Digitale Inspektions- & Begehungsprotokolle für Facility Management
Begehungen, Sicherheitskontrollen und Wartungen strukturiert dokumentieren – über alle Objekte hinweg, mobil und mit nachvollziehbarem Freigabeverlauf.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Facility Management heute dokumentiert – und was das kostet
Facility Management ist ein Portfolio-Geschäft: Dutzende Standorte, hunderte Gebäude, tausende Anlagen – und für jede eine Begehung, eine Prüfung oder eine Wartung mit eigenem Intervall. Dazu Dienstleister, die ihre Nachweise als PDF per Mail schicken, Störungen aus dem Ticketsystem und Betreiberpflichten, die der Eigentümer an Sie delegiert hat. Heute liegen diese Nachweise in Excel-Wartungsplänen, in Postfächern der Objektleitungen und in Formularen, die zwar digital ausgefüllt, aber nirgends gesteuert werden.
Das kostet: Objektleitungen suchen vor jedem Eigentümergespräch die Nachweise zusammen. Mängel aus Begehungen stehen im Protokoll, aber niemand weiß, welche noch offen sind – über 80 Objekte summiert sich das zu einem Mängelbestand, den keiner beziffern kann. Und wenn ein Dienstleister eine Prüfung ausgelassen hat, fällt das erst auf, wenn etwas passiert.
Für die Regional- oder Geschäftsleitung heißt das: Sie kann nicht sagen, wie viele Prüfungen im Portfolio überfällig sind, wie groß der offene Mängelbestand ist und ob die Betreiberpflichten je Objekt belegbar erfüllt wurden. ProtocolHero steuert alle Prüf- und Begehungsnachweise über Ihr Objektportfolio – statt nur Formulare digital auszufüllen.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- Facility-Management-Dienstleister mit verteilten Objekten und mehreren Objekt- und Regionalleitungen
- Corporate-Real-Estate- und Betreiberorganisationen mit eigenem technischen Gebäudemanagement
- Wohnungs- und Immobiliengesellschaften mit Betreiberpflichten über viele Liegenschaften
- Betreiber von Filialnetzen, Kliniken oder Campus-Standorten mit externen Wartungsdienstleistern
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Standort → Gebäude → Anlage: jede Frist im Portfolio sichtbar
Standorte, Gebäude und Anlagen liegen mit Intervallen und Verantwortlichen in der Datenbank; jedes Protokoll hängt an der Anlage. Die Dokumentenzentrale zeigt je Standort und Objektleitung, was fällig, in Arbeit, in Prüfung oder freigegeben ist. Der Hero Agent postet überfällige Prüfungen und offene Mängel je Region in Ihren Kanal.
Mängel mit Frist und Eskalation, nicht im Bemerkungsfeld
Jede Begehung landet als Karte auf dem Board. Der Hero Agent legt für jeden Mangel Verantwortlichen und Frist an – nach Ihren Regeln je Gewerk oder Priorität – erinnert und eskaliert an die Regionalleitung, wenn die Frist reißt. Der offene Mängelbestand ist eine Zahl, keine Schätzung.
Dienstleister liefern in Ihr System, mit Rolle statt PDF-Anhang
Externe Wartungsfirmen bekommen eine Rolle im Workspace oder füllen per geschütztem Link aus, ohne Lizenz. Ihr Nachweis hängt an der richtigen Anlage, mit Unterschrift und Zeitstempel. Eine ausgelassene Prüfung ist als offene Frist sichtbar, nicht als fehlende Mail.
Betreiberpflichten je Objekt in Sekunden belegt
Sammel-Export je Standort, Anlage oder Zeitraum: freigegebene Protokolle mit Unterschrift, Fotos und Aktivitätsprotokoll. Eigentümer, Versicherer und Behörden erhalten einen Link – Ihre Objektleitung bereitet das Gespräch mit Zahlen vor, nicht mit einer Woche Suchen.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Objektbegehungen werden auf Papierchecklisten erfasst und gehen zwischen Objekt und Büro verloren.
Brandschutz- und Sicherheitskontrollen sind über viele Excel-Dateien und Ordner verteilt.
Mängel werden per Foto und Notiz festgehalten, aber niemand verfolgt die Behebung nach.
Bei Audits fehlt der schnelle, lückenlose Nachweis durchgeführter Kontrollen je Objekt.
So unterstützt ProtocolHero Facility Management
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Begehungen & Checklisten digital
Standardisierte Begehungs- und Kontrollchecklisten mobil abarbeiten – einheitlich über alle Objekte hinweg.
Mängel erfassen & nachverfolgen
Mängel mit Foto, Ort und Maßnahme dokumentieren, zuweisen und den Status bis zur Behebung im Blick behalten.
Objekte als Datenbank verwalten
Gebäude, Anlagen und Prüfungen strukturiert hinterlegen und alle Protokolle je Objekt zentral wiederfinden.
