Digitale Wartungsprotokolle für Klima & Kälte
Dichtheitsprüfungen, Wartungen und F-Gase-Nachweise sauber dokumentieren – mobil, offline und ohne doppelte Erfassung im Büro.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Klima & Kälte heute dokumentiert – und was das kostet
In der Kälte- und Klimatechnik hat jede Anlage einen eigenen Rhythmus: Dichtheitskontrollen in Abhängigkeit von Kältemittelmenge und CO₂-Äquivalent, Wartungen nach Vertrag, Störungen mit Priorität. Jede Kontrolle braucht Kältemittelart und -menge, Nachfüllung, Druck- und Temperaturwerte, Ergebnis und Unterschrift – und alles zusammen muss an der Anlage bleiben, über Jahre. Heute liegen diese Nachweise auf Wartungsbögen, im Anlagenlogbuch am Aggregat und in Excel-Listen im Büro.
Das kostet: Der Techniker schreibt am Aggregat und im Büro noch einmal. Nachfüllmengen werden falsch übertragen, die Anlagenhistorie hat Lücken, und die Frist der nächsten Dichtheitskontrolle steht in einer Tabelle, die niemand täglich öffnet. Wenn der Betreiber nach dem Logbuch fragt oder eine Behörde die Aufzeichnungen sehen will, wird gesucht – und der Betrieb hofft, dass nichts fehlt.
Für den Inhaber heißt das: Er weiß nicht sicher, welche Dichtheitskontrollen diesen Monat fällig sind, welche Anlagen auffällig oft nachgefüllt werden und ob der Nachweis je Anlage vollständig ist. ProtocolHero erfasst Dichtheits- und Wartungsnachweise vollständig am Aggregat – mit Anlagenhistorie und Folgeaufgabe.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- Kälte- und Klimatechnikbetriebe mit Servicetechnikern im Außendienst und Wartungsverträgen
- Anlagenbauer für Gewerbekälte, Rechenzentren, Lebensmittelhandel und Industrie
- Gebäudetechnik-Dienstleister, die RLT-Anlagen und Split-Systeme in Objektportfolios betreuen
- Betreiber mit eigener Kältetechnik, die Dichtheitskontrollen intern verantworten
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Dichtheitskontroll-Fristen als Datenlogik, nicht als Excel-Erinnerung
Kältemittel, Füllmenge und daraus abgeleitetes Kontrollintervall liegen an der Anlage in der Datenbank. Die Dokumentenzentrale zeigt je Anlage, was fällig, in Arbeit oder freigegeben ist; der Hero Agent postet die Fälligkeiten in Ihren Kanal. Welche Fristen gelten, legen Sie fest – ProtocolHero rechnet und erinnert.
Nachfüllmengen und Werte einmal am Aggregat erfasst
Jede Anlage hat ihre Vorlage mit Pflichtfeldern für Kältemittelart, Nachfüllmenge, Drücke, Temperaturen und Ergebnis. Vorwerte der letzten Kontrolle stehen daneben – eine Anlage, die zum dritten Mal nachgefüllt wird, fällt sofort auf. Typenschild-Fotos liest der Hero Agent aus.
Anlagenlogbuch als Sammel-Export je Anlage
Alle Kontrollen, Wartungen und Störungen hängen an der Anlage. Auf Nachfrage des Betreibers oder einer Behörde exportieren Sie die Historie je Anlage oder Zeitraum als PDF – mit Unterschriften, Fotos und Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempeln.
Aus dem Befund wird die Folgeaufgabe
Undichtigkeit festgestellt, Bauteil zu tauschen, Nachkontrolle nötig: Der Hero Agent legt aus dem Protokoll die Karte auf dem Board an, weist den Techniker zu, setzt die Frist und fragt den Nachweis der Erledigung nach. Nichts bleibt im Bemerkungsfeld stehen.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Dichtheitsprüfungen und F-Gase-Mengen werden auf Papier notiert und müssen später aufwändig übertragen werden.
Wartungsnachweise für Klimaanlagen liegen verstreut in Ordnern und sind bei Kundenanfragen nicht schnell zur Hand.
Kältemittelmengen und Anlagendaten werden in Excel gepflegt – fehleranfällig und ohne Verlauf.
Wiederkehrende Wartungstermine geraten ohne strukturierte Übersicht in Vergessenheit.
So unterstützt ProtocolHero Klima & Kälte
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Wartungs- & Dichtheitsprotokolle
Vorlagen für Wartung und Dichtheitsprüfung mobil ausfüllen – mit Druckwerten, geprüften Komponenten und Fotos.
F-Gase & Kältemittel dokumentieren
Eingefüllte und abgesaugte Kältemittelmengen strukturiert erfassen und je Anlage nachvollziehbar festhalten.
Anlagen mit Verlauf verwalten
Klima- und Kälteanlagen als Datenbank hinterlegen und den vollständigen Wartungsverlauf jederzeit griffbereit haben.
