Digitale Audit-Protokolle & ISO-Checklisten
Interne Audits, Lieferantenaudits und ISO-Prüfungen strukturiert durchführen – mit einheitlichen Checklisten, Fotos und nachverfolgbaren Maßnahmen.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Audits & ISO heute dokumentiert – und was das kostet
Ein Auditprogramm ist ein Jahreskreislauf: Audits planen, durchführen, Feststellungen bewerten, Maßnahmen festlegen, umsetzen, Wirksamkeit prüfen – und vor dem Zertifizierungsaudit belegen, dass der Kreis geschlossen ist. Heute läuft das in Excel-Auditplänen, Word-Berichten je Audit, einer Maßnahmenliste in einer weiteren Tabelle und Mails, in denen Verantwortliche an ihre Fristen erinnert werden.
Das kostet: Der Auditor tippt seine Feststellungen abends aus dem Notizbuch ab. Die Maßnahmenliste ist nach drei Monaten nicht mehr aktuell, weil Umsetzungsnachweise als Mail-Anhang irgendwo liegen. Vor dem externen Audit wird eine Woche gesucht, welche Maßnahme wirklich geschlossen ist. Und Feststellungen aus Lieferanten- oder Standortaudits erreichen den Verantwortlichen erst, wenn der Bericht fertig ist – Wochen später.
Für die QM-Leitung heißt das: Sie kann nicht sagen, wie viele Maßnahmen offen sind, welche überfällig sind und ob für jede geschlossene Maßnahme ein Wirksamkeitsnachweis vorliegt. ProtocolHero führt den Weg von der Feststellung bis zum Wirksamkeitsnachweis in einem System – damit Maßnahmen aus Audits wirklich geschlossen werden.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- QM-Abteilungen in Unternehmen mit mehreren Standorten
- Zertifizierte Betriebe nach ISO 9001, 14001, 45001 oder 27001 mit internem Auditprogramm
- Einkaufs- und Qualitätsorganisationen, die Lieferantenaudits vor Ort durchführen
- Unternehmensgruppen, die Standortaudits zentral planen und dezentral durchführen lassen
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Aus jeder Feststellung wird eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist
Der Auditbericht landet als Karte auf dem Board. Der Hero Agent legt für jede Feststellung eine Maßnahmenkarte an, weist den Prozessverantwortlichen zu, setzt die Frist nach Bewertung und erinnert. Der Umsetzungsnachweis wird als Foto oder Dokument an der Karte nachgefragt – nicht per Mail gesammelt.
Auditprogramm und offene Maßnahmen auf einen Blick
Audits liegen mit Standort, Normbezug, Auditor und Termin in der Datenbank. Die Dokumentenzentrale zeigt je Standort und Auditor, was geplant, durchgeführt, im Bericht oder freigegeben ist – und das Board zeigt offene, überfällige und geschlossene Maßnahmen. Der Hero Agent postet überfällige Maßnahmen in Ihren Kanal.
Normkapitel-Zuordnung per Feld, nicht aus dem Gedächtnis
Die Auditvorlage hat je Feststellung Pflichtfelder für Normkapitel, Bewertung, Beleg und Foto. Wiederkehrende Blöcke für Prozesse oder Bereiche stellen sicher, dass kein Auditpunkt übersprungen wird. Alle Auditoren – intern, Lieferant, Standort – arbeiten mit demselben Stand.
Wirksamkeitsnachweis mit Historie vor dem Zertifizierungsaudit
Feststellung, Maßnahme, Umsetzungsnachweis und Wirksamkeitsprüfung hängen zusammen, mit Aktivitätsprotokoll und Zeitstempeln. Der Sammel-Export je Audit, Standort oder Normkapitel liegt dem externen Auditor als Link vor – statt einer Woche Vorbereitung.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Audit-Checklisten werden in Word/Excel gepflegt und sind je Auditor unterschiedlich aufgebaut.
Feststellungen und Maßnahmen werden notiert, aber die Nachverfolgung versandet.
Audit-Nachweise sind über viele Dateien verteilt und bei der Zertifizierung schwer aufzubereiten.
Wiederkehrende Audits starten jedes Mal bei null statt auf einer einheitlichen Basis.
So unterstützt ProtocolHero Audits & ISO
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Einheitliche Audit-Checklisten
Audit-Vorlagen einmal aufbauen und bei jedem Audit identisch nutzen – konsistent über alle Auditoren hinweg.
Feststellungen & Maßnahmen
Abweichungen mit Bewertung, Foto und Maßnahme erfassen, zuweisen und den Status bis zum Abschluss verfolgen.
Audits & Vorgänge als Datenbank
Audits, Bereiche und Lieferanten strukturiert hinterlegen und alle Nachweise je Vorgang zentral wiederfinden.
