Mit dieser digitalen Vorlage dokumentieren Fachbetriebe die Wartung von Wohnungslüftungsanlagen und dezentralen Lüftungsgeräten. Jedes Gerät kann separat mit Filterzustand, Reinigung, Funktionsprüfung, Messwerten und ausgeführten Maßnahmen erfasst werden.
Kurz erklärt
Wohnungslüftung digital warten: Geräte, Filter, Reinigung, Wärmespeicher, Funktion, Messwerte, Fotos und Abschluss strukturiert dokumentieren.
Prüfe die Vorlage gegen die fachlichen, vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen des konkreten Falls. ProtocolHero ersetzt keine fachliche Bewertung.
Auftrags-, Objekt- und Wohnungsdaten
Anlagenart, Hersteller und Wartungsanlass
Wiederholbare Erfassung einzelner Lüftungsgeräte
Filter, Ventilator, Wärmespeicher und Luftführung
Optionale Luftleistungs- und Leistungswerte
Mängel, Fotos und verantwortliche Unterschrift
Ohne Installation: Formular unten ausfüllen, Fotos anhängen und absenden. Mit kostenlosem Account speicherst du Belege und nutzt die Vorlage dauerhaft.
Vorlage übernehmen, Geräte anlegen und Wartungsarbeiten direkt vor Ort erfassen.
Die Vorlage erfasst Objekt, Nutzungseinheit, Anlagenart, Hersteller, Geräteanzahl und Wartungsanlass. Auch die Verfügbarkeit der Herstellerunterlagen und der Zugang zu den Geräten werden dokumentiert.
Der konkrete Wartungsumfang richtet sich nach Gerätetyp, Nutzung, Verschmutzungsgrad und den Angaben des Herstellers.
Für jedes Gerät wird eine eigene Instanz mit Raum, Position, Typ, Seriennummer und Filterangaben angelegt. Innenblende, Luftführung, Ventilator, Wärmespeicher, Wandeinbauhülse, Außenhaube und Steuerung werden getrennt bewertet.
Ausgeführte Reinigungen, Ersatzteile, optionale Messwerte und die abschließende Funktionsprüfung bleiben dadurch dem jeweiligen Gerät zugeordnet.
Die Gesamtauswertung hält Betriebsbereitschaft, offene Punkte, Verantwortlichkeit und den nächsten Wartungs- oder Filtertermin fest.
Zwei nebeneinander angeordnete Fotofelder dokumentieren Filterzustand und gereinigte Komponenten. Den Abschluss bildet eine Unterschrift der prüfenden Person.
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
