Kluge Elektriker EMB GmbHVom Durchschreibeblock zum unterschriebenen PDF am selben Tag
Wie ein Elektrofachbetrieb mit 34 Mitarbeitern und drei Teams rund 310 Prüf- und Serviceprotokolle im Monat mobil erstellt, im Büro in fünf Minuten freigibt und jeden Nachweis in Sekunden findet.
Der Betrieb auf einen Blick
- Betrieb
- Kluge Elektriker EMB GmbH
- Region
- Köln
- Mitarbeiter
- 34
- 22 davon Außendienst
- Nutzer in ProtocolHero
- 26
- 22 Außendienst · 3 Büro · 1 Geschäftsführung
- Im Einsatz seit
- März 2025
- Hero (Jahreslizenz)
- Teams
- Prüfung (8) · Installation/Service (11) · Baustellenteam (3)
Vorher und heute
Protokolle pro Monat
≈ 310≈ 190 Prüfungen · ≈ 120 Wartungs- und Serviceberichte
Bürozeit je Auftrag
Prüfaufträge mit vielen Messwerten vorher bis 45 Min
Zeit bis zum PDF
Mit Obermonteur-Freigabe spätestens am nächsten Vormittag
Anteil mobil vor Ort
≈ 90 %Tablet oder Handy · 10 % am Desktop
Zettel, Word und WhatsApp – bis zum Audit
Bis Anfang 2025 liefen Prüfprotokolle bei Kluge Elektriker auf Durchschreibeblöcken. Die Prüftechniker füllten sie vor Ort aus, die Zettel kamen freitags gesammelt ins Büro und wurden dort in Word abgetippt. Wartungsberichte entstanden als Excel-Tabellen auf dem Laptop des Obermonteurs. Fotos schickte das Team per WhatsApp ans Büro, wo sie von Hand in die Dokumente eingefügt wurden.
Pro Auftrag fielen so 25 bis 30 Minuten Bürozeit an, bei Prüfaufträgen mit vielen Messwerten bis zu 45 Minuten. Bis der Kunde ein PDF in der Hand hatte, vergingen fünf bis sieben Werktage: Die Bearbeitung begann in der Folgewoche, Rückfragen an den Techniker verlängerten die Durchlaufzeit weiter.
Die Fehlerquellen waren bekannt und ließen sich trotzdem nicht abstellen: mindestens ein Zahlendreher bei Messwerten pro Woche, Fotos, die sich keinem Auftrag mehr zuordnen ließen, und zwei bis drei Zettel im Monat, die gar nicht mehr auftauchten – jeweils verbunden mit einer erneuten Anfahrt.
Der Auslöser für den Wechsel war ein Audit im Jahr 2024: Ein Industriekunde forderte die Prüfprotokolle der letzten drei Jahre an. Das Büro suchte zwei Tage, drei Protokolle blieben unauffindbar. Für Geschäftsführer Murat Ekinci stand danach fest, dass der Nachweis nicht länger vom Ordner abhängen darf.
Vier Tage bis zur ersten produktiven Prüfung
Ablauf
- 1
Erste produktive Prüfung
Nach 4 Tagen
- 2
Prüfteam komplett umgestellt
Nach 3 Wochen
- 3
Installation & Service
2 Monate später
- 4
Champion im Betrieb
Ayla Reif, Leitung Büro & Auftragsabwicklung
Treiber der Einführung war Murat Ekinci selbst, gemeinsam mit Ayla Reif, Leitung Büro und Auftragsabwicklung. Sie baute die Vorlagen und kannte jede Rückfrage, die früher zwischen Baustelle und Büro hin- und herging.
Gestartet wurde mit der DGUV V3-Prüfung ortsveränderlicher Betriebsmittel, dem häufigsten Auftrag im Betrieb. Danach folgten die Anlagenprüfung elektrischer Anlagen nach VDE 0100/0105 inklusive Sicherheitsbeleuchtung und zuletzt die Wartungsberichte. Die erste produktive Prüfung lief nach vier Tagen, nach drei Wochen arbeitete das gesamte Prüfteam in ProtocolHero, Installation und Service zogen zwei Monate später nach.
Das bestehende Word-Layout wurde als PDF-Vorlage übernommen, sodass Protokolle für Kunden aussehen wie vorher. Die Excel-Wartungsliste wurde als Datenbank angelegt: Techniker wählen die Anlage aus der Liste, statt Bezeichnungen und Standorte erneut einzutippen.
Ein Prozess für drei Teams
Heute entstehen rund 310 Protokolle im Monat, etwa 190 Prüfungen und 120 Wartungs- und Serviceberichte – im Schnitt 14 pro Außendienstmitarbeiter, im Prüfteam bis zu 25. Rund 90 Prozent werden mobil vor Ort auf Tablet oder Handy ausgefüllt, 10 Prozent am Desktop.
Im Büro bleiben etwa fünf Minuten pro Auftrag: Vollständigkeit prüfen, freigeben, ablegen. Der Kunde unterschreibt vor Ort und hat das PDF, bevor der Techniker vom Hof fährt. Läuft die Freigabe über den Obermonteur, liegt das PDF spätestens am nächsten Vormittag vor.
Neben Prüf- und Wartungsprotokollen laufen inzwischen auch Störungsberichte, das Baustellentagebuch, Übergabeprotokolle bei Wohnungswechseln, Regiestundenzettel und die quartalsweise Werkzeug-Inventur über ProtocolHero.
So ist ProtocolHero eingerichtet
- Freigabe-Workflow für alle Prüfprotokolle: Der Obermonteur prüft, bevor ein Protokoll freigegeben wird.
- Board: Mängel aus Prüfungen landen als Karten beim Serviceteam.
- Datenbanken: Anlagen- und Kundenliste als Auswahl in jeder Vorlage.
- Web-Formular: Hausverwaltungen melden Störungen direkt über die Website des Betriebs.
- Hero Agent: legt aus jedem Protokoll mit Mangel automatisch die Nachbesserungskarte an und erinnert nach 14 Tagen.
Nutzung pro Monat
- PDF-Exporte pro Monat
- ≈ 310
- Geteilte Einreichungen an Hausverwaltungen
- 40 / Monat
- Web-Formular-Einreichungen
- 25 / Monat
Bei einem Gewerbekunden kam es nach einem Kurzschluss zu einem Wasserschaden. Die Versicherung wollte die letzte Prüfung sehen. Das Protokoll – mit Messwerten, Fotos und Unterschrift – war in zwei Minuten gefunden und verschickt.
Genutzte Funktionen
- Eigene PDF-Vorlagen
- Mobile Erfassung
- Unterschrift vor Ort
- Freigabe-Workflow
- Protokoll-Board
- Datenbanken
- Web-Formulare
- Geteilte Einreichungen
- Hero Agent
„Früher war das Protokoll fertig, wenn Ayla Zeit hatte. Heute ist es fertig, wenn der Kunde unterschreibt. Und wenn ein Auditor kommt, suche ich nicht mehr, ich klicke.“
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