Sofortige PDF-Übergabe
Protokolle vor Ort abschließen, unterschreiben lassen und als PDF mit Ihrem Logo übergeben oder per Link teilen.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Vorlagen für Kontrolle, Wartung, Störung
Dichtheitskontrolle, Wartung Kälteanlage, Wartung RLT/Split, Störungsbericht, Inbetriebnahme – zentrale Vorlagen mit Pflichtfeldern und Messwerttabellen.
- 2
Anlagen mit Kältemitteldaten in der Datenbank
Standort, Anlagentyp, Kältemittel, Füllmenge, Kontrollintervall, Betreiber-Ansprechpartner. Jedes Protokoll hängt an der Anlage.
- 3
Techniker dokumentiert am Aggregat – auch offline
Werte, Nachfüllmenge, Fotos auf dem Tablet; auf dem Dach oder im Maschinenraum ohne Empfang wird weitergearbeitet.
- 4
Störungen strukturiert annehmen
Betreiber melden per Web-Formular oder E-Mail an den Kanal; der Hero Agent macht daraus eine Karte mit Anlage, Priorität, Verantwortlichem und Frist.
- 5
Freigabe und Betreiber-Nachweis
Serviceleitung gibt frei; der Betreiber erhält Link oder PDF. Wer nur lesen soll, braucht keine Lizenz – der geschützte Link reicht.
- 6
Folgeaufgaben und nächste Frist
Bauteiltausch und Nachkontrolle liegen als Karten mit Frist auf dem Board; das nächste Kontrollintervall steht an der Anlage.
Wo die Stunden und die Risiken liegen
Ein Kältetechnikbetrieb mit acht Servicetechnikern erzeugt leicht 200 Kontroll- und Wartungsprotokolle im Monat. Wenn je Protokoll 25 Minuten für Abtippen, Logbuch nachtragen und Ablage anfallen, sind das über 80 Stunden monatlich – Zeit, in der kein Techniker an einer Anlage ist.
Der größere Posten liegt in dem, was nicht passiert: eine übersehene Dichtheitskontrolle, die der Betreiber bei der nächsten Kontrolle findet; eine Anlage, die jahrelang nachgefüllt wird, weil niemand die Historie sieht; ein Wartungsvertrag, der wegen fehlender Nachweise nicht verlängert wird. Ein Prozess, in dem jede Anlage ihre Frist, ihre Historie und ihre offene Folgeaufgabe hat, verhindert genau das.
- Kontroll- und Wartungswerte einmal am Aggregat erfassen, nie abtippen
- Fristen je Anlage aus Ihren Regeln – der Hero Agent erinnert
- Anlagenhistorie mit Nachfüllmengen zeigt Problemanlagen früh
- Logbuch als Sammel-Export je Anlage für Betreiber und Prüfstellen
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Unsere Referenzen kommen aus Elektro- und Energietechnikbetrieben mit wiederkehrenden Prüfungen und Wartungen – dieselbe Mechanik wie bei Dichtheitskontrollen und Anlagenwartung in der Kältetechnik.
„Als ich das erste Mal von ProtocolHero gehört habe, war ich von der ersten Minute an von der Vision begeistert – und bin heute stolz, dass ich mir das Produkt sofort geholt habe, als allererster Kunde von ProtocolHero. Ich bin überzeugt: Ein Produkt kann nur wachsen, wenn wir Betriebe uns gegenseitig unterstützen – nur so lässt sich der Zeitaufwand beim Kunden wirklich optimieren. Anfangs war für mich vieles neu, aber Geschäftsführer Steven hat mich stets freundlich beraten und ist sofort auf meine eigenen Wünsche eingegangen. Deshalb setzen wir ProtocolHero künftig auch für unsere Photovoltaikanlagen, Wärmepumpen und weitere Bereiche ein. Besten Dank an das ganze Team – und auf eine gute Weiterentwicklung!“
„Das Gute ist: einmal ein Projekt erstellt, meine Mitarbeiter einmal eingewiesen – das spart super viel Zeit. Als professioneller Elektrofachbetrieb müssen wir nun mal dokumentieren. Für mich als Inhaber ist es wichtig zu wissen, wo wir stehen: Wer macht welche Dokumente, welche sind noch zu erledigen, wo finde ich meine Prüfprotokolle? Genau das ist über die Dokumentenzentrale super gelöst.“
„Wir nutzen ProtocolHero inzwischen täglich, und es hat unsere Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht. Besonders das KI-Feature spart uns sehr viel Zeit, weil wir nicht mehr alles händisch eintippen müssen. Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben wie einem E-Check nimmt uns das System spürbar Arbeit ab. ProtocolHero ist wirklich selbsterklärend – man findet sich schnell zurecht.“
Beliebte Vorlagen für Klima & Kälte
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Klima & Kälte
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