Arbeiten Beschäftigte einer Fremdfirma im eigenen Betrieb, können sich beide Seiten gegenseitig gefährden. Diese Vorlage dokumentiert die Abstimmung vor dem Einsatz – von den Gefährdungen über Koordinator und Erlaubnisscheine bis zu den Notfallregeln und den Unterschriften beider Seiten.
Kurz erklärt
Koordination Fremdfirmeneinsatz als Vorlage: gegenseitige Gefährdungen, Schutzmaßnahmen, Koordinator, Erlaubnisscheine und Notfall nach § 8 ArbSchG abstimmen.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Auftraggeber und Fremdfirma
Arbeitsbereich und Zeitraum
Gegenseitige Gefährdungen
Schutzmaßnahmen mit Status
Koordinator
Erlaubnisscheine
Notfallregelungen
Unterschriften beider Seiten
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und jede Abstimmung mit beiden Unterschriften nachweisen.
Werden Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig, müssen die Arbeitgeber zusammenarbeiten, sich gegenseitig über Gefahren unterrichten und die Schutzmaßnahmen abstimmen. Der Auftraggeber muss sich zudem vergewissern, dass die Beschäftigten der Fremdfirma angemessene Anweisungen zu den Gefahren in seinem Betrieb erhalten haben.
Können sich die Arbeiten gegenseitig gefährden, bestimmen die beteiligten Unternehmer nach § 6 DGUV Vorschrift 1 eine Person, die die Arbeiten aufeinander abstimmt – in der Praxis meist auf Seiten des Auftraggebers. Zur Abwehr besonderer Gefahren wird sie mit Weisungsbefugnis ausgestattet und sollte vor Ort erreichbar sein.
Typisch bei Fremdfirmeneinsätzen sind:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
