Über 100 E-Mails am Tag, und jede braucht einen nächsten Schritt: Angebot, Termin, Rückmeldung, Protokoll. Ein Hero Agent übernimmt diese Handgriffe direkt in ProtocolHero – mit eigener E-Mail-Adresse, eigenem Platz im Team und einer Regel: Gesendet wird erst nach deiner Freigabe.
ProtocolHero ist ein Workspace für Dokumentation, Kalender, Aufgaben, Chat und Angebote, in dem Hero Agenten als digitale Teammitglieder Büroarbeit übernehmen – E-Mail-Bearbeitung, Angebotsprozess und Auftragsabwicklung – mit Freigabe durch Menschen.
Beispielablauf mit fiktiven Namen und Zahlen. Das Video zeigt, wie ein Hero Agent eine Kundenanfrage bis zum fertigen Montageprotokoll begleitet.
Das Postfach info@ verteilt eingehende Mails an Hero Agenten für Service, Vertrieb und Personal. Eine Anfrage wird zum Angebot, zum Einsatz und zum Montageprotokoll – der Agent arbeitet, dein Team entscheidet. Ohne Ton.
Der Ablauf aus dem Video, Schritt für Schritt. Fiktiver Auftrag: 24 Leuchten in Halle 3 erneuern.
Der Agent arbeitet im Vorsichtsmodus: Löschen, Veröffentlichen, Freigabelinks, finales Absenden und E-Mail-Versand laufen erst nach deiner Freigabe. Was er gemacht hat, steht im Kanal und im Aktivitätsprotokoll der Einreichung.
Du bedienst ihn nicht, du sprichst mit ihm – per Chat, Kommentar oder E-Mail. Er versteht, fragt nach und handelt im Rahmen seiner Rechte. Anweisungen gibst du als Text, nicht in einem Regel-Baukasten.
Kanal-Listener reagieren auf jede Nachricht ohne @-Erwähnung, Direktnachrichten beantwortet er wie ein Kollege. Weitergeleitete Mails liest er im Kanal mit.
Er kommentiert: „Angebot über 5.400 € vorbereitet – darf ich senden?“ Ein „Ja, Dienstag 08:00“ versteht er und legt los.
Er erkennt Terminwünsche aus Anfragen, legt Termine an und schlägt freie Slots vor – abgestimmt mit dem, was schon im Kalender steht.
Er liest Alltagssprache und antwortet unter eigener Adresse mit eigener Signatur – über deinen SMTP oder ProtocolHero, im Vorsichtsmodus erst nach Freigabe.
Er merkt sich Kontext pro Person, Kanal und Workspace – einsehbar, durchsuchbar, löschbar.
Er stimmt sich mit Menschen und anderen Agenten ab: Vertrieb übergibt an Service, Service fragt Markus.
Entscheidungen bleiben beim Menschen. Der Agent hat nie mehr Rechte als die Person, die ihn anspricht.
Eine Entscheidung statt vieler Handgriffe: Der Agent nimmt dir ab, was zwischen Anfrage und Protokoll liegt. Die Entscheidungen bleiben bei dir – als Freigabe im Chat.
Der Vorsichtsmodus ist standardmäßig an und pro Agent abschaltbar. Der Agent hat nie mehr Rechte als die Person, die ihn anspricht.
Kein Zusatzsystem: Postfach, Board, Kalender, Protokolle und Angebote liegen in ProtocolHero – der Agent bewegt sich darin wie ein Mitglied.
Statt einer freien Kontaktmail bettet der Betrieb eine ausführliche Angebotsanfrage als Formular ein – inline auf der Leistungsseite und als schwebenden Button auf jeder Seite. Jede Anfrage landet als Karte im Board, der Agent übernimmt.
So funktionieren WebformulareWir docken vor deine Software an, nicht statt. Rechnung, Buchhaltung, Kalkulation und Lager bleiben, wo sie sind – der Hero Agent übernimmt den Weg von der Anfrage bis zum Protokoll.
Lexware Office, sevDesk
Outlook-Regeln, Zapier, Make
Taifun, pds, Streit, TopKontor · ToolTime, Hero Software
Angaben zu Drittanbietern: Stand September 2026 nach deren öffentlichen Preisseiten, netto, ohne Gewähr. Kein Ranking – die Tabelle ordnet Kategorien ein.
Das ist es
Das ist es nicht
In der Anzeige heißt es „unter 300 € im Monat“. Hier steht, was dahintersteckt.
Ein Hero Agent ist kein Zusatzprodukt: Er belegt einen Platz in deinem Hero-Plan – wie ein Mitglied. Einen separaten Agentenpreis gibt es nicht.
Hinweis: Der KI-Verbrauch (Token) deiner Agenten kann je nach Nutzung verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Wie das für deinen Betrieb aussieht, klären wir im Gespräch.
Rechenbeispiel
4 Personen + 1 Agent = 5 Plätze
104 €/ Monat
≈ 104 € netto im Monat bei jährlicher Zahlung
Keine Migration, kein neues System. Du richtest Max wie ein neues Teammitglied ein – Name und Foto wählst du selbst.
Hero Agenten gibt es in beiden Plänen. Jeder Agent belegt einen Platz – wie ein Mitglied.
Der Agent bekommt ein eigenes Profil, eine Rolle (nie Eigentümer) und rund 100 Werkzeuge, die du gruppenweise an- und abschaltest.
Der Agent hat eine eigene E-Mail-Adresse; Kanäle und Boards ebenfalls. Du leitest dein Postfach dorthin weiter – oder gibst Kunden die Adresse direkt.
Antworten gehen über deinen eigenen SMTP oder über ProtocolHero raus.
Spalten für Aufträge anlegen; Kanal-Listener reagieren auf jede eingehende Mail, Board-Listener auf Karten-Ereignisse. Beides bleibt freigabepflichtig.
Senden, Veröffentlichen und Löschen laufen erst nach deiner Freigabe. Im Hero-Plan mit jährlicher Zahlung begleiten wir die Einführung persönlich.
Wie lange die Einführung dauert, hängt von deinen Abläufen ab – das besprechen wir im Erstgespräch, ohne Versprechen.
Profil, Rolle, Anweisung in Klartext – und elf Bereiche, in denen du festlegst, was Max darf und wo er mitliest.
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Max
MitgliedVerbunden – zuletzt aktiv vor 1 Minute
Profil, Rolle, eigene E-Mail-Adresse, rund 100 Werkzeuge, Listener, Aufträge, MCP und Vorsichtsmodus – auf einer Seite.
Dein digitales Team. Vor Ort und im Büro. Du behältst die Kontrolle.