Aufbereitung für Zertifizierung
Audit-Ergebnisse als sauberes PDF ausgeben – griffbereit für interne Reviews und die externe Zertifizierung.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Auditvorlagen je Normbezug
Internes Audit, Lieferantenaudit, Standortaudit, Management-Review-Checkliste, Maßnahmenverfolgung – zentrale Vorlagen mit Feldern für Normkapitel, Bewertung und Beleg.
- 2
Auditprogramm in der Datenbank
Standorte, Prozesse, Lieferanten, Auditoren, Turnus. Jedes Audit wird dem Programm zugeordnet; Feststellungen aus dem Vorjahr liegen zum Vergleich bereit.
- 3
Auditor dokumentiert vor Ort – auch offline
Feststellungen mit Normkapitel, Bewertung, Foto und Beleg auf dem Tablet, in der Produktion ohne Empfang. Auditierte quittieren die Feststellungen per Unterschrift.
- 4
Maßnahmen entstehen aus dem Bericht
Der Hero Agent legt je Feststellung eine Karte mit Verantwortlichem und Frist an. Lieferanten liefern Umsetzungsnachweise per geschütztem Link, ohne Lizenz.
- 5
Wirksamkeit prüfen und freigeben
Der Verantwortliche meldet die Umsetzung mit Nachweis; die QM-Leitung prüft die Wirksamkeit, dokumentiert das Ergebnis und schließt die Karte. Jeder Schritt im Aktivitätsprotokoll.
- 6
Nachweis für das externe Audit
Sammel-Export je Audit, Standort oder Normkapitel; Link für den Zertifizierer. API und MCP für die Anbindung an Ihr QM- oder BI-System im Betriebsplan.
Die teure Feststellung ist die, die offen bleibt
Eine QM-Abteilung mit vier Auditoren und drei Standorten führt leicht 40 interne, Lieferanten- und Standortaudits im Jahr durch – mit 200 bis 300 Feststellungen. Wenn je Audit drei Stunden für Abtippen des Berichts und Pflege der Maßnahmenliste anfallen und je Maßnahme 15 Minuten für Erinnern und Nachweis-Sammeln, sind das rund 190 Stunden im Jahr, bevor eine einzige Maßnahme umgesetzt ist.
Der größere Posten liegt in dem, was heute offen bleibt: eine Maßnahme ohne Wirksamkeitsnachweis wird beim Zertifizierungsaudit zur Abweichung, im schlimmsten Fall zur Hauptabweichung mit Nachaudit. Ein Kundenaudit, das offene Feststellungen aus dem Vorjahr findet, kostet Vertrauen und Aufträge. Ein Prozess, in dem jede Feststellung eine Karte mit Frist und Nachweis ist, schließt den Kreis – nachweisbar.
- Feststellungen einmal vor Ort erfassen, mit Normkapitel und Beleg – kein Abtippen
- Jede Maßnahme mit Verantwortlichem, Frist und Erinnerung durch den Hero Agenten
- Wirksamkeitsnachweis an der Maßnahme, mit Zeitstempel und Historie
- Vorbereitung des externen Audits per Sammel-Export statt Suche in Tabellen und Postfächern
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Unsere Referenzen kommen aus dem Handwerk und steuern über die Dokumentenzentrale, wer welche Dokumente erledigt, und bilden interne Prozesse im selben System ab – dieselbe Mechanik wie Auditprogramm und Maßnahmenverfolgung im QM.
„Wir haben mittlerweile knapp 1.000 Dokumente mit ProtocolHero erstellt. Das zeigt, wie stark die Software bei uns im Alltag angekommen ist. Besonders wertvoll ist die klare Dokumentenzentrale: Wir sehen, welche Dokumente offen sind, wer woran arbeitet und was noch zu erledigen ist. Inzwischen nutzen wir ProtocolHero auch für die tägliche Stundenerfassung und die KI-Funktionen sind eine große Hilfe.“
„Wirklich gute Kommunikation mit eurem Team – Fragen wurden immer schnell und effizient geklärt. Ein großer Vorteil ist, eigene Protokolle zu erstellen: Wir konnten z. B. eine eigene Drohnenflug-Einverständniserklärung direkt in ProtocolHero abbilden. ProtocolHero ist extrem vielseitig – wir nutzen es sogar für interne Prozesse wie unsere laufende Inventur.“
„Das Gute ist: einmal ein Projekt erstellt, meine Mitarbeiter einmal eingewiesen – das spart super viel Zeit. Als professioneller Elektrofachbetrieb müssen wir nun mal dokumentieren. Für mich als Inhaber ist es wichtig zu wissen, wo wir stehen: Wer macht welche Dokumente, welche sind noch zu erledigen, wo finde ich meine Prüfprotokolle? Genau das ist über die Dokumentenzentrale super gelöst.“
Typische Dokumentationen für Audits & ISO
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Audits & ISO
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In 15 Minuten klären wir, wo heute Zeit verloren geht, ob ProtocolHero zu Ablauf und Teamgröße passt und wie ein echtes Protokoll Ihres Betriebs digital aussieht. Kein allgemeiner Produktvortrag.