Hamacher Solar GmbHVom Elektroteam zum ganzen Betrieb: tausende Protokolle, ein System
Fünf Teams, eine feste Struktur: Bei Hamacher Solar werden Fehler im Prüfverfahren erkannt und direkt dem Verantwortlichen zugewiesen, Rückfragen laufen am Protokoll statt über E-Mail und WhatsApp – und jede Anlage ist vollständig dokumentiert, bevor die Rechnung rausgeht.
Der Betrieb auf einen Blick
- Betrieb
- Hamacher Solar GmbH
- Region
- Overath · Bergisches Land
- Mitarbeiter
- 64
- festangestellt
- Am Markt seit
- 2011
- Anfänge 2006 in Odenthal
- Google-Bewertung
- 4,8 / 5
- 271 Bewertungen · Stand Okt. 2026
- Teams
- Elektro · Wärme · Dach · Vertrieb · Backoffice
Hamacher Solar in Zahlen
Dokumente in ProtocolHero
TausendeAufnahmen, Montage-, Prüf- und Abnahmeprotokolle
Teams im System
Elektro · Wärme · Dach · Vertrieb · Backoffice
Gebaute Anlagen
3.200+PV-Anlagen von Hamacher Solar, schlüsselfertig
Hero KI Agenten
3 RollenProtokoll-Prüfung · Reklamationen · Büro & Backoffice – im Aufbau
Was sich für Hamacher verändert hat
Dieselben Leute, dieselben Anlagen – weniger Suchen, Nachfragen und Hinterherlaufen.
- Struktur
- Vorher: Jedes Team dokumentiert anders.
- Mit ProtocolHero: Eine Struktur für alle fünf Teams.
- Kommunikation
- Vorher: Verstreut über E-Mail, WhatsApp, Telefon.
- Mit ProtocolHero: Direkt am Protokoll, wo sie entsteht.
- Fehler
- Vorher: Fallen spät auf, Zuständigkeit unklar.
- Mit ProtocolHero: Erkannt im Prüfverfahren, direkt zugewiesen.
- Überblick
- Vorher: Was fehlt, weiß nur, wer nachfragt.
- Mit ProtocolHero: Status jedes Dokuments sichtbar.
- Abrechnung
- Vorher: Fehlt ein Nachweis, bleibt die Rechnung offen.
- Mit ProtocolHero: Abgerechnet, sobald alles geprüft ist.
- Agenten
- Vorher: Routine bindet Projektleiter und Büro.
- Mit ProtocolHero: Hero KI Agenten übernehmen wiederkehrende Aufgaben.
- Zeit
- Vorher: Das Team läuft Informationen hinterher.
- Mit ProtocolHero: Zeit fürs Planen, Bauen und für Kunden.
KI muss wiederkehrende Arbeit übernehmen, damit Projektleiter und Büro Zeit für Menschen statt Papier haben. Dafür hat Hamacher einen Partner gewählt, der selbst aus dem Handwerk kommt und Baustelle, Büro und Abrechnung kennt.
Ohne Abnahme keine Zahlung
Hamacher Solar baut seit 2011 schlüsselfertige Photovoltaikanlagen im Bergischen Land; angefangen hat André Hamacher 2006 in Odenthal. Heute plant, montiert und betreut der Betrieb aus Overath mit 64 festangestellten Mitarbeitern PV-Anlagen, Stromspeicher und Wärmepumpen. Über 3.200 Anlagen sind bereits gebaut.
Jede Anlage geht durch viele Hände: Der Vertrieb nimmt beim Kunden vor Ort auf, die Planung legt aus, Dachmontage und Elektroteam bauen und nehmen in Betrieb, das Wärmeteam installiert die Wärmepumpe, das Backoffice rechnet ab. An jeder Übergabe entsteht ein Dokument, und an jeder Übergabe kann eines fehlen.
Für Hamacher ist das keine Formalität. Die Zahlung hängt an der Dokumentation: Erst wenn Montage, Inbetriebnahme und Abnahme lückenlos belegt sind, bezahlt der Kunde. Ein fehlendes Foto oder ein nicht unterschriebenes Protokoll heißt im Zweifel, dass die Rechnung offen bleibt.
Die Kommunikation dazu lief verstreut: Rückfragen per E-Mail, Fotos per WhatsApp, Absprachen am Telefon – überall, nur nicht am Dokument selbst. Fiel ein Fehler auf, musste der Projektleiter erst klären, wer ihn behebt, und dann hinterherhaken, ob es passiert ist.
Die Frage war deshalb nicht, ob digital dokumentiert wird, sondern wie ein Betrieb mit fünf Teams sicherstellt, dass jedes Protokoll vollständig, geprüft und beim Richtigen ist – ohne dass die Projektleiter jedem Dokument selbst hinterherlaufen.
Erst die Elektriker, dann der ganze Betrieb
Ablauf
- 1
Zuerst
Elektroteam: Montage, Inbetriebnahme, Prüfung
- 2
Dann
Wärmeteam und Dachmontage
- 3
Danach
Vertrieb: Aufnahmen beim Kunden vor Ort
- 4
Heute
Backoffice: Prüfung, Zuweisung, Abrechnung
Den Anfang machten die Elektriker um M. Haußmann, Leitung Elektro und Service. Ihre Protokolle tragen die meisten Pflichtangaben – Messwerte, Fotos, Unterschriften – und genau dort werden Lücken später am teuersten.
