Handwerk digital:E-Rechnung, Angebote und KI
Am 29. Oktober waren wir als Aussteller bei „Handwerk digital“ der Handwerkskammer in Regensburg. Volles Haus, viele Fragen, gute Gespräche. Hier findest du alles, worüber wir am Stand gesprochen haben – und wie dein Betrieb vom Auftrag bis zur Rechnung digital arbeitet.
- 29.10.2026
- HWK Regensburg
- Markt der Möglichkeiten
- Ausgebucht
- Handwerk digital in Regensburg
- E-Rechnung
- Versandpflicht im B2B ab 2027/28
- 1.000+
- fertige Vorlagen für dein Handwerk
- Persönlich
- Ansprechpartner statt Hotline
So war der Abend in Regensburg
Die Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz hatte zu „Handwerk digital: E-Rechnungspflicht, Digitalisierung und KI im Fokus“ eingeladen – und der Saal war bis auf den letzten Platz belegt.
Nach den Vorträgen ging es im Markt der Möglichkeiten an die Stände. An unserem haben wir live gezeigt, wie ein Protokoll auf dem Tablet entsteht, wie die KI Fotos und Messwerte auswertet und wie daraus ein fertiges PDF für den Kunden wird.
Was uns besonders gefreut hat: das Feedback. Viele Betriebe haben direkt ihre eigenen Abläufe beschrieben – vom Aufmaß über das Angebot bis zur Rechnung. Genau dort setzen wir an.
Darüber haben wir am Stand am meisten gesprochen
- Was ändert sich mit der E-Rechnungspflicht für meinen Betrieb?
- Wie spare ich mir das Abtippen von Notizen und Fotos im Büro?
- Kann mir KI bei Angeboten wirklich Arbeit abnehmen?
- Wie bekomme ich mein Team mit, ohne lange Schulung?
Was die E-Rechnung für deinen Handwerksbetrieb bedeutet
Die E-Rechnung kommt schrittweise. Wer früh weiß, was gilt, stellt seine Abläufe in Ruhe um – statt kurz vor der Frist.
- Seit 1. Januar 2025
E-Rechnungen empfangen
Jeder Betrieb muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
- Ab 1. Januar 2027
Versand für größere Betriebe
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss an Geschäftskunden E-Rechnungen schicken. Papier und einfache PDFs reichen dann nicht mehr.
- Ab 1. Januar 2028
Pflicht für alle im B2B
Dann gilt die Pflicht für jeden Betrieb, der Rechnungen an andere Unternehmen stellt – unabhängig vom Umsatz.
Gut zu wissen
- Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
- Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
- Die E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten dahinter: Leistungen, Mengen und Nachweise müssen sauber erfasst sein.
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall sprich mit deiner Steuerberatung.
Automatische Rechnungserstellung beginnt beim Protokoll
Rechnungen und Angebote werden dann schnell, wenn die Daten schon digital vorliegen. Mit ProtocolHero erfasst dein Team alles einmal – vor Ort, auf dem Handy oder Tablet.
- 01
Anfrage aufnehmen
Anfragen per E-Mail oder Webformular landen gesammelt bei dir. Der Hero Agent legt daraus eine Aufgabe an und fragt fehlende Angaben nach.
- 02
Vor Ort dokumentieren
Aufmaß, Fotos, Messwerte und Unterschrift landen direkt im digitalen Protokoll. Die KI liest Werte aus Fotos und füllt Felder für dich vor.
- 03
Angebot mit KI vorbereiten
Der Hero Agent bereitet Angebote mit fortlaufender Nummer vor. Du prüfst, passt an und gibst frei – nichts geht ohne dich raus.
- 04
Abrechnen ohne Abtippen
Leistungen, Mengen und Nachweise sind schon erfasst. So entsteht deine Rechnung aus den Daten, die dein Team vor Ort aufgenommen hat.
Was Betriebe über ProtocolHero sagen
Am Stand in Regensburg haben wir viel positives Feedback bekommen. Das hören wir auch jeden Tag von den Betrieben, die schon mit ProtocolHero arbeiten.
Wir wollen verstehen, was dein Handwerk bewegt
Software allein löst kein Problem. Deshalb sprechen wir mit jedem Betrieb persönlich: Was läuft heute auf Papier? Wo geht im Büro die Zeit verloren? Was soll am Ende beim Kunden ankommen?
Bei uns erreichst du echte Menschen – im Erstgespräch, bei der Einrichtung und im Support. Und was wir von euch hören, fließt direkt in die Weiterentwicklung von ProtocolHero.
- Fester Ansprechpartner statt Ticket-Hotline
- Gemeinsame Einrichtung deiner ersten Vorlagen
- Support, der das Handwerk versteht
- Dein Feedback landet direkt auf unserer Roadmap
E-Rechnung, Angebote und KI im Handwerk
- Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe?
- Empfangen müssen alle Betriebe E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Versenden müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028 – jeweils bei Rechnungen an andere Unternehmen.
- Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
- Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF gilt künftig im B2B nicht mehr als E-Rechnung.
- Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Privatkunden?
- Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
- Wie hilft ProtocolHero bei Angeboten und Rechnungen?
- Dein Team erfasst Aufmaß, Fotos, Messwerte und Unterschriften direkt digital im Protokoll. Der Hero Agent bereitet daraus Angebote mit fortlaufender Nummer vor, die du prüfst und freigibst. Weil alle Daten schon sauber vorliegen, musst du für die Rechnung nichts mehr abtippen. Im Erstgespräch schauen wir uns deinen Ablauf gemeinsam an.
- Brauche ich für KI im Betrieb technisches Vorwissen?
- Nein. Du arbeitest mit fertigen Vorlagen für dein Gewerk und gibst der KI Anweisungen in normaler Sprache. Wir richten die ersten Vorlagen gemeinsam mit dir ein.
- Gibt es Förderung für die Digitalisierung meines Betriebs?
- Für viele Digitalisierungsvorhaben gibt es Förderprogramme. Die Handwerkskammern beraten dazu – in Niederbayern-Oberpfalz zum Beispiel die Beratungsstelle für Innovation und Technologie (BIT).
Lass uns über deinen Betrieb sprechen
Ob E-Rechnung, Angebote oder Dokumentation vor Ort: Wir zeigen dir in 20 Minuten, wie ProtocolHero in deinem Alltag aussieht.