Verarbeitungen mit voraussichtlich hohem Risiko für die Betroffenen brauchen vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Diese Vorlage führt durch alle Inhalte nach Art. 35 Abs. 7 DSGVO – von der Beschreibung der Verarbeitung über die Risikobewertung bis zum Ergebnis mit Unterschrift.
Kurz erklärt
Datenschutz-Folgenabschätzung als Vorlage: Verarbeitung beschreiben, Verhältnismäßigkeit prüfen, Risiken bewerten und Abhilfemaßnahmen nach Art. 35 DSGVO festhalten.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Schwellwertanalyse
Zweck und Rechtsgrundlage
Daten, Empfänger und Speicherdauer
Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit
Risiken nach Wahrscheinlichkeit und Schwere
Abhilfemaßnahmen und Restrisiko
Stellungnahme Datenschutzbeauftragte/r
Ergebnis und Unterschriften
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und jede Folgenabschätzung strukturiert dokumentieren.
Art. 35 Abs. 3 DSGVO nennt Regelfälle wie die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten oder die systematische Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche. Ergänzend haben die deutschen Aufsichtsbehörden eine Liste von Verarbeitungen veröffentlicht, für die eine Folgenabschätzung immer durchzuführen ist.
Jedes Risiko wird nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des möglichen Schadens eingestuft. Danach werden Abhilfemaßnahmen festgelegt und das verbleibende Restrisiko bewertet. Bleibt es hoch, muss vor Beginn die Aufsichtsbehörde konsultiert werden (Art. 36 DSGVO).
In der Praxis fehlen oft:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