Nachweise für Auftraggeber
Durchgeführte Kontrollen als PDF oder Link bereitstellen – sauberer Nachweis für Eigentümer und Auftraggeber.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Portfolio in die Datenbank
Standorte, Gebäude, Anlagen mit Intervall, Verantwortlichem und Dienstleister – Import aus Ihrer Anlagenliste, Export jederzeit.
- 2
Begehungs- und Prüfvorlagen je Anlagentyp
Objektbegehung, Verkehrssicherheit, Brandschutzbegehung, Aufzug, Tore, Elektro, Trinkwasser – zentrale Vorlagen mit Pflichtfeldern und wiederkehrenden Blöcken je Bereich.
- 3
Objektleitung begeht mobil
Checkliste je Gebäude auf dem Smartphone, Foto je Mangel, offline im Keller und Technikraum. Der Standort wird gewählt, die Stammdaten fließen ins Protokoll.
- 4
Dienstleister und Störungen kommen strukturiert an
Wartungsfirmen füllen per Rolle oder geschütztem Link aus; Störungen kommen per Web-Formular, QR-Code am Objekt oder E-Mail an den Kanal – der Hero Agent macht Karten mit Anlage, Verantwortlichem und Frist daraus.
- 5
Freigabe durch die Objektleitung
Objekt- oder Regionalleitung prüft und gibt frei; erst dann gilt der Nachweis. Mängel laufen mit Frist und Eskalation auf dem Board weiter.
- 6
Portfolio-Nachweis für Eigentümer
Sammel-Export je Standort oder Zeitraum, Link für den Eigentümer. API und MCP für die Anbindung an CAFM oder ERP im Betriebsplan.
Der offene Mängelbestand ist der teure Posten
Ein FM-Dienstleister mit 120 Objekten und zehn Objektleitungen erzeugt leicht 500 Begehungs- und Prüfprotokolle im Monat. Wenn je Protokoll 20 Minuten für Übertragen, Ablage und Zuordnung der Dienstleister-PDFs anfallen, sind das rund 165 Stunden monatlich – eine volle Stelle, die keine Objekte begeht.
Der größere Hebel liegt in dem, was heute nicht sichtbar ist: ein Mangel an einer Fluchttür, der drei Monate im Bemerkungsfeld stand; eine ausgelassene Aufzugswartung, die erst nach dem Vorfall auffällt; ein Eigentümer, der den Vertrag ausschreibt, weil die Nachweise beim Gespräch fehlten. Ein Prozess, in dem jede Prüfung eine Frist und jeder Mangel eine Karte mit Eskalation hat, macht diese Posten steuerbar.
- Fristen über Standort, Gebäude und Anlage – überfällige Prüfungen als Liste, nicht als Überraschung
- Offener Mängelbestand als Zahl je Objekt, mit Verantwortlichem und Eskalation
- Dienstleister-Nachweise an der richtigen Anlage, ohne Lizenzkosten
- Betreiberpflichten je Objekt per Sammel-Export belegt
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Unsere Referenzen steuern über die Dokumentenzentrale, wer welche Prüfungen und Übergaben erledigt, und bilden interne Prozesse im selben System ab – dieselbe Mechanik wie die Portfolio-Steuerung im Facility Management.
„Wir haben mittlerweile knapp 1.000 Dokumente mit ProtocolHero erstellt. Das zeigt, wie stark die Software bei uns im Alltag angekommen ist. Besonders wertvoll ist die klare Dokumentenzentrale: Wir sehen, welche Dokumente offen sind, wer woran arbeitet und was noch zu erledigen ist. Inzwischen nutzen wir ProtocolHero auch für die tägliche Stundenerfassung und die KI-Funktionen sind eine große Hilfe.“
„Wirklich gute Kommunikation mit eurem Team – Fragen wurden immer schnell und effizient geklärt. Ein großer Vorteil ist, eigene Protokolle zu erstellen: Wir konnten z. B. eine eigene Drohnenflug-Einverständniserklärung direkt in ProtocolHero abbilden. ProtocolHero ist extrem vielseitig – wir nutzen es sogar für interne Prozesse wie unsere laufende Inventur.“
„Mit ProtocolHero läuft unsere Dokumentation heute deutlich strukturierter und einfacher. Gerade im Alltag ist es wichtig, dass Informationen nicht verloren gehen und wir alles schnell an einem Ort wiederfinden. Das spart Zeit und bringt mehr Klarheit ins Team. Was ich außerdem gut finde: ProtocolHero ist vielseitig einsetzbar – ob Schlüsselübergabe, Baudokumentation oder wichtige Prüfprotokolle.“
Beliebte Vorlagen für Facility Management
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Facility Management
Was ein Hero Agent im Büro und im Recruiting übernimmt
Das könnte Sie auch interessieren
Ihren Facility Management-Ablauf in ProtocolHero sehen
In 15 Minuten klären wir, wo heute Zeit verloren geht, ob ProtocolHero zu Ablauf und Teamgröße passt und wie ein echtes Protokoll Ihres Betriebs digital aussieht. Kein allgemeiner Produktvortrag.