Jeder Betrieb verarbeitet personenbezogene Daten – von Beschäftigten, Kunden und Bewerbern. Die DSGVO verlangt, dass die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze nachgewiesen werden kann. Dieser Datenschutzcheck führt durch alle Pflichten und hält Lücken mit Maßnahme und Frist fest.
Kurz erklärt
DSGVO-Datenschutzcheck als Vorlage: Verarbeitungsverzeichnis, Rechtsgrundlagen, Auftragsverarbeitung, TOM, Betroffenenrechte und Datenpannen im Betrieb prüfen.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Betrieb und Anlass
Verarbeitungsverzeichnis
Rechtsgrundlagen und Einwilligungen
Datenschutzbeauftragte/r
Verarbeitungen mit Löschfrist
Auftragsverarbeitung
Technische und organisatorische Maßnahmen
Betroffenenrechte und Datenpannen
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und den Datenschutz im Betrieb regelmäßig prüfen.
Nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO muss der Verantwortliche die Einhaltung der Grundsätze nachweisen können. Grundlage ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Für jede Verarbeitung werden Zweck, Betroffene, Rechtsgrundlage, Dienstleister und Löschfrist festgehalten.
Wer Daten durch Dienstleister verarbeiten lässt, braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO reichen von Zugriffsrechten und Datensicherung bis zur verschlossenen Ablage von Papierakten.
Typische Befunde beim Datenschutzcheck:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