Als das im Alltag lief, zogen die anderen Teams nach: das Wärmeteam mit seinen Installationen, die Dachdecker der Dachmontage und der Vertrieb, der die Aufnahmen beim Kunden direkt in ProtocolHero erfasst. Zuletzt kam das Backoffice dazu, das heute alle Dokumente an einer Stelle prüft, zuweist und für die Abrechnung nutzt.
Jedes Team hat eigene Vorlagen, alle arbeiten in derselben Struktur. Was der Vertrieb bei der Aufnahme erfasst, liegt für Planung und Montage bereit; was das Elektroteam einreicht, kommt geprüft im Backoffice an.
Fünf Teams, ein Prozess
Heute laufen bei Hamacher Solar tausende Dokumente über ProtocolHero – vom Aufnahmebogen des Vertriebs bis zum Abnahmeprotokoll der Elektriker. Der Betrieb nutzt die Plattform „all in“: Vorlagen für jedes Team, Prüfverfahren vor der Freigabe und feste Zuweisungen.
Jedes Protokoll durchläuft ein Prüfverfahren, bevor es freigegeben wird. Über die Zuweisung ist klar, wer ein Dokument ausfüllt, wer es prüft und was noch offen ist. Das Backoffice sieht auf einen Blick, welche Anlagen vollständig dokumentiert und damit abrechenbar sind.
Neben der Struktur zählt für Hamacher der Service: Fragen werden schnell beantwortet, neue Vorlagen und Teams setzt der Betrieb gemeinsam mit dem ProtocolHero-Team auf.
So ist ProtocolHero eingerichtet
- Eigene Vorlagen je Team: Elektro, Wärme, Dach, Vertrieb und Backoffice.
- Prüfverfahren: Jedes Protokoll wird vor der Freigabe geprüft.
- Zuweisung: Ausfüllen, Prüfen und Freigeben liegen jeweils bei einer festen Person.
- Aufnahmen des Vertriebs vor Ort als Grundlage für Planung und Montage.
- Vollständige Dokumentation als Voraussetzung für die Abrechnung beim Kunden.
Auf einen Blick
- Dokumente in ProtocolHero
- Tausende
- Teams im System
- 5
- Festangestellte Mitarbeiter
- 64
Bei Hamacher Solar hängt die Zahlung an der Dokumentation. Erst wenn Montage, Inbetriebnahme und Abnahme vollständig belegt sind, bezahlt der Kunde. Deshalb wird jedes Protokoll geprüft, bevor es rausgeht – und deshalb ist die Struktur in ProtocolHero für den Betrieb geschäftskritisch.
Genutzte Funktionen
- Eigene Vorlagen je Team
- Mobile Erfassung
- Fotos & Unterschrift vor Ort
- Prüfverfahren
- Zuweisung
- Dokumentenzentrale
Hero KI Agenten und ERP-Integration
Mit tausenden Dokumenten im System verschiebt sich die Frage: nicht mehr, ob alles erfasst ist, sondern wer es prüft. Genau dort setzt der nächste Ausbau an. Gemeinsam mit Hamacher Solar bauen wir Hero KI Agenten, die als digitale Kollegen im Betrieb mitarbeiten – zugeschnitten auf die Abläufe von Hamacher und vom Team selbst verwaltet.
Die Anbindung an das ERP von Hamacher haben wir passend auf ihren Ablauf umgesetzt: Daten aus dem ERP fließen direkt in die Protokolle, statt erneut eingetippt zu werden, und Kalender und Termine lassen sich in ProtocolHero nutzen. Das bestehende System bleibt – ProtocolHero dockt an.
Prüf-Agent für Protokolle
Erkennt fehlerhafte oder unvollständige Protokolle direkt nach dem Einreichen, prüft sie gegen die Vorgaben und meldet, was fehlt. Die Projektleiter werden entlastet und schauen nur noch dort hin, wo ihre Entscheidung gebraucht wird.
Reklamations-Agent
Nimmt Reklamationen auf, ordnet sie Kunde und Anlage zu und legt die Aufgabe beim richtigen Team an – mit den Protokollen der Anlage griffbereit.
Büro- & Backoffice-Agenten
Übernehmen Routine im Büro: Vollständigkeit nachhalten, Unterlagen nachfordern, Dokumente ablegen und für die Abrechnung bereitstellen.
ERP-Integration
Passend auf den Ablauf von Hamacher umgesetzt: ERP-Daten fließen direkt in die Protokolle, Kalender und Termine sind in ProtocolHero nutzbar.
„Bei uns gilt: Ohne vollständiges Protokoll zahlt der Kunde nicht. Angefangen haben wir mit dem Elektroteam, heute arbeiten Wärme, Dach, Vertrieb und Büro im selben System – tausende Dokumente, jedes geprüft und dem Richtigen zugewiesen. Und wenn wir etwas brauchen, ist das ProtocolHero-Team sofort da.“
Sprechen wir über Ihre Prüfprozesse
In 20 Minuten klären wir, welche Protokolle bei Ihnen zuerst umgestellt werden sollten, wie Ihre Vorlagen übernommen werden und was ein Pilot in vier Wochen misst.