Der Einzug in eine Pflegeeinrichtung ist für Bewohner und Angehörige ein großer Schritt. Damit nichts vergessen wird, führt diese Checkliste durch Vertrag und Unterlagen, Medikation und Hilfsmittel, Zimmerübergabe mit Inventar und die ersten Schritte der Pflegeplanung.
Kurz erklärt
Checkliste Heimaufnahme als Vorlage: Bewohnerdaten, Vertretung, Vertrag nach WBVG, Medikation, Hilfsmittel und Zimmerübergabe mit Inventar dokumentieren.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Bewohnerdaten und Pflegegrad
Angehörige und Vertretung
Vertrag nach WBVG
Kosten und Unterlagen
Medikation und Hilfsmittel
Erste Risikoeinschätzungen
Zimmerübergabe mit Inventar
Abläufe und Unterschriften
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und jede Aufnahme vollständig dokumentieren.
Vor Vertragsschluss erhalten künftige Bewohner nach § 3 WBVG in Textform Informationen über Leistungen, Entgelte und Ausstattung. Der Wohn- und Betreuungsvertrag wird schriftlich geschlossen. Die Checkliste hält fest, dass beides rechtzeitig erfolgt ist und die Kosten erläutert wurden.
Mit dem Einzug werden Medikationsplan, Hilfsmittel und Gewohnheiten übernommen und erste Risikoeinschätzungen begonnen. Die Zimmerübergabe mit Inventar klärt, was der Einrichtung gehört und was mitgebracht wurde. Ein Gespräch nach einigen Wochen zeigt, wie die Eingewöhnung verläuft.
Bei der Aufnahme fehlen oft:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
