Digitale Übergabe- & Begehungsprotokolle für Hausverwaltungen
Wohnungsübergaben, Zählerstände und Objektbegehungen mit Fotos sauber festhalten – statt Papierformularen, die später niemand mehr findet.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Hausverwaltungen heute dokumentiert – und was das kostet
Eine Hausverwaltung dokumentiert an vielen Stellen zugleich: Wohnungsübergaben bei Ein- und Auszug, Objektbegehungen zur Verkehrssicherung, Kontrolle der Hausmeister- und Reinigungsdienstleister, Schadensmeldungen von Mietern. Heute macht das jeder Objektbetreuer anders – ein Übergabeprotokoll aus Word, eines auf Papier, Fotos auf dem privaten Handy. Wenn der Mitarbeiter wechselt, wechselt das Formular.
Das kostet an drei Stellen: Bei der Kautionsabrechnung fehlt das Foto vom Zustand bei Einzug, und die Verwaltung gibt nach. Bei einem Sturz im Treppenhaus muss belegt werden, wann zuletzt begangen wurde – und das Protokoll liegt in einem Ordner im Objekt. Und Dienstleister liefern Leistungsnachweise, die niemand gegen den Vertrag prüft, weil die Zeit fehlt.
Für die Geschäftsführung heißt das: Sie weiß nicht, ob alle Objekte fristgerecht begangen wurden, wie viele Mängel offen sind und ob Übergaben in jedem Objekt gleich dokumentiert werden. ProtocolHero macht Übergaben und Objektkontrollen einheitlich – auch mit wechselnden Mitarbeitern und Dienstleistern.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- Hausverwaltungen mit verwaltetem Bestand und mehreren Objektbetreuern
- Wohnungsgenossenschaften und kommunale Wohnungsgesellschaften mit eigenem Regiebetrieb
- WEG- und Mietverwaltungen, die Hausmeister- und Reinigungsdienstleister steuern
- Verwaltungen mit hoher Fluktuation bei Objektbetreuern und externen Übergabediensten
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Jede Übergabe gleich – egal wer sie macht
Eine zentrale Übergabevorlage mit Räumen als wiederkehrenden Blöcken, Pflichtfeldern für Zählerstände, Schlüssel und Zustand je Raum, Fotos und Unterschriften beider Parteien. Neue Objektbetreuer und externe Übergabedienste arbeiten vom ersten Tag mit demselben Stand.
Kautionsdiskussionen mit Fotos vom Einzugstag beenden
Einzugs- und Auszugsprotokoll hängen an der Einheit in der Datenbank. Der Zustand bei Einzug liegt mit Foto, Zeitstempel und Unterschrift des Mieters vor – die Verwaltung zeigt statt zu diskutieren. Der Mieter erhält seinen Link mit PDF sofort nach der Übergabe.
Verkehrssicherung je Objekt mit Frist und Beleg
Begehungsintervalle liegen an den Objekten; die Dokumentenzentrale zeigt, welches Objekt überfällig ist. Der Hero Agent postet die Liste in Ihren Kanal. Nach einem Vorfall belegen Sie in Sekunden, wer wann begangen hat und was festgestellt wurde.
Mieter- und Dienstleistermeldungen werden Karten mit Frist
Mieter melden Schäden per Web-Formular auf Ihrer Website, Dienstleister liefern Nachweise per geschütztem Link ohne Lizenz. Der Hero Agent legt Karten an, weist Objektbetreuer oder Hausmeister zu, setzt Fristen und fragt das Erledigungsfoto nach.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Wohnungsübergaben werden auf Papierformularen ausgefüllt, später im Büro abgetippt und sind im Streitfall lückenhaft.
Zählerstände und Fotos vom Übergabetermin liegen unsortiert auf dem Handy.
Objektbegehungen und Mängel werden in unterschiedlichen Excel-Listen geführt.
Bei Mieterwechseln fehlt der schnelle Vergleich zwischen Einzugs- und Auszugsprotokoll.
So unterstützt ProtocolHero Hausverwaltungen
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Übergabeprotokolle mit Fotos
Wohnungsübergaben vor Ort dokumentieren – Räume, Zustand, Zählerstände und Fotos in einem strukturierten Protokoll.
Zählerstände sauber erfassen
Strom, Gas, Wasser und Heizung als strukturierte Felder festhalten – inklusive Foto des Zählerstands als Nachweis.
Objekte & Einheiten als Datenbank
Objekte, Wohneinheiten und Mieter strukturiert hinterlegen und alle Protokolle je Einheit zentral wiederfinden.
