Ein Compliance-Managementsystem soll Rechtsverstöße verhindern, erkennen und konsequent aufarbeiten. Ob es wirkt, zeigt das interne Audit. Diese Vorlage führt durch die Anforderungen der ISO 37301 und hält Stichproben, Feststellungen und Maßnahmen fest.
Kurz erklärt
Internes Audit nach ISO 37301 als Vorlage: Compliance-Pflichten, Risiken, Schulung, Hinweisgebersystem und Kontrollen des CMS prüfen und dokumentieren.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Auditdaten und Geltungsbereich
Compliance-Pflichten und Risiken
Führung und Compliance-Funktion
Schulung und Kommunikation
Kontrollen und Geschäftspartner
Hinweisgebersystem
Stichproben
Feststellungen und Ergebnis
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und jedes CMS-Audit mit Feststellungen und Fristen dokumentieren.
ISO 37301 folgt der einheitlichen Grundstruktur der Managementsystemnormen: Kontext, Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb, Bewertung der Leistung und Verbesserung. Kern sind die Ermittlung der Compliance-Pflichten, die Beurteilung der Compliance-Risiken und wirksame Kontrollen. Die Norm ist zertifizierbar.
Das Audit prüft, ob Beschäftigte Bedenken vertraulich melden können, ob Hinweise fristgerecht bearbeitet werden und ob Untersuchungen unabhängig ablaufen. In Deutschland gelten dafür zusätzlich die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes, etwa die Eingangsbestätigung nach sieben Tagen und die Rückmeldung innerhalb von drei Monaten.
Typisch sind:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
