Klare Regeln für Rechner, E-Mail, Internet und mobile Geräte schützen Unternehmensdaten und gehören zu den organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Diese Vorlage verbindet die Ausgabe der Geräte, die Regeln und die Bestätigung der Mitarbeitenden in einem Dokument.
Short answer
IT-Nutzungsrichtlinie als Vorlage: Regeln zu Rechnern, Passwörtern, E-Mail, Internet, privater Nutzung und mobilen Geräten mit Bestätigung der Mitarbeitenden.
Check the template against the technical, contractual and legal requirements of the specific case. ProtocolHero does not replace professional assessment.
Version und Anlass
Ausgegebene Geräte
Einrichtung durch die IT
Passwörter und Anmeldung
E-Mail, Internet und private Nutzung
Mobile Geräte
Datensicherheit und Kontrollen
Bestätigung und Unterschriften
No install needed — complete the form below, attach photos, and submit. Create a free account anytime to save and reuse your own templates.
Vorlage übernehmen, Regeln anpassen und Kenntnisnahme digital unterschreiben lassen.
Art. 32 DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Eine IT-Nutzungsrichtlinie legt fest, wie Mitarbeitende mit Rechnern, Zugängen und Daten umgehen. Die Regeltexte in der Vorlage sind Beispiele und werden an das eigene Unternehmen angepasst.
Ob E-Mail und Internet auch privat genutzt werden dürfen, sollte ausdrücklich festgelegt sein. Davon hängt ab, wie weit der Arbeitgeber die Nutzung kontrollieren darf. Besteht ein Betriebsrat, hat er bei technischen Einrichtungen zur Überwachung mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
In vielen Richtlinien fehlen:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
