ProtocolHero
Für Betriebe jeder Größe, die dokumentieren
Betriebslizenz

Jede Prüfung vollständig. Jeder Mangel mit Verantwortlichem. Jeder Nachweis in Sekunden.

Prüf- und Servicedokumentation für Elektro-, TGA-, Facility- und Servicebetriebe mit mehreren Teams. Ihre Mitarbeiter dokumentieren vor Ort, Ihr Büro sieht, was offen ist – und im Prüffall liegt alles lückenlos vor.

Sicherheit & Datenschutz

Jahresvertrag nach Teamgröße · Einführung und Pilot inklusive · Hosting in Deutschland · Bezahlt wird für Ihr Team, nicht für jeden, der ein Formular ausfüllt

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Sind alle Prüfungen erledigt?

Offene, laufende und freigegebene Einreichungen je Vorlage und Mitarbeiter auf einen Blick – mit Fristen, Zuständigen und Status in der Dokumentenzentrale.

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Wer kümmert sich um den Mangel?

Jede Einreichung landet automatisch als Karte auf dem Board Ihres Teams. Der Hero Agent prüft sie nach Ihren Regeln, weist zu, setzt Fristen und fragt Fehlendes nach.

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Was legen Sie im Prüffall vor?

Unterschriebenes PDF, vollständiges Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempeln, Fotos, Messwerte und Freigaben – ein Klick statt einer Suche.

Das Problem, das wir lösen

Vier Dinge, die technische Leitungen jeden Tag Zeit kosten

Nicht die Dokumentation an sich ist das Problem. Es ist die Lücke zwischen Baustelle, Büro und dem Moment, in dem jemand nachfragt.

Jedes Team dokumentiert anders

Word-Vorlage hier, Papier dort, eine Insellösung im dritten Team. Im Büro wird abgetippt, nachgefragt und nachgearbeitet – jeden Abend.

Mängel ohne Verantwortlichen

Der Mangel steht im Protokoll. Aber niemand ist zuständig, es gibt keine Frist und keine Rückmeldung, ob er behoben wurde.

Suchen statt vorlegen

Kunde, Versicherer oder Berufsgenossenschaft fragen nach – und das Büro sucht in Ordnern, Mail-Postfächern und WhatsApp-Verläufen.

Externe liefern nicht

Subunternehmer und Kunden schicken Angaben per WhatsApp, per Mail oder gar nicht. Jede Lücke landet als Rückfrage bei Ihnen.

So arbeitet Ihr Betrieb mit ProtocolHero

Vom Standard bis zum Nachweis – in sechs Schritten

Ein Prozess für alle Teams: zentrale Vorlagen, Erfassung vor Ort, Freigabe durch Verantwortliche, automatische Weiterverarbeitung und ein lückenloser Nachweis.

  1. 01

    Vorlagen zentral pflegen

    DGUV V3, VDE-Prüfungen, Abnahme, Wartung, Störungsbericht: Ihre Vorlagen werden zentral gepflegt. Fachvorlagen für die Elektrotechnik liegen bereits vor.

  2. 02

    Vor Ort ausfüllen – auch offline

    Ihre Mitarbeiter füllen auf Handy oder Tablet aus, auch ohne Netz. Messwerte, Fotos und Unterschriften entstehen direkt an der Anlage.

  3. 03

    Freigabe-Workflow je Einreichung

    Entwurf, Bearbeitung, Prüfung durch einen Verantwortlichen, Freigabe. Kein Protokoll gilt als abgeschlossen, bevor es geprüft wurde.

  4. 04

    Board und Hero Agent übernehmen

    Jede Einreichung landet als Karte auf dem Board Ihres Teams. Der Hero Agent prüft Inhalte nach Ihren Regeln, verschiebt, weist zu, setzt Fristen und kommentiert – auf Wunsch erst nach Ihrer Bestätigung.

  5. 05

    Externe einbinden

    Subunternehmer füllen über einen geschützten Link aus, Kunden und Mieter über ein Web-Formular auf Ihrer Website. Alles landet als Einreichung in Ihrem Workspace.

  6. 06

    Im Prüffall liegt alles vor

    Unterschriebenes PDF, Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempeln, Fotos, Messwerte und Freigaben – einzeln oder gesammelt als Export.

