Digitale Prüfprotokolle für Elektrobetriebe
Schluss mit handschriftlichen Prüfprotokollen und Excel-Vorlagen. Erfassen Sie DGUV V3-Prüfungen, E-Checks und Messprotokolle direkt vor Ort – auch offline – und übergeben Sie sie als sauberes PDF.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Elektro heute dokumentiert – und was das kostet
Ein Elektrobetrieb produziert jeden Tag Prüfprotokolle: Erst- und Wiederholungsprüfung ortsfester Anlagen, Betriebsmittelprüfung nach DGUV Vorschrift 3, E-Check, Inbetriebnahme, Abnahme mit dem Kunden. Jedes Protokoll hat Messwerte je Stromkreis, Sichtprüfung, Mängel und eine Bewertung – und jede Prüfung braucht die Historie der letzten. Heute steht das auf Prüfbögen im Fahrzeug, in der Software des Messgeräts und in Word-Vorlagen im Büro, die abends zusammengeführt werden.
Das kostet an drei Stellen: Der Monteur schreibt vor Ort und tippt abends noch einmal. Das Büro formatiert, korrigiert Zahlendreher und sucht die Fotos aus dem Team-Chat. Und der Kunde bekommt den Bericht Tage nach der Prüfung – die Rechnung entsprechend später. Mängel stehen zwar im Protokoll, aber niemand weist sie zu; die Nachbesserung wird beim nächsten Termin „mitgemacht“ oder vergessen.
Für den Inhaber heißt das: Er weiß nicht, welche Prüfungen offen sind, welche Anlagen bald fällig werden und ob im Streitfall das Protokoll vollständig und von der verantwortlichen Elektrofachkraft freigegeben ist. ProtocolHero beantwortet genau das – und schließt mehr Prüfungen mit demselben Team ab, weil Messwerte, Mängel und Freigaben nicht mehr abgetippt werden.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- Elektrofachbetriebe mit Monteuren im Außendienst und Prüfern für DGUV V3 und Anlagenprüfungen
- Elektro- und Gebäudetechnikbetriebe mit Wartungsverträgen für Gewerbe, Industrie und Wohnungswirtschaft
- Betriebe mit eigener Prüfabteilung, die Betriebsmittel und ortsfeste Anlagen wiederkehrend prüfen
- Elektroplaner und Generalunternehmer, die Prüfungen von Nachunternehmern einsammeln und freigeben müssen
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Messwerte einmal erfassen, nie mehr abtippen
Jeder Stromkreis ist eine Zeile eines wiederkehrenden Blocks mit Pflichtfeldern für Riso, Schleifenimpedanz, RCD-Auslösung und Bewertung. Die Dokumentation ist nach DIN VDE 0100-600 strukturiert; der Hero Agent liest CSV-Exporte des Messgeräts oder Fotos vom Display ein. Der Prüfer kann keinen Stromkreis überspringen, das Büro tippt nichts mehr ab.
Sie sehen jede Anlage, jede Frist, jeden Prüfer
Anlagen und Betriebsmittel liegen mit Standort, Intervall und Vorwerten in der Datenbank. Die Dokumentenzentrale zeigt je Kunde und Prüfer, was im Entwurf, in Prüfung oder freigegeben ist. Der Hero Agent postet fällige Wiederholungsprüfungen in Ihren Kanal, bevor der Kunde fragt.
Freigabe durch die verantwortliche Elektrofachkraft, mit Zeitstempel
Der Prüfer reicht ein, die verantwortliche Elektrofachkraft prüft und gibt frei, der Kunde erhält den Link. Jeder Schritt steht im Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempel; das PDF trägt Unterschrift und optional einen SHA-256-Dateinachweis. Bei einer Haftungsfrage zeigen Sie in Sekunden, wer wann gemessen und freigegeben hat.
Mängel werden zugewiesen, nicht nur notiert
Jedes Protokoll landet als Karte auf dem Board. Der Hero Agent erkennt Mängel nach Ihren Regeln, verschiebt die Karte nach „Mangel offen“, weist den Monteur zu, setzt die Frist und fragt das Foto der Behebung nach. Aus dem Mangel wird ein Auftrag – und damit Umsatz, der heute liegen bleibt.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
DGUV V3-Prüfungen werden auf Papierformularen erfasst und müssen abends mühsam in Word oder Excel abgetippt werden.
Messwerte aus dem Prüfgerät landen auf Zetteln – fehleranfällig, schwer auffindbar und ohne nachvollziehbare Ablage.
Wiederkehrende Prüffristen werden in einer Excel-Liste verwaltet, an die niemand denkt, bis der Kunde nachfragt.
Bei Reklamationen oder im Schadensfall fehlt der lückenlose Nachweis, wer wann was geprüft hat.
So unterstützt ProtocolHero Elektro
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Prüfprotokolle vor Ort ausfüllen
Standardisierte Vorlagen für DGUV V3, E-Check und DIN VDE 0100-600 direkt am Smartphone oder Tablet ausfüllen – inklusive Mess- und Grenzwerten, Fotos und Mängelliste.
Mängel mit Foto dokumentieren
Festgestellte Mängel sofort fotografieren, verorten und mit Maßnahmen versehen. Nichts geht zwischen Baustelle und Büro verloren.
