Digitale Kontrollen und Nachweise für Reinigungsdienste
Viele Objekte, viele Teams, ein Auftraggeber, der Qualität sehen will – Objektleitung kontrolliert mobil, Mängel bekommen Verantwortliche, der Nachweis geht als PDF raus.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Reinigungsdienste heute dokumentiert – und was das kostet
In der Gebäudereinigung ist der Nachweis das Produkt. Der Auftraggeber sieht nicht, wie gereinigt wurde – er sieht, ob es sauber ist und ob Sie belegen können, dass die vereinbarte Leistung erbracht wurde. Qualitätskontrollen der Objektleitung, Leistungsnachweise für Sonderreinigungen und die Bearbeitung von Reklamationen entscheiden über Vertragsverlängerung und Preis.
Heute laufen diese Kontrollen meist auf Papierbögen, die Tage später im Büro landen. Reklamationen kommen per Telefon oder Mail und lassen sich weder Objekt noch Schicht zuordnen. Der Leistungsnachweis für den Monat wird aus Zetteln zusammengesucht. Und bei 80 Objekten weiß die Bereichsleitung nicht, wo die letzte Kontrolle überfällig ist – bis der Kunde kündigt.
Die Reinigungskräfte selbst sitzen nie an einem Schreibtisch. Eine Lösung muss auf dem Smartphone funktionieren, in zwei Minuten ausgefüllt sein und ohne Schulung verständlich – sonst wird sie nicht genutzt. Genau dafür ist ProtocolHero gebaut.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- Gebäudereiniger mit mehreren Objekten und Objektleitungen
- Facility-Dienstleister mit Reinigung, Hausmeisterdienst und Grünpflege
- Spezialreiniger (Industrie, Klinik, Lebensmittel) mit Nachweispflichten
- Reinigungsunternehmen, die für Filialketten, Kliniken oder öffentliche Auftraggeber arbeiten
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Bereichsleitung sieht alle Objekte, ohne hinzufahren
Die Dokumentenzentrale zeigt je Objekt und Objektleitung, welche Kontrolle erledigt, offen oder überfällig ist. Der Hero Agent postet die offene Liste in Ihren Kanal und erinnert Objektleitungen automatisch. Vergleich zwischen Objekten und Teams auf einen Blick.
Reklamationen bekommen Verantwortlichen und Frist
Auftraggeber melden über ein Web-Formular auf Ihrer Website oder per E-Mail an Ihren Kanal. Der Hero Agent legt die Karte auf dem Board an, weist die Objektleitung zu, setzt die Frist und fragt das Erledigungsfoto nach. Keine Reklamation geht mehr verloren.
Kontrolle in zwei Minuten, Nachweis auf Knopfdruck
Objektleitung bewertet Bereiche auf dem Smartphone – Foto, Bewertung, Kommentar, fertig. Der Monatsnachweis für den Auftraggeber entsteht als Sammel-Export aus den freigegebenen Kontrollen, nicht aus Zetteln.
Verträge verlängern mit Zahlen statt Versprechen
Sie zeigen dem Auftraggeber per Link, wie viele Kontrollen mit welchem Ergebnis durchgeführt wurden, wie schnell Reklamationen geschlossen wurden – mit Fotos und Zeitstempeln. Das ist das Argument in der Preisverhandlung.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Qualitätskontrollen werden auf Papierbögen abgehakt und landen erst Tage später im Büro.
Reklamationen kommen per Telefon oder Mail und lassen sich nicht dem Objekt und der Schicht zuordnen.
Leistungsnachweise für den Auftraggeber werden monatlich aus Zetteln zusammengesucht.
Bei vielen Objekten fehlt der Überblick, welche Kontrolle überfällig ist und wo Mängel offen sind.
So unterstützt ProtocolHero Reinigungsdienste
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Qualitätskontrolle je Objekt und Bereich
Bereiche und Räume als wiederkehrende Blöcke mit Bewertung, Foto und Kommentar – die Objektleitung kontrolliert auf dem Handy, auch offline.
Reklamationen als Web-Formular
Auftraggeber melden Mängel über ein Formular auf Ihrer Website; die Meldung landet als Einreichung und Karte auf dem Board – mit Verantwortlichem und Frist.
Leistungsnachweis als PDF
Kontrollen und Sonderleistungen werden freigegeben und als PDF an den Auftraggeber übergeben – einzeln oder gesammelt im Sammel-Export.
