebe
Heizungswartung, Trinkwasserhygiene und Inbetriebnahmen sauber dokumentieren – ohne Papierstapel und doppelte Erfassung. Vor Ort ausfüllen, im Team prüfen, als PDF übergeben.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Sanitär & SHK heute dokumentiert – und was das kostet
Der Kundendienst eines SHK-Betriebs lebt von Wartungsverträgen. Jede Wartung erzeugt ein Protokoll: Abgasmessung, Brennerwerte, Kältemitteldruck der Wärmepumpe, Trinkwasserprobenahme, Druckprüfung nach Installation, Störungsbehebung. Heute liegt das auf Wartungsbögen im Fahrzeug, wird abends im Büro abgetippt und dem Kunden mit der Rechnung geschickt – Tage nach dem Besuch.
Das kostet an drei Stellen: Der Monteur schreibt doppelt. Das Büro tippt ab, sucht Fotos aus dem Chat und stellt fest, dass der Zählerstand oder die Seriennummer fehlt – Rückruf beim Monteur, manchmal Nachfahrt. Und der nächste Wartungstermin steht irgendwo im Kalender, aber nicht an der Anlage; wenn er vergessen wird, ruft der Kunde beim Wettbewerber an.
Für den Inhaber heißt das: Er kann nicht sagen, welche Wartungen diesen Monat fällig sind, wie viele Protokolle noch im Büro liegen und ob bei einem Wasserschaden der Nachweis der Druckprüfung vollständig ist. ProtocolHero dokumentiert Wartungen beim ersten Besuch vollständig – und die Rechnung geht am selben Tag raus.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- SHK-Betriebe mit Monteuren im Außendienst und einem Kundendienst mit Wartungsverträgen
- Heizungsbauer, die Wärmepumpen, Gas- und Ölanlagen warten und in Betrieb nehmen
- Sanitär- und Installationsbetriebe mit Trinkwasser-, Druck- und Dichtheitsprüfungen
- Gebäudetechnik-Unternehmen, die für Wohnungsgesellschaften und Gewerbeobjekte arbeiten
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Wartung beim ersten Besuch vollständig, Rechnung am selben Tag
Die Wartungsvorlage hat Pflichtfelder für Zählerstand, Seriennummer, Messwerte und Kundenunterschrift. Der Monteur kann nicht einreichen, bevor alles da ist. Das Protokoll geht als Link an den Kunden, das Büro fakturiert aus der freigegebenen Einreichung – ohne Rückruf, ohne Nachfahrt.
Jede Anlage kennt ihren nächsten Termin
Anlage, Kunde, Wartungsvertrag und Intervall liegen in der Datenbank. Die Dokumentenzentrale zeigt je Monteur, was fällig, in Arbeit oder freigegeben ist. Der Hero Agent postet die Fälligkeiten des Monats in Ihren Kanal, damit der Kundendienst die Route plant statt zu reagieren.
Vorwerte neben den aktuellen Werten
Abgaswerte, Anlagendruck, Kältemitteldaten aus der letzten Wartung stehen direkt neben dem neuen Feld. Abweichungen fallen am Kessel auf, nicht Wochen später. Fotos vom Typenschild liest der Hero Agent aus – der Monteur fotografiert, statt Seriennummern abzuschreiben.
Druckprüfung und Trinkwasser mit Zeitstempel belegt
Freigegebenes PDF mit Unterschrift, Fotos und Aktivitätsprotokoll: wer hat wann geprüft, wer hat freigegeben. Bei einem Wasserschaden oder einer Beanstandung der Wohnungsgesellschaft liefern Sie den Nachweis per Link – statt in Ordnern zu suchen.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Wartungsprotokolle für Heizungen werden auf Papier ausgefüllt und müssen im Büro erneut in Word erfasst werden.
Dichtheitsprüfungen und Druckprotokolle landen als Foto im WhatsApp-Chat und sind später nicht mehr auffindbar.
Anlagendaten, Zählerstände und Bauteile sind über Ordner und Excel-Tabellen verstreut.
Bei der nächsten Wartung fehlt der Verlauf der letzten Einsätze und Messwerte.
So unterstützt ProtocolHero Sanitär & SHK
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Wartungs- & Inbetriebnahmeprotokolle
Vorlagen für Heizungswartung, Inbetriebnahme und Service direkt vor Ort ausfüllen – mit Messwerten, Bauteilen und Empfehlungen für den Kunden.
Dichtheits- & Druckprüfungen dokumentieren
Trinkwasser- und Dichtheitsprüfungen mit Druckwerten, Zeiten und Fotos festhalten – an einem Ort statt im Chat.
Anlagen & Kunden als Datenbank
Heizungen, Anlagen und Kunden strukturiert hinterlegen und den Verlauf vergangener Einsätze immer griffbereit haben.
