Ob Ersatzgerät während der Reparatur, Testgerät oder Mietgerät: Wer Kunden ein Gerät überlässt, sollte Zustand, Dauer und Haftung festhalten. Diese Vorlage regelt die Überlassung als Leihe oder Miete und enthält gleich das Rückgabeprotokoll mit Schäden und Kosten.
Kurz erklärt
Leihvertrag für Geräte und Ersatzgeräte als Vorlage: Leihe oder Miete nach BGB, Gerätedaten, Zustand, Dauer, Haftung und Rückgabeprotokoll mit Unterschriften.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Vertragsparteien und Vertragsart
Anlass der Überlassung
Geräte mit Zubehör und Wert
Zustand bei Übergabe
Dauer, Mietpreis und Kaution
Pflichten und Haftung
Rückgabeprüfung
Unterschriften bei Übergabe und Rückgabe
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und Übergabe wie Rückgabe digital unterschreiben.
Wird ein Gerät unentgeltlich überlassen, handelt es sich um eine Leihe nach §§ 598 ff. BGB. Wird ein Entgelt vereinbart, gilt das Mietrecht nach §§ 535 ff. BGB. Bei der Leihe hat der Entleiher Veränderungen und Verschlechterungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch nicht zu vertreten und darf das Gerät ohne Erlaubnis nicht Dritten überlassen.
Zustand, Zubehör und Wert werden bei der Übergabe je Gerät festgehalten und mit Fotos belegt. Bei der Rückgabe zeigt der Vergleich sofort, ob Schäden entstanden sind. Kosten und Verrechnung einer Kaution werden direkt im Protokoll vermerkt.
Oft unklar sind:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
