Arbeitszeugnis Vorlage – qualifiziertes & einfaches Zeugnis digital erstellen

Was gehört in ein Arbeitszeugnis?

Arbeitnehmer haben bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses grundsätzlich einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Gemäß § 109 der Gewerbeordnung (GewO) wird dabei zwischen einem einfachen Arbeitszeugnis und einem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden.

Ein einfaches Arbeitszeugnis dokumentiert lediglich die Art der Tätigkeit sowie die genaue Dauer des Arbeitsverhältnisses. Auf Wunsch des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber jedoch ein qualifiziertes Zeugnis ausstellen. Dieses enthält zusätzlich eine detaillierte Beurteilung der Leistung und des Verhaltens im Arbeitsverhältnis, was für spätere Bewerbungen des Mitarbeiters von zentraler Bedeutung ist.

Auch die Industrie- und Handelskammer (IHK) unterscheidet entsprechend zwischen diesen beiden Zeugnisarten. Für die Praxis empfiehlt sich ein klarer, strukturierter Aufbau des Dokuments:

• Überschrift (z. B. „Arbeitszeugnis“)
• Angaben zum Mitarbeiter und Beschäftigungszeitraum
• Detaillierte Tätigkeitsbeschreibung
• Leistungsbeurteilung (Fachwissen, Arbeitsweise, Erfolge)
• Verhaltensbeurteilung (Gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden)
• Gegebenenfalls Schlussformel (Dank, Bedauern und Zukunftswünsche)
• Datum, Ort und Unterschrift des Ausstellers

Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis unterscheiden

Da die Anforderungen an die beiden Zeugnisarten stark variieren, sollten Betriebe den genauen Unterschied kennen, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.

Das einfache Arbeitszeugnis beschränkt sich auf die reinen Fakten. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Elektriker war vom 01.03.2022 bis zum 31.07.2026 als Elektroniker für Energie- und Gebäudetechnik in Ihrem Betrieb beschäftigt. Im Zeugnis werden in diesem Fall ausschließlich der Beschäftigungszeitraum und die konkreten Aufgabenbereiche ohne jegliche Bewertung aufgeführt.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis hingegen bewertet die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters. Hierbei fließen Kriterien wie Fachkenntnisse, Arbeitsbereitschaft, Arbeitsweise, Qualität der Arbeit, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit sowie das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden ein.

Laut Bundesarbeitsgericht (BAG) gelten für qualifizierte Arbeitszeugnisse die Grundsätze der Zeugniswahrheit und Zeugnisklarheit. Das bedeutet, dass alle Angaben wahrheitsgemäß sein müssen und keine versteckten Formulierungen oder Codes enthalten sein dürfen.

Typische Fehler beim Erstellen eines Arbeitszeugnisses

Beim manuellen Erstellen von Arbeitszeugnissen schleichen sich schnell Fehler ein, die zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen können. Häufige Fehler sind zu allgemeine Tätigkeitsbeschreibungen, das Fehlen wichtiger Kernaufgaben, widersprüchliche Bewertungen innerhalb des Textes oder unpassende Standardformulierungen.

Besonders im Handwerk ist eine konkrete und präzise Tätigkeitsbeschreibung entscheidend für den Wert des Zeugnisses. Eine Formulierung wie „Herr Müller führte Elektroarbeiten aus“ ist zu ungenau und mindert die Aussagekraft.

Besser und aussagekräftiger ist: „Zu seinen Aufgaben gehörten unter anderem die Installation, Wartung und Instandsetzung elektrischer Anlagen, die Fehlersuche, Arbeiten an Unterverteilungen sowie die Durchführung von Kundendiensteinsätzen.“ So sieht ein zukünftiger Arbeitgeber sofort, welche praktischen Erfahrungen der Mitarbeiter tatsächlich mitbringt.

Wohlwollendes Arbeitszeugnis und digitale Erstellung im Handwerk

Oft wird behauptet, ein Arbeitszeugnis müsse immer „wohlwollend“ formuliert sein und dürfe nichts Negatives enthalten. Das Bundesarbeitsgericht stellt jedoch klar: Das Zeugnis soll zwar das weitere Fortkommen des Arbeitnehmers nicht ungerechtfertigt erschweren, aber der Grundsatz der Wahrheit steht über dem Wohlwollen. Ein Arbeitszeugnis soll wahr, klar und zugleich fair formuliert sein.

Mit einer digitalen Dokumenten-Software wie ProtocolHero lässt sich der gesamte Prozess der Zeugniserstellung im Handwerk strukturiert und fehlerfrei abbilden. Der typische Ablauf sieht wie folgt aus:

• Mitarbeiter verlässt den Betrieb und der HR-Prozess wird angestoßen.
• Arbeitszeugnis-Vorlage digital in ProtocolHero öffnen.
• Mitarbeiter- und Beschäftigungsdaten fehlerfrei erfassen.
• Tätigkeiten anhand vordefinierter Profile (z. B. für SHK-Monteure, Elektroniker oder Dachdecker) auswählen oder individuell beschreiben.
• Leistung und Verhalten objektiv und individuell bewerten.
• Zeugnis prüfen, verantwortliche Person eintragen und das Dokument fertigstellen.

Rechtliche Aspekte: Elektronische Form und Schlussformel

Auch der Gesetzgeber geht mit der Zeit: Gemäß § 109 Abs. 3 GewO kann das Arbeitszeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers elektronisch erteilt werden. Ein einfaches Versenden als Standard-PDF per E-Mail ohne vorherige Einwilligung erfüllt jedoch nicht automatisch die strengen gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Form. ProtocolHero dient hierbei als optimales Werkzeug zur strukturierten Erstellung und sicheren Dokumentation.

Bezüglich der Schlussformel (Dank für die Zusammenarbeit und gute Wünsche für die Zukunft) gilt: Sie ist in der Praxis zwar absolut üblich und zeugt von gegenseitigem Respekt, ist jedoch gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben. Es besteht laut Bundesarbeitsgericht kein einklagbarer Anspruch auf eine solche Formulierung.