Ob Fehlversand, verlorener Laptop oder Unterlagen im Altpapier: Wird der Schutz personenbezogener Daten verletzt, muss der Verantwortliche schnell handeln. Diese Vorlage führt durch Bewertung, Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden, Benachrichtigung der Betroffenen und Abhilfe – und erfüllt zugleich die Dokumentationspflicht nach Art. 33 Abs. 5 DSGVO.
Kurz erklärt
Datenschutzverletzung nach Art. 33 DSGVO melden und dokumentieren: Vorlage mit Sachverhalt, Risikobewertung, 72-Stunden-Meldung, Benachrichtigung und Abhilfe.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Verantwortlicher und Zeitpunkt
Art und Sachverhalt
Betroffene Personen und Daten
Risikobewertung
Meldung an die Aufsichtsbehörde
Benachrichtigung der Betroffenen
Abhilfemaßnahmen
Status und Unterschriften
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und jede Datenschutzverletzung sauber dokumentieren.
Eine Verletzung ist unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Betroffenen. Fehlende Angaben dürfen schrittweise nachgereicht werden, eine verspätete Meldung ist zu begründen.
Besteht voraussichtlich ein hohes Risiko, sind auch die betroffenen Personen unverzüglich in klarer und einfacher Sprache zu benachrichtigen. Unabhängig davon wird jede Verletzung intern mit Fakten, Auswirkungen und Abhilfemaßnahmen dokumentiert.
In der Praxis entstehen Verletzungen oft durch:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