Prüffristen im Blick behalten
Anlagen, Geräte und Kunden als Datenbank hinterlegen und wiederkehrende Prüfungen strukturiert wiederfinden – statt sie in verstreuten Excel-Listen zu suchen.
PDF-Übergabe mit Freigabe und Unterschrift
Geprüfte Protokolle digital freigeben, unterschreiben lassen und als professionelles PDF mit Ihrem Logo an den Kunden übergeben.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Prüfvorlagen zentral anlegen
Anlagenprüfung, Betriebsmittelprüfung, E-Check, Inbetriebnahme, Abnahme – einmal als Vorlage mit Pflichtfeldern, Messwerttabellen und Bewertungslogik. Alle Prüfer arbeiten mit demselben Stand.
- 2
Anlagen und Betriebsmittel in der Datenbank
Kunde, Standort, Verteiler, Stromkreise, Betriebsmittel mit Inventarnummer, Prüfintervall und Vorwerten. Bei jeder Prüfung wird die Anlage gewählt, die Stammdaten fließen ins Protokoll.
- 3
Prüfer misst vor Ort – auch offline
Messwerte je Stromkreis auf dem Tablet, Fotos je Mangel, Sichtprüfung als Checkliste. Im Technikraum ohne Empfang wird weitergearbeitet; synchronisiert wird, sobald Netz da ist.
- 4
Messgerät und Fotos einlesen
CSV-Export des Prüfgeräts oder Foto vom Display: Der Hero Agent überträgt die Werte in die richtigen Felder. Der Prüfer kontrolliert, statt abzuschreiben.
- 5
Freigabe und Kundenübergabe
Die verantwortliche Elektrofachkraft prüft Werte und Bewertung und gibt frei. Der Kunde erhält Link und PDF – wer Zugang zum Workspace braucht, bekommt eine Rolle, wer nur lesen soll, den geschützten Link.
- 6
Mängel und nächste Prüfung
Mängel liegen mit Verantwortlichem und Frist auf dem Board; die Behebung wird mit Foto im selben Protokoll verlinkt. Die Wiederholungsprüfung steht mit Frist in der Datenbank.
Rechnen Sie es an Ihrem Betrieb durch
Ein Elektrobetrieb mit zwölf Monteuren, von denen vier regelmäßig prüfen, erstellt schnell 120 Prüfprotokolle im Monat. Wenn je Protokoll 30 Minuten für Abtippen der Messwerte, Fotos zuordnen, Formatieren und Ablage anfallen, sind das 60 Stunden im Monat – Arbeitszeit einer Fachkraft, in der niemand prüft und niemand fakturiert.
Mit ProtocolHero ist das Protokoll fertig, wenn der Prüfer die Anlage verlässt. Im Büro bleibt die fachliche Freigabe, typischerweise wenige Minuten. Dazu kommt, was heute nicht passiert: Ein Mangel, der als Auftrag vergessen wird. Eine Wiederholungsprüfung, die der Wettbewerber macht, weil niemand die Frist gesehen hat. Ein Haftungsfall, in dem der Nachweis unvollständig ist.
- Messwerte einmal vor Ort erfassen – CSV und Fotos liest der Hero Agent ein
- Pflichtfelder je Stromkreis verhindern Nachfahrten und Rückfragen
- Fristenüberblick sichert Wiederholungsprüfungen und wiederkehrenden Umsatz
- Freigabe mit Zeitstempel und PDF senkt Haftungs- und Streitrisiko
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
„Mit ProtocolHero läuft unsere Dokumentation heute deutlich strukturierter und einfacher. Gerade im Alltag ist es wichtig, dass Informationen nicht verloren gehen und wir alles schnell an einem Ort wiederfinden. Das spart Zeit und bringt mehr Klarheit ins Team. Was ich außerdem gut finde: ProtocolHero ist vielseitig einsetzbar – ob Schlüsselübergabe, Baudokumentation oder wichtige Prüfprotokolle.“
„Wir haben mittlerweile knapp 1.000 Dokumente mit ProtocolHero erstellt. Das zeigt, wie stark die Software bei uns im Alltag angekommen ist. Besonders wertvoll ist die klare Dokumentenzentrale: Wir sehen, welche Dokumente offen sind, wer woran arbeitet und was noch zu erledigen ist. Inzwischen nutzen wir ProtocolHero auch für die tägliche Stundenerfassung und die KI-Funktionen sind eine große Hilfe.“
„Wir nutzen ProtocolHero inzwischen täglich, und es hat unsere Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht. Besonders das KI-Feature spart uns sehr viel Zeit, weil wir nicht mehr alles händisch eintippen müssen. Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben wie einem E-Check nimmt uns das System spürbar Arbeit ab. ProtocolHero ist wirklich selbsterklärend – man findet sich schnell zurecht.“
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Fragen rund um Elektro
Hinweis: ProtocolHero unterstützt bei einer strukturierten, nachvollziehbaren Dokumentation. Die fachliche Bewertung und die fachgerechte Durchführung der Prüfungen verbleiben beim ausführenden Betrieb und seinen befähigten Personen.
Was ein Hero Agent im Büro und im Recruiting übernimmt
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In 15 Minuten klären wir, wo heute Zeit verloren geht, ob ProtocolHero zu Ablauf und Teamgröße passt und wie ein echtes Protokoll Ihres Betriebs digital aussieht. Kein allgemeiner Produktvortrag.