Digitale Protokolle für Maler
Anstrich, Tapez, Untergrund, Farbton und Abnahme je Wohnung oder Objekt mit Fotos festhalten – inkl. Nacharbeit.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Maler heute dokumentiert – und was das kostet
Im Malerhandwerk entstehen Streitfälle selten an der Qualität, sondern an der Abstimmung: Der Kunde hat einen anderen Farbton erwartet, der Untergrund war schlechter als besprochen, die zusätzlich gespachtelte Wand war „doch selbstverständlich“. Heute wird der Farbton mündlich freigegeben, der Untergrund im Kopf des Vorarbeiters bewertet und die Zusatzleistung auf einem Zettel notiert – oder gar nicht.
Das kostet: Ein Raum wird zweimal gestrichen, weil die Musterfreigabe nicht dokumentiert war. Eine Bedenkenanzeige wegen feuchtem Untergrund wurde ausgesprochen, aber nicht schriftlich – und der Betrieb haftet für Abplatzungen. Zusatzleistungen bleiben unbezahlt, weil niemand belegen kann, dass der Bauleiter sie angeordnet hat. Bei Versicherungsaufträgen fehlt das Foto vom Schadensbild vor der Instandsetzung.
Für den Inhaber heißt das: Er kennt seine unbezahlte Nacharbeit nicht, weiß nicht, welche Kolonne Freigaben einholt und welche nicht, und muss bei Reklamationen aus Kulanz nachstreichen. ProtocolHero lässt Farbton, Untergrund und Zusatzleistungen je Raum freigeben – bevor daraus unbezahlte Nacharbeit wird.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- Malerbetriebe mit mehreren Kolonnen im Innen- und Fassadenbereich
- Betriebe, die für Wohnungsgesellschaften Wohnungen bei Mieterwechsel renovieren
- Maler- und Lackierbetriebe mit Versicherungsaufträgen nach Wasser- und Brandschäden
- Unternehmen, die im Objektgeschäft für Generalunternehmer und Bauträger arbeiten
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Musterfreigabe je Raum mit Foto und Unterschrift
Die Vorlage hat Räume als wiederkehrende Blöcke mit Pflichtfeldern für Farbton, Glanzgrad, Musterfläche und Unterschrift des Kunden oder Bauleiters. Der Vorarbeiter fotografiert das Muster an der Wand, der Kunde unterschreibt auf dem Tablet – und der Raum wird einmal gestrichen.
Bedenkenanzeige und Untergrund schriftlich, am selben Tag
Feuchter Untergrund, Risse, Altbeschichtung: Der Vorarbeiter dokumentiert den Befund mit Foto, die Bedenkenanzeige geht mit Zeitstempel per Link an Kunde oder Bauleitung. Bei Versicherungsaufträgen hängt das Schadensbild vor der Instandsetzung am Auftrag – der Versicherer bekommt den Link statt einer Nachfrage.
Zusatzleistungen angezeigt, bevor sie ausgeführt werden
Zusätzliches Spachteln, Grundierung, Abkleben von Einbauten: Die Leistung wird mit Foto erfasst und vom Auftraggeber unterschrieben, bevor die Kolonne beginnt. Das PDF geht per Link raus; die Rechnung folgt ohne Diskussion.
Jede Wohnung, jeder Raum, jede Kolonne mit Status
Die Dokumentenzentrale zeigt je Bauvorhaben oder Wohnung, welche Räume freigegeben, ausgeführt und abgenommen sind. Restpunkte aus der Abnahme legt der Hero Agent als Karten mit Verantwortlichem und Frist an; die Wohnungsgesellschaft erhält den Link zur fertigen Übergabe.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Farbton und Untergrund stehen nur in der Erinnerung des Vorarbeiters.
Nacharbeit nach der Abnahme wird mündlich zugesagt und nicht nachgehalten.
Fotos vor/nach dem Anstrich liegen unsortiert auf dem Handy.
Die Wohnungsabnahme fehlt als PDF für Hausverwaltung oder Bauleitung.
So unterstützt ProtocolHero Maler
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Untergrund & Farbton
Untergrund, System und Farbton je Raum oder Fläche als Felder festhalten – nachvollziehbar für die nächste Baustelle.
Anstrich & Tapez dokumentieren
Ausgeführte Arbeiten mit Foto vor/nach und kurzer Angabe zum Aufbau erfassen.
Abnahme Wohnung oder Objekt
Räume als wiederkehrende Blöcke: Zustand, Nacharbeit, Fotos und Unterschrift je Einheit.