Mängelprozess

Ein Mangel bekommt einen Verantwortlichen, eine Frist und einen Nachweis

Der wichtigste Unterschied zu einem Formular-Tool: Bei ProtocolHero bleibt ein festgestellter Mangel nicht im PDF stehen. Er wird zur Karte, zur Zuweisung und zur Rückmeldung – nach Regeln, die Sie in Alltagssprache formulieren.

Beispiele für Regeln, die Sie dem Hero Agent geben

  • Wenn

    Isolationswiderstand unter 1 MΩ oder Mangel angekreuzt

    Dann Hero Agent

    Karte nach „Mangel offen“ verschieben, dem Bauleiter zuweisen, Frist fünf Werktage, Grund als Kommentar

    Läuft direkt oder nach Freigabe – Sie entscheiden

  • Wenn

    Karte landet in „In Prüfung“ ohne Foto oder Unterschrift

    Dann Hero Agent

    Fehlende Angaben im Kartenkommentar beim Mitarbeiter nachfragen und Karte zurückstellen

    Ohne Freigabe – reine Rückfrage

  • Wenn

    Karte seit fünf Tagen in „Mangel offen“

    Dann Hero Agent

    Verantwortlichen erinnern, technische Leitung im Kanal informieren, Kurzfassung der offenen Mängel posten

    Nach Zeitplan, jeden Morgen um 7 Uhr

Der Hero Agent interpretiert Ihre Anweisung als Sprachmodell und arbeitet auf Boards. Er ersetzt nicht die Prüfung und Freigabe durch Ihre Verantwortlichen – er sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt.

Alles, was der Hero Agent kann
Nachweis im Prüffall

Was Ihr Betrieb im Prüffall vorlegen kann

Jede Einreichung trägt ihr eigenes Aktivitätsprotokoll. Wer hat wann was getan – und was lag zu diesem Zeitpunkt vor.

  • Wer, wann, was

    Jede Zuweisung, jede Einreichung zur Prüfung, jede Freigabe, jede Unterschrift und jeder Datei-Upload mit Person und Zeitstempel.

  • Unterschriften

    Digital erfasst und im PDF verankert – vom Mitarbeiter, vom Kunden, vom Verantwortlichen.

  • Freigabe

    Kein Protokoll gilt als abgeschlossen, bevor der Verantwortliche es geprüft und freigegeben hat.

  • Archiv und Export

    Alle PDFs jederzeit abrufbar, einzeln oder gesammelt. Dateien optional mit SHA-256-Nachweis.

  • Fotos und Messwerte

    Am Protokoll, nicht in WhatsApp. Messwerte als Tabelle, Fotos als Nachweis an der richtigen Stelle.

Wenn der Versicherer, der Kunde oder die Berufsgenossenschaft fragt, brauchen Sie keine Suche, sondern einen Klick.

Subunternehmer und Kunden einbinden

Externe füllen direkt aus

Ein Prozess endet nicht an der Grenze Ihres Teams. Nachunternehmer, Kunden und Mieter liefern ihre Angaben direkt in Ihren Workspace.

Subunternehmer

Sie senden einen geschützten Link zum Ausfüllen. Der Nachunternehmer trägt Messwerte und Fotos ein, unterschreibt – fertig. Passwortschutz und Ablaufdatum optional.

Kunden und Mieter

Störungsmeldung, Abnahme oder Rückmeldung als Web-Formular auf Ihrer Website. Jede Meldung landet als Einreichung im Workspace und als Karte auf dem Board.

Nach Abschluss

Der Kunde erhält automatisch einen Link zur fertigen Einreichung – mit oder ohne PDF-Download, mit oder ohne Kommentarfunktion.

Bezahlt wird für Ihr Team, nicht für jeden, der einmal ein Formular ausfüllt.

So funktionieren Web-Formulare
Rechnet sich das?

Was Ihr Betrieb pro Jahr an Bürozeit zurückbekommt

Passen Sie die Werte an Ihren Betrieb an. Die Vorgaben sind konservativ gewählt; im Pilot messen wir die tatsächlichen Zeiten pro Auftrag.

