Mit der Inbetriebnahme übergibt der Fachbetrieb die Wärmepumpe an den Betreiber. Dieses Protokoll dokumentiert Gerät, Wärmequelle und Betriebsweise, die Prüfung von Aufstellung, Hydraulik und Elektroanschluss, Messwerte und Regelparameter sowie die Anmeldung beim Netzbetreiber. Je nach Wärmequelle und Bauart blendet die Vorlage nur die passenden Felder ein.
Kurz erklärt
Inbetriebnahmeprotokoll Wärmepumpe als Vorlage: Aufstellung, Schall, Hydraulik, Messwerte, Regelung, § 14a EnWG und Einweisung digital dokumentieren.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Objekt, Betreiber und Fachbetrieb
Gerät, Wärmequelle und Bauart
Schallangaben nach TA Lärm
Aufstellung und Kondensat
Hydraulik und Elektroanschluss
Messwerte und Regelparameter
§ 14a EnWG und Förderung
Einweisung und Unterschriften
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen, Messwerte erfassen und die Anlage mit Unterschrift übergeben.
Luft-Wasser, Sole-Wasser oder Wasser-Wasser, Monoblock oder Split, monovalent oder hybrid: Die Vorlage zeigt Schallangaben, Sondenwerte, Brunnenunterlagen oder Angaben zum Kältekreis nur dann, wenn sie für die Anlage gebraucht werden.
Wärmepumpen über 4,2 kW Netzbezugsleistung werden als steuerbare Verbrauchseinrichtung nach § 14a EnWG angemeldet. Für Luft-Wasser-Geräte hält das Protokoll Schallleistung, Abstand und Gebietsart nach TA Lärm fest, für fluorierte Kältemittel die Pflicht zur Dichtheitskontrolle.
Bei der Inbetriebnahme fallen immer wieder dieselben Punkte auf:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