Überblick für die Bereichsleitung
Die Dokumentenzentrale zeigt je Objekt und Team, was erledigt, offen oder überfällig ist; der Hero Agent postet die offene Liste in Ihren Kanal.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Kontroll- und Nachweisvorlagen anlegen
Qualitätskontrolle, Objektbegehung, Leistungsnachweis Sonderreinigung, Reklamation, Übergabe – eine Vorlage je Prozess, mit Bereichen als wiederkehrenden Blöcken.
- 2
Objekte und Leistungsverzeichnisse in der Datenbank
Objekt, Bereiche, Intervalle, Ansprechpartner beim Auftraggeber. Die Kontrolle kennt die vereinbarten Leistungen.
- 3
Objektleitung kontrolliert mobil
Bewertung je Bereich mit Foto, auch offline im Keller. Reinigungskräfte quittieren Einweisungen und Übergaben per Unterschrift auf dem Smartphone.
- 4
Reklamationen kommen strukturiert an
Web-Formular oder E-Mail an den Kanal; der Hero Agent macht daraus eine Karte mit Objekt, Verantwortlichem und Frist.
- 5
Freigabe und Nachweis
Bereichsleitung gibt Kontrollen frei; der Auftraggeber erhält Link oder PDF – einzeln oder als Monatsexport.
- 6
Auswertung je Objekt
Wiederkehrende Mängel, Reaktionszeiten, überfällige Kontrollen – im Workspace sichtbar, für Kundengespräche und interne Steuerung.
Was eine verlorene Reklamation kostet
Ein Reinigungsunternehmen mit 80 Objekten führt monatlich mehrere hundert Kontrollen durch. Wenn die Objektleitung je Kontrolle 15 Minuten für Bogen, Fotos zuordnen und Übergabe ans Büro braucht und das Büro weitere 10 Minuten für Ablage und Monatsnachweis, sind das bei 400 Kontrollen rund 165 Stunden im Monat.
Der eigentliche Hebel ist der Vertrag: Ein Objekt mit 8.000 Euro Monatsumsatz, das wegen unbeantworteter Reklamationen gekündigt wird, kostet 96.000 Euro im Jahr. Mit einem Reklamationsprozess, in dem jede Meldung Verantwortlichen, Frist und Erledigungsfoto hat, verteidigen Sie Verträge mit Nachweisen statt mit Kulanz.
- Kontrollen auf dem Smartphone statt Papierbogen – auch für Kräfte ohne Schreibtisch
- Reklamationen mit Verantwortlichem, Frist und Foto – lückenlos für den Auftraggeber
- Monatsnachweis als Sammel-Export statt Zettelsuche
- Objektvergleich zeigt, wo Qualität kippt, bevor der Kunde es merkt
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Unsere Referenzen nutzen ProtocolHero für Prüfprotokolle, interne Prozesse und Nachweise gegenüber Kunden und Versicherern – dieselbe Mechanik wie bei Qualitätskontrolle und Leistungsnachweis in der Reinigung.
„Wirklich gute Kommunikation mit eurem Team – Fragen wurden immer schnell und effizient geklärt. Ein großer Vorteil ist, eigene Protokolle zu erstellen: Wir konnten z. B. eine eigene Drohnenflug-Einverständniserklärung direkt in ProtocolHero abbilden. ProtocolHero ist extrem vielseitig – wir nutzen es sogar für interne Prozesse wie unsere laufende Inventur.“
„Wir haben mittlerweile knapp 1.000 Dokumente mit ProtocolHero erstellt. Das zeigt, wie stark die Software bei uns im Alltag angekommen ist. Besonders wertvoll ist die klare Dokumentenzentrale: Wir sehen, welche Dokumente offen sind, wer woran arbeitet und was noch zu erledigen ist. Inzwischen nutzen wir ProtocolHero auch für die tägliche Stundenerfassung und die KI-Funktionen sind eine große Hilfe.“
„Gerade bei Wasserschäden und Arbeiten für Versicherungen ist eine saubere Dokumentation extrem wichtig. Es muss nachvollziehbar festgehalten werden, welcher Schaden vorlag, welche Maßnahmen durchgeführt wurden und wie die Instandsetzung erfolgt ist. Das hilft uns intern für den Überblick, aber auch nach außen bei Rückfragen mit Kunden und Versicherungen.“
Beliebte Vorlagen für Reinigungsdienste
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Reinigungsdienste
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In 15 Minuten klären wir, wo heute Zeit verloren geht, ob ProtocolHero zu Ablauf und Teamgröße passt und wie ein echtes Protokoll Ihres Betriebs digital aussieht. Kein allgemeiner Produktvortrag.