Beim Check-in werden Gastdaten, Aufenthalt und Zahlungsart erfasst und Hausordnung sowie Datenschutzhinweise übergeben. Diese Vorlage führt die Rezeption Schritt für Schritt durch die Anmeldung und hält die Unterschrift des Gastes digital fest.
Kurz erklärt
Gästeanmeldung für Hotels und Pensionen als Vorlage: Gastdaten, Aufenthalt, Mitreisende, Zahlungsart, Meldeschein, Hausordnung und Unterschrift beim Check-in.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Gast und Aufenthalt
Zimmer und Personen
Gastdaten und Ausweis
Besonderer Meldeschein
Mitreisende
Zahlung und Verpflegung
Check-in-Schritte
Unterschriften
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen und jede Anmeldung digital unterschreiben lassen.
Nach dem Bundesmeldegesetz müssen ausländische Gäste in Beherbergungsstätten einen besonderen Meldeschein ausfüllen, unterschreiben und sich mit einem gültigen Identitätsdokument ausweisen. Für deutsche Staatsangehörige ist die Hotelmeldepflicht seit dem 1. Januar 2025 entfallen. Mitreisende Ehe- oder Lebenspartner und minderjährige Kinder können auf dem Meldeschein des Gastes erfasst werden.
Neben den Meldedaten hält die Vorlage Zahlungsart, Verpflegung, Kaution, ausgegebene Schlüsselkarten, besondere Wünsche und die Kenntnisnahme der Hausordnung fest. Eine kurze Zimmerkontrolle vor der Übergabe verhindert Beschwerden.
Oft fehlen:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
