Immobilienmakler und andere Verpflichtete müssen ihre Vertragspartner nach dem Geldwäschegesetz identifizieren und das dokumentieren. Diese Vorlage führt durch die allgemeinen Sorgfaltspflichten nach §§ 10 bis 12 GwG – von Ausweis und Registerauszug über wirtschaftlich Berechtigte bis zur Risikoeinstufung.
Kurz erklärt
Kundenidentifizierung nach GwG als Vorlage: Vertragspartner, Ausweis, Registerauszug, wirtschaftlich Berechtigte, PEP-Prüfung und Risiko dokumentieren.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Vertragspartner und Geschäft
Natürliche Person und Ausweis
Firma und Registerauszug
Wirtschaftlich Berechtigte
Transparenzregister
PEP und Sanktionslisten
Risikoeinstufung
Ergebnis und Unterschriften
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und jede Identifizierung prüfsicher ablegen.
Zu identifizieren sind der Vertragspartner, eine für ihn auftretende Person und die wirtschaftlich Berechtigten. Bei natürlichen Personen geschieht das anhand eines gültigen amtlichen Ausweises, bei Gesellschaften anhand eines Registerauszugs. Bei Gesellschaften wird zusätzlich die Eigentums- und Kontrollstruktur abgeklärt.
Neben der Identifizierung wird geprüft, ob eine politisch exponierte Person beteiligt ist und welche Risikofaktoren vorliegen. Bei hohem Risiko gelten verstärkte Sorgfaltspflichten. Bestehen Verdachtsmomente, ist eine Verdachtsmeldung an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) zu prüfen.
Bei Prüfungen fallen oft auf:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
