Mit der Zeit sammeln sich Konten ausgeschiedener Mitarbeitender und Rechte aus früheren Rollen an. Eine regelmäßige Überprüfung deckt sie auf. Diese Vorlage dokumentiert den Abgleich je Konto, die Prüfung privilegierter Konten und den Nachweis der Umsetzung nach Art. 32 DSGVO und ISO/IEC 27001.
Kurz erklärt
Überprüfung von Zugriffsrechten als Vorlage: Benutzerkonten und privilegierte Konten gegen Mitarbeitende und Rollen abgleichen und Maßnahmen nachweisen.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
System und Umfang
Kontenliste und Personalliste
Befund je Konto
Maßnahme und Bestätigung
Privilegierte Konten
Mehr-Faktor-Anmeldung und Notfallkonto
Kennzahlen und Umsetzung
Ergebnis und Freigabe
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und jede Rechteprüfung nachweisbar abschließen.
Grundlage sind ein aktueller Export aller Konten und die Liste aktiver Mitarbeitender. Jedes Konto wird einer Person oder einem Dienst zugeordnet und von der zuständigen Führungskraft bestätigt. Konten ohne aktive Person gelten als verwaist, Rechte über die Rolle hinaus als Überberechtigung.
Administratorkonten verdienen besondere Aufmerksamkeit. Die ISO/IEC 27001:2022 behandelt Zugangsrechte und privilegierte Zugangsrechte in eigenen Maßnahmen des Anhangs A (5.18 und 8.2). Geprüft werden Anzahl, Trennung vom Alltagskonto, Mehr-Faktor-Anmeldung, Notfallkonto und Protokollierung.
Typisch sind:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
