Kann ich die Vorlagen an meinen Betrieb anpassen?

Ja. Du kannst jede Vorlage mit eigenen Feldern, Abschnitten und Pflichtangaben erweitern oder komplett eigene Vorlagen aufbauen.

Gibt es Vorlagen für Belege?

Ja. Reisekosten und Bewirtung liegen als Vorlagen bereit; Eigenbelege baust du analog als Formular. Das ist strukturierte Dokumentation – keine Buchhaltung, kein Steuerversprechen.

Für welche Gewerke gibt es Vorlagen?

Die Bibliothek deckt typische Protokolle vieler Gewerke ab – von Elektro über SHK bis Facility Management. Vorlagen lassen sich frei anpassen.

Arbeitet das ganze Team mit denselben Vorlagen?

Ja. Freigegebene Vorlagen stehen allen zur Verfügung, sodass jede Dokumentation einheitlich und vollständig bleibt.

Vorlagen

Vorlagenbibliothek für jedes Gewerk

Bewährte Vorlagen für viele Gewerke – inklusive Belege wie Reisekosten und Bewirtung. Nutze sie direkt oder passe sie mit eigenen Feldern an. Kein Aufbau von Null, kein Word-Chaos.

Intro call

Minutes, not days

Ready to go with proven templates instead of starting from scratch.

Many trades

Covering electrical, plumbing, facility management and more.

100% consistent

Everyone works with the same reviewed structures.

Template editor

Build the perfect template.

Assemble fields, sections and required entries via drag and drop — no IT needed. Every template fits your trade exactly.

Text, choice, date, photo, signature
Required fields prevent gaps
Structure sections freely

Maintain once

Build once, use across the whole team.

Released templates are instantly available to everyone, so every record stays consistent, complete and comparable.

Reviewed templates for the team
Update versions centrally

On site

Every template becomes a submission.

Open the template on a phone or tablet and fill it in right on site — always in the same clean structure.

Receipts

Travel, hospitality, self-issued receipts.

Same templates as a protocol: fields, photo, approval. Travel and hospitality are ready; self-issued receipts you build the same way. Not bookkeeping software.

Travel-expense template
Hospitality receipt with invoice photo
Self-issued receipts as a structured form

How it works

In just a few steps

1

Wähle eine Vorlage aus der Bibliothek oder erstelle eine eigene.

2

Passe Felder, Abschnitte und Pflichtangaben an dein Gewerk an.

3

Gib die Vorlage für dein Team frei.

4

Fülle Protokolle vor Ort aus – immer im gleichen, sauberen Aufbau.

Your digital team member takes over

Have protocols built – and checked.

Tell your Hero Agent which protocol you need. It builds it from your templates, checks structure and required fields after every change, renders a preview and reports what is missing.

Discover Hero AgentHero & Enterprise plans · tailored to your business

Create, duplicate and publish protocols from templates
Self-check: structure, required fields, preview
@Agent in the editor for block changes
Controlled in the app or via MCP

At a glance

Features at a glance

Everything this feature brings — summed up.

Prüfprotokoll für wiederkehrende Prüfungen
Wartungsprotokoll für nachvollziehbare Einsätze
Abnahmeprotokoll mit Freigabe
Regie- und Servicebericht
Mängelprotokoll mit Foto und Beschreibung
Reisekostenabrechnung als digitale Vorlage
Bewirtungsbeleg mit Foto der Rechnung
Eigenbelege als strukturiertes Formular
Eigene Felder, Abschnitte und Pflichtangaben

Trusted by trades

Trades across the field rely on ProtocolHero every day.

Bei uns gilt: Ohne vollständiges Protokoll zahlt der Kunde nicht. Angefangen haben wir mit dem Elektroteam, heute arbeiten Wärme, Dach, Vertrieb und Büro im selben System – tausende Dokumente, jedes geprüft und dem Richtigen zugewiesen. Und wenn wir etwas brauchen, ist das ProtocolHero-Team sofort da.

M. Haußmann

Hamacher Solar GmbH

FAQ

Frequently asked questions

Kann ich die Vorlagen an meinen Betrieb anpassen?: Ja. Du kannst jede Vorlage mit eigenen Feldern, Abschnitten und Pflichtangaben erweitern oder komplett eigene Vorlagen aufbauen.
Gibt es Vorlagen für Belege?: Ja. Reisekosten und Bewirtung liegen als Vorlagen bereit; Eigenbelege baust du analog als Formular. Das ist strukturierte Dokumentation – keine Buchhaltung, kein Steuerversprechen.
Für welche Gewerke gibt es Vorlagen?: Die Bibliothek deckt typische Protokolle vieler Gewerke ab – von Elektro über SHK bis Facility Management. Vorlagen lassen sich frei anpassen.
Arbeitet das ganze Team mit denselben Vorlagen?: Ja. Freigegebene Vorlagen stehen allen zur Verfügung, sodass jede Dokumentation einheitlich und vollständig bleibt.

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Aus jeder Vorlage entsteht eine Einreichung – ausgefüllt direkt auf der Baustelle, mit Fotos, Messwerten und Unterschrift. Vollständig und nachvollziehbar.

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Klare Verantwortlichkeiten und ein nachvollziehbarer Ablauf für dein Team: Protokolle zuweisen, im Vier-Augen-Prinzip prüfen und sauber freigeben.

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