30
12

Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte

25 Min.

Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen

5 Min.

Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort

45 €

Pro Jahr, nur Bürozeit

64.800 €

20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h

4.320
Protokolle pro Jahr
1.440
Bürostunden gespart pro Jahr
180
Arbeitstage (8 h) pro Jahr

Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.

Pilot starten
Ihr Einstieg

Pilot in vier Wochen

Kein Rollout auf Zuruf. Wir starten mit einem Prozess und einem Team, messen das Ergebnis und rollen dann aus.

  1. Woche 1

    Prozesse aufnehmen

    Ihre wichtigsten Prüfprozesse aufnehmen, bestehende Vorlagen digitalisieren, Rollen festlegen.

  2. Woche 2

    Pilot starten

    Ein Pilotteam aus dem Außendienst und ein Verantwortlicher im Büro arbeiten mit ProtocolHero – parallel zum Alltag.

  3. Woche 3

    Abläufe einstellen

    Freigabe-Workflow, Board-Regeln und Hero-Agent-Anweisungen auf Ihren Ablauf einstellen.

  4. Woche 4

    Ergebnisse messen

    Protokolle, Bürozeit pro Auftrag und offene Mängel messen. Entscheidung über den Rollout.

Danach: Rollout auf alle Teams, weitere Prozesse ergänzen.

Betriebslizenz

Ein Vertrag für den ganzen Betrieb

Für jede Teamgröße. Je größer der Betrieb, desto höher die Personalkosten – und desto größer die Ersparnis durch weniger Abstimmung und reibungslose Abläufe. Ob sich die Betriebslizenz gegenüber Einzelsitzen rechnet, rechnen wir Ihnen im Gespräch vor.

  • Jahresvertrag, Preis nach Teamgröße statt einzelner Sitze
  • Einführung, Pilot und Schulung inklusive
  • Persönlicher Ansprechpartner, Support mit Reaktionszeiten
  • API- und MCP-Anbindung an Ihre Systeme
  • Hero Agent mit individuellen Anweisungen und eigenen Kanälen
  • Individuelle KI-Prompts für Ihre Vorlagen
  • Auftragsverarbeitungsvertrag im Rahmen der Lizenz

Kein Listenpreis – Angebot nach Teamgröße und Prozessen.

Self-Service-Pläne vergleichen
Auf Anfrage für größere Rollouts

Bausteine für mehrere Standorte und eigene IT

Für Betriebe mit mehreren Standorten oder eigener IT-Landschaft stellen wir diese Bausteine im Rahmen der Betriebslizenz bereit. Sprechen Sie uns im Pilotgespräch darauf an.

  • Single Sign-on mit Ihrem Identitätsanbieter
  • Webhooks und individuelle Schnittstellen zu ERP, Handwerkersoftware und BI
  • Zentrale Vorlagenverwaltung über mehrere Teams und Standorte mit Versionierung
  • Automatische Maßnahmen aus Grenzwerten und Prüfergebnissen
  • Individuelle Datenaufbewahrung und Exportformate
  • Erweiterte Support- und Verfügbarkeitszusagen
Referenzen

Betriebe, die mit ProtocolHero dokumentieren

Über 1.000 Betriebe nutzen ProtocolHero – vom Elektrobetrieb mit knapp 1.000 Dokumenten bis zum Malermeister mit lückenlosen Nachweisen für Versicherungen.

Case Study

Kluge Elektriker EMB GmbH · Köln

Vom Durchschreibeblock zum unterschriebenen PDF am selben Tag

Wie ein Elektrofachbetrieb mit 34 Mitarbeitern und drei Teams rund 310 Prüf- und Serviceprotokolle im Monat mobil erstellt, im Büro in fünf Minuten freigibt und jeden Nachweis in Sekunden findet.

