Wer im Betrieb eine Handkasse führt, muss jede Bareinnahme und -ausgabe nachvollziehbar festhalten. Diese Vorlage erfasst die Buchungen mit Beleg, Steuersatz und laufendem Bestand und schließt jeden Zeitraum mit dem Abgleich von Buch- und Zählbestand ab.
Kurz erklärt
Kassenbuch für die Handkasse als Vorlage: Bareinnahmen und -ausgaben mit Beleg, Steuersatz und laufendem Bestand erfassen und mit dem Zählbestand abgleichen.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Kasse und Verantwortliche
Anfangsbestand
Buchungen mit Beleg-Nr.
Art und Buchungstext
Betrag und Steuersatz
Laufender Bestand
Prüfpunkte zu Belegen
Zählbestand und Unterschriften
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und jede Barbewegung mit Beleg festhalten.
Nach § 146 Abs. 1 AO sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Eintragungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die GoBD verlangen zudem, dass jede Buchung durch einen Beleg nachgewiesen wird.
Ein Kassenbestand kann nie negativ sein – ein rechnerisches Minus deutet auf fehlende oder falsch erfasste Buchungen hin. Beim Kassenabschluss wird das vorhandene Bargeld gezählt und mit dem Bestand laut Kassenbuch verglichen. Differenzen werden geklärt und nachvollziehbar dokumentiert.
Bei der Prüfung fallen oft auf:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