Kolonnen einplanen
Welche Kolonne tapeziert, welche streicht – in der Einsatzplanung die Woche sehen.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Vorlagen für Freigabe, Befund, Abnahme
Musterfreigabe, Untergrundbefund und Bedenkenanzeige, Zusatzleistungsanzeige, Schadensaufnahme für Versicherer, Abnahme – zentral gepflegt, mit Räumen als wiederkehrenden Blöcken.
- 2
Bauvorhaben und Wohnungen in der Datenbank
Bauvorhaben, Wohnung, Auftraggeber, Farbtonvorgaben der Wohnungsgesellschaft. Jedes Protokoll hängt an der Wohnung.
- 3
Vorarbeiter dokumentiert vor dem ersten Anstrich – auch offline
Untergrund, Muster, Fotos auf dem Smartphone; in der leeren Wohnung ohne Empfang wird weitergearbeitet. Kunde oder Bauleitung unterschreiben auf dem Gerät.
- 4
Zusatzleistungen und Bedenken kommen strukturiert an
Anzeige mit Foto und Unterschrift am selben Tag; der Hero Agent legt die Karte auf dem Board an und erinnert, wenn eine Freigabe der Gegenseite fehlt.
- 5
Freigabe und Übergabe
Meister prüft und gibt frei; Wohnungsgesellschaft, Bauleitung oder Versicherer erhalten Link und PDF. Wer nur lesen soll, braucht keine Lizenz.
- 6
Auswertung je Kolonne
Welche Kolonne holt Freigaben ein, wo entstehen Restpunkte, welche Zusatzleistungen wurden abgerechnet – im Workspace sichtbar; Sammel-Export je Bauvorhaben für den Auftraggeber.
Ein zweimal gestrichener Raum ist die teure Position
Ein Malerbetrieb mit fünf Kolonnen renoviert im Objektgeschäft leicht 50 Wohnungen im Monat. Wenn je Wohnung 20 Minuten für Farbtöne nachfragen, Zusatzleistungen rekonstruieren und Übergabe schreiben anfallen, sind das rund 17 Stunden monatlich – im Büro und am Telefon, statt auf der Baustelle.
Der eigentliche Posten ist die Nacharbeit: Ein Raum, der wegen einer nicht dokumentierten Musterfreigabe zweimal gestrichen wird, kostet Material und einen Tag Kolonnenzeit. Eine Bedenkenanzeige, die nur mündlich erfolgte, macht den Betrieb für Abplatzungen haftbar. Mit Freigabe, Befund und Zusatzleistung je Raum, unterschrieben und mit Zeitstempel, wird aus Kulanz wieder Abrechnung.
- Musterfreigabe mit Foto und Unterschrift je Raum – einmal streichen
- Bedenkenanzeige schriftlich am selben Tag, mit Zeitstempel
- Zusatzleistungen vor Ausführung unterschrieben statt danach diskutiert
- Schadensbild für Versicherer am Auftrag – Nachweis per Link
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Malermeister Lövenich dokumentiert mit ProtocolHero Schäden und Instandsetzungen für Versicherungen; die weiteren Referenzen kommen aus dem Elektrohandwerk und nutzen Baudokumentation und eigene Vorlagen – dieselbe Mechanik wie Freigabe und Nachweis im Malerhandwerk.
„Gerade bei Wasserschäden und Arbeiten für Versicherungen ist eine saubere Dokumentation extrem wichtig. Es muss nachvollziehbar festgehalten werden, welcher Schaden vorlag, welche Maßnahmen durchgeführt wurden und wie die Instandsetzung erfolgt ist. Das hilft uns intern für den Überblick, aber auch nach außen bei Rückfragen mit Kunden und Versicherungen.“
„Mit ProtocolHero läuft unsere Dokumentation heute deutlich strukturierter und einfacher. Gerade im Alltag ist es wichtig, dass Informationen nicht verloren gehen und wir alles schnell an einem Ort wiederfinden. Das spart Zeit und bringt mehr Klarheit ins Team. Was ich außerdem gut finde: ProtocolHero ist vielseitig einsetzbar – ob Schlüsselübergabe, Baudokumentation oder wichtige Prüfprotokolle.“
„Wirklich gute Kommunikation mit eurem Team – Fragen wurden immer schnell und effizient geklärt. Ein großer Vorteil ist, eigene Protokolle zu erstellen: Wir konnten z. B. eine eigene Drohnenflug-Einverständniserklärung direkt in ProtocolHero abbilden. ProtocolHero ist extrem vielseitig – wir nutzen es sogar für interne Prozesse wie unsere laufende Inventur.“
Beliebte Vorlagen für Maler
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Maler
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In 15 Minuten klären wir, wo heute Zeit verloren geht, ob ProtocolHero zu Ablauf und Teamgröße passt und wie ein echtes Protokoll Ihres Betriebs digital aussieht. Kein allgemeiner Produktvortrag.