Case Study lesen
Protokolle pro Monat
≈ 310
Bürozeit je Auftrag
25–30 Min≈ 5 Min
Zeit bis zum PDF
5–7 WerktageAm selben Tag
Anteil mobil vor Ort
≈ 90 %

Elektro Heimanns GmbH

Luca Würzburg · Projektleiter

1.000+Dokumente erstellt

„Wir haben mittlerweile knapp 1.000 Dokumente mit ProtocolHero erstellt. Das zeigt, wie stark die Software bei uns im Alltag angekommen ist. Besonders wertvoll ist die klare Dokumentenzentrale: Wir sehen, welche Dokumente offen sind, wer woran arbeitet und was noch zu erledigen ist. Inzwischen nutzen wir ProtocolHero auch für die tägliche Stundenerfassung und die KI-Funktionen sind eine große Hilfe.“

Zur Kundenstory

Elektro Sello GmbH

Shahin Sello · Geschäftsführer

1 Ortalle Protokolle & Unterlagen

„Mit ProtocolHero läuft unsere Dokumentation einfach deutlich sauberer und schneller. Gerade im Alltag ist es wichtig, dass Prüfprotokolle und Unterlagen direkt an einem Ort sind und man nicht lange suchen muss. Für mich ist vor allem gut, dass ich einen schnellen Überblick habe, was schon erledigt ist und was noch offen ist.“

Zur Kundenstory

Malermeister Thomas Lövenich

Thomas Lövenich · Malermeister

LückenlosNachweise für Versicherungen

„Gerade bei Wasserschäden und Arbeiten für Versicherungen ist eine saubere Dokumentation extrem wichtig. Es muss nachvollziehbar festgehalten werden, welcher Schaden vorlag, welche Maßnahmen durchgeführt wurden und wie die Instandsetzung erfolgt ist. Das hilft uns intern für den Überblick, aber auch nach außen bei Rückfragen mit Kunden und Versicherungen.“

Zur Kundenstory
Alle Kundenstimmen

Sicherheitsfragen Ihres Einkaufs oder Ihrer IT?

Hosting in Deutschland, Rollen und Rechte, Aktivitätsprotokolle, Freigabe-Links mit Passwort und Ablauf, Datenexport – alles auf einer Seite.

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FAQ

Häufige Fragen von Betrieben

Für welche Betriebsgröße lohnt sich die Betriebslizenz?
Für jede Teamgröße. Je größer der Betrieb, desto höher die Personalkosten – und desto größer die Ersparnis durch weniger Abstimmung und reibungslose Abläufe. Ob sich der Jahresvertrag gegenüber Einzelsitzen rechnet, rechnen wir Ihnen im Pilotgespräch vor. Wer lieber sofort selbst startet, nutzt die Self-Service-Pläne.
Müssen Subunternehmer und Kunden eine Lizenz haben?
Nein. Subunternehmer füllen über einen geschützten Link aus, Kunden und Mieter über ein Web-Formular auf Ihrer Website. Bezahlt wird nur für Ihr Team.
Wie läuft der Pilot ab?
Vier Wochen: Prozesse aufnehmen, Pilot mit einem Team starten, Freigabe-Workflow und Hero-Agent-Regeln einstellen, Ergebnisse messen. Danach entscheiden Sie über den Rollout auf alle Teams.
Wie bearbeitet ProtocolHero Mängel?
Jede Einreichung landet als Karte auf dem Board Ihres Teams. Der Hero Agent prüft sie nach Ihren Regeln, verschiebt sie in die passende Spalte, weist einen Verantwortlichen zu, setzt eine Frist und fragt Fehlendes nach. Sensible Aktionen können an eine Freigabe durch Ihre Mitarbeiter gebunden werden.
Was können wir im Prüffall vorlegen?
Das unterschriebene PDF, das vollständige Aktivitätsprotokoll der Einreichung mit Person und Zeitstempel je Aktion, Fotos, Messwerte und Freigaben. Einzeln oder gesammelt als Export.
Wo liegen unsere Daten?
Betrieb und Datenspeicherung in Deutschland, verschlüsselte Übertragung und Ablage. Den Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir Ihnen im Rahmen der Betriebslizenz zur Verfügung. Details auf unserer Sicherheitsseite.
Gibt es eine Schnittstelle zu unseren Systemen?
Ja. API- und MCP-Anbindung sind Teil der Betriebslizenz. Webhooks und individuelle Schnittstellen zu ERP, Handwerkersoftware oder BI stellen wir für größere Rollouts auf Anfrage bereit.

Planen Sie den Pilot für Ihr Team

20 Minuten, ein Prozess, ein klarer Ablauf. Wir zeigen Ihnen an Ihrer eigenen Vorlage, wie Freigabe, Board und Hero Agent zusammenarbeiten.

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