PDF-Übergabe mit Unterschrift
Protokolle vom Kunden vor Ort unterschreiben lassen und sofort als PDF mit Ihrem Logo übergeben oder per Link teilen.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Wartungs- und Prüfvorlagen anlegen
Heizungswartung, Wärmepumpen-Wartung, Trinkwasserprobenahme, Druck- und Dichtheitsprüfung, Störungsbericht – zentrale Vorlagen mit Pflichtfeldern und Messwerttabellen.
- 2
Anlagen und Verträge in der Datenbank
Kunde, Anlage, Hersteller, Baujahr, Wartungsintervall, Vertragsumfang. Jedes Protokoll hängt an der Anlage und kennt die Vorwerte.
- 3
Monteur dokumentiert am Kessel – auch offline
Messwerte, Fotos, Zählerstand auf dem Smartphone; im Heizungskeller ohne Empfang wird weitergearbeitet. Der Kunde unterschreibt auf dem Gerät.
- 4
Störungen kommen strukturiert an
Kunden melden per Web-Formular oder E-Mail an Ihren Kanal. Der Hero Agent legt die Karte mit Anlage, Verantwortlichem und Frist an – kein Zettel am Telefon.
- 5
Freigabe und Abrechnung
Kundendienstleitung prüft und gibt frei; der Kunde erhält Link und PDF. Das Büro rechnet aus der freigegebenen Einreichung ab, am selben Tag.
- 6
Nächster Wartungstermin
Das Intervall liegt an der Anlage, der Hero Agent erinnert. Bei der nächsten Wartung stehen die Vorwerte bereit.
Was ein Wartungsprotokoll heute wirklich kostet
Ein SHK-Betrieb mit sechs Kundendienstmonteuren fährt in der Heizperiode leicht 250 Wartungen im Monat. Wenn je Wartung 20 Minuten für Abtippen, Fotos zuordnen und Ablage anfallen, sind das rund 85 Stunden Büroarbeit monatlich – und jeder fehlende Zählerstand kostet zusätzlich einen Rückruf oder eine Nachfahrt.
Mit ProtocolHero ist das Protokoll vollständig, bevor der Monteur den Keller verlässt, und die Rechnung geht am selben Tag raus statt nach zwei Wochen. Teurer als die Bürostunden ist ohnehin, was nicht passiert: ein Wartungsvertrag, den der Wettbewerber übernimmt, weil der Termin vergessen wurde, oder ein Wasserschaden, bei dem die Druckprüfung nicht belegt ist.
- Pflichtfelder für Zählerstand, Seriennummer und Unterschrift – keine Rückrufe, keine Nachfahrten
- Rechnung aus der freigegebenen Einreichung am Tag der Wartung
- Fälligkeiten je Anlage sichern Wartungsverträge und Routenplanung
- Nachweis für Druckprüfung und Trinkwasser per Link statt Ordnersuche
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Unsere Referenzen kommen aus Elektro- und Energietechnikbetrieben; Twietmeyer Energietechnik setzt ProtocolHero auch für Wärmepumpen ein. Die Mechanik ist dieselbe: Wartung vor Ort dokumentieren, Vorwerte kennen, freigeben, abrechnen.
„Als ich das erste Mal von ProtocolHero gehört habe, war ich von der ersten Minute an von der Vision begeistert – und bin heute stolz, dass ich mir das Produkt sofort geholt habe, als allererster Kunde von ProtocolHero. Ich bin überzeugt: Ein Produkt kann nur wachsen, wenn wir Betriebe uns gegenseitig unterstützen – nur so lässt sich der Zeitaufwand beim Kunden wirklich optimieren. Anfangs war für mich vieles neu, aber Geschäftsführer Steven hat mich stets freundlich beraten und ist sofort auf meine eigenen Wünsche eingegangen. Deshalb setzen wir ProtocolHero künftig auch für unsere Photovoltaikanlagen, Wärmepumpen und weitere Bereiche ein. Besten Dank an das ganze Team – und auf eine gute Weiterentwicklung!“
„Wir nutzen ProtocolHero inzwischen täglich, und es hat unsere Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht. Besonders das KI-Feature spart uns sehr viel Zeit, weil wir nicht mehr alles händisch eintippen müssen. Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben wie einem E-Check nimmt uns das System spürbar Arbeit ab. ProtocolHero ist wirklich selbsterklärend – man findet sich schnell zurecht.“
„Mit ProtocolHero läuft unsere Dokumentation einfach deutlich sauberer und schneller. Gerade im Alltag ist es wichtig, dass Prüfprotokolle und Unterlagen direkt an einem Ort sind und man nicht lange suchen muss. Für mich ist vor allem gut, dass ich einen schnellen Überblick habe, was schon erledigt ist und was noch offen ist.“
Beliebte Vorlagen für Sanitär & SHK
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Sanitär & SHK
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