PDF-Übergabe mit Unterschrift und Zeitstempel
Protokolle vom Mieter vor Ort unterschreiben lassen und sofort als PDF an beide Parteien übergeben.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Vorlagen für Übergabe, Begehung, Kontrolle
Wohnungsübergabe, Objektbegehung Verkehrssicherung, Hausmeister-Kontrolle, Reinigungskontrolle, Schadensmeldung – zentral gepflegt, für alle Objektbetreuer verbindlich.
- 2
Objekte und Einheiten in der Datenbank
Liegenschaft, Einheit, Mieter, Zähler, Schlüssel, Begehungsintervall, zuständiger Dienstleister. Jedes Protokoll hängt an Objekt oder Einheit.
- 3
Objektbetreuer dokumentiert vor Ort
Übergabe Raum für Raum auf dem Tablet, Fotos je Mangel, Unterschriften beider Parteien – auch offline im Keller. Der Mieter erhält den Link sofort.
- 4
Dienstleister und Mieter liefern in Ihr System
Hausmeister- und Reinigungsfirmen füllen per geschütztem Link aus; Mieter melden per Web-Formular. Der Hero Agent macht Karten mit Objekt, Verantwortlichem und Frist daraus.
- 5
Freigabe und Ablage an der Einheit
Teamleitung gibt frei; das PDF hängt an Einheit oder Objekt und ist bei Kautionsabrechnung oder Eigentümerversammlung in Sekunden auffindbar.
- 6
Auswertung je Objekt und Dienstleister
Überfällige Begehungen, offene Mängel, Reaktionszeiten der Dienstleister – im Workspace sichtbar, als Grundlage für Vertragsgespräche und Sammel-Export für Eigentümer.
Was eine strittige Kaution und eine fehlende Begehung kosten
Eine Verwaltung mit 6.000 Einheiten und acht Objektbetreuern hat leicht 60 Übergaben und 100 Begehungen und Kontrollen im Monat. Wenn je Vorgang 25 Minuten für Übertragen, Fotos zuordnen, Ablage und Versand an Mieter oder Eigentümer anfallen, sind das rund 65 Stunden monatlich – neben der eigentlichen Arbeit vor Ort.
Der größere Posten steht nicht in der Tabelle: eine Kaution, die wegen fehlender Einzugsfotos nicht einbehalten werden kann; ein Haftungsfall, in dem die letzte Begehung nicht belegbar ist; ein Eigentümer, der die Verwaltung wechselt, weil die Nachweise bei der Versammlung fehlten. Mit einheitlichen Übergaben, Begehungsfristen je Objekt und Fotos am Vorgang werden diese Fälle zur Ausnahme.
- Eine Übergabevorlage für alle Objektbetreuer und externe Übergabedienste
- Einzugszustand mit Foto, Zeitstempel und Unterschrift – Kaution belegen statt diskutieren
- Begehungsfristen je Objekt mit Erinnerung durch den Hero Agenten
- Dienstleister-Nachweise und Mietermeldungen als Karten mit Frist statt in Postfächern
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Unsere Referenzen nutzen ProtocolHero für Schlüsselübergaben, Baudokumentation und Nachweise gegenüber Versicherungen – dieselbe Mechanik wie bei Übergaben und Objektkontrollen in der Hausverwaltung.
„Mit ProtocolHero läuft unsere Dokumentation heute deutlich strukturierter und einfacher. Gerade im Alltag ist es wichtig, dass Informationen nicht verloren gehen und wir alles schnell an einem Ort wiederfinden. Das spart Zeit und bringt mehr Klarheit ins Team. Was ich außerdem gut finde: ProtocolHero ist vielseitig einsetzbar – ob Schlüsselübergabe, Baudokumentation oder wichtige Prüfprotokolle.“
„Gerade bei Wasserschäden und Arbeiten für Versicherungen ist eine saubere Dokumentation extrem wichtig. Es muss nachvollziehbar festgehalten werden, welcher Schaden vorlag, welche Maßnahmen durchgeführt wurden und wie die Instandsetzung erfolgt ist. Das hilft uns intern für den Überblick, aber auch nach außen bei Rückfragen mit Kunden und Versicherungen.“
„Mit ProtocolHero läuft unsere Dokumentation einfach deutlich sauberer und schneller. Gerade im Alltag ist es wichtig, dass Prüfprotokolle und Unterlagen direkt an einem Ort sind und man nicht lange suchen muss. Für mich ist vor allem gut, dass ich einen schnellen Überblick habe, was schon erledigt ist und was noch offen ist.“
Beliebte Vorlagen für Hausverwaltungen
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Hausverwaltungen
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In 15 Minuten klären wir, wo heute Zeit verloren geht, ob ProtocolHero zu Ablauf und Teamgröße passt und wie ein echtes Protokoll Ihres Betriebs digital aussieht. Kein allgemeiner Produktvortrag.