Dein Team dokumentiert vor Ort. HERO AI unterstützt bei der Erfassung und übernimmt anschließend Prüfung, Zuordnung und die nächsten Schritte – bis zum freigegebenen Folgeeinsatz.
ProtocolHero ist eine Plattform für digitale Wartungs- und Serviceprotokolle, in der Monteure mobil und offline dokumentieren, ein HERO AI Assistant beim Ausfüllen hilft und ein HERO AI Agent eingereichte Protokolle prüft, Mängel an die Projektleitung weitergibt und den Folgeauftrag vorbereitet – jede Entscheidung trifft ein Mensch.
Noch größer denken? Super Hero AI – dein strategischer WettbewerbsvorteilBeispielablauf mit einem fiktiven Team und Beispieldaten. Das Video zeigt, wie aus einem Wartungsprotokoll mit Mangel ein freigegebener Folgeeinsatz wird.
Tom dokumentiert eine Lüftungsanlage, der Agent prüft das Protokoll, Lea entscheidet, Mia bekommt den Einsatz, der Kunde die Terminbestätigung. Alle Namen und Zahlen sind Beispieldaten. Ohne Ton.
Sobald ein Protokoll eingereicht ist, führt der Agent zusammen, was bisher auf Zetteln, in Fotos und in Köpfen verteilt war – und macht daraus Prüfung, Board-Karte und Benachrichtigung.
Was reinkommt
Protokoll
Wartung RLT-03, eingereicht
Befund vom Team
„Filter stark verschmutzt“
Foto + Gerätedaten
Typenschild: Hersteller, Modell, Seriennummer
Projektinformationen
Objekt, Kunde, Zuständigkeit
HERO AI
Backoffice
Was rausgeht
Prüfung
Fehlende Angaben, Mängel
Board
„Mit Mängeln“, Karte zugewiesen
Zuständige Projektleitung
Lea benachrichtigt
Der Ablauf – Auslöser, Board-Spalte, Zuständige – wird einmal eingerichtet. Danach läuft er bei jeder Einreichung gleich.
Der Ablauf aus dem Video, Schritt für Schritt. Fiktiver Fall: Wartung der Lüftungsanlage RLT-03 bei der Hausverwaltung Lindenhof, Filter stark verschmutzt.
Dein Team dokumentiert vor Ort, prüft fachlich und trifft die Entscheidungen.
Hilft beim Ausfüllen, wenn du ihn ansprichst – Befund in Felder, Foto in Gerätedaten.
Reagiert im eingerichteten Ablauf auf Auslöser wie „Protokoll eingereicht“ und arbeitet die nächsten Schritte ab.
Hier wartet der Agent, bis ein Mensch bestätigt – Angebot, Einsatz, Versand.
Tom Berger · Monteur
Tom Berger · Monteur
Tom Berger · Monteur
Lea Kramer · Projektleitung
Lea Kramer · Projektleitung
Lea Kramer · Projektleitung
Vor Ort dokumentieren, prüfen und freigeben – das bleibt bei deinem Team. Prüfen, zuordnen, vorbereiten, eintragen und informieren übernimmt der Agent im eingerichteten Ablauf. Der Vorsichtsmodus ist standardmäßig an: Versand und Freigabelinks laufen erst nach deiner Bestätigung, jede Aktion steht im Aktivitätsprotokoll.
Eine Freigabe von Lea – drei Nachrichten, jede persönlich und mit genau den Angaben, die der Empfänger braucht.
HERO AI
Backoffice
Mia Winter
Montage & Service
Team-Chat
Hallo Mia, dein neuer Einsatz: Filterwechsel Lüftungsanlage RLT-03 bei der Hausverwaltung Lindenhof am Dienstag, 22. September, 10:00–12:00 Uhr – Protokoll und Foto hängen an der Karte.
Hausverwaltung Lindenhof
Kunde
Guten Tag, wir bestätigen den Termin für den Filterwechsel an der Lüftungsanlage RLT-03: Dienstag, 22. September, 10:00–12:00 Uhr. Vor Ort ist Mia Winter.
Lea Kramer
Projektleitung
Team-Chat
Lea, der Einsatz für RLT-03 ist eingetragen: Mia am Dienstag, 10:00–12:00 Uhr. Mia und die Hausverwaltung Lindenhof sind informiert.
Eingeplant. Informiert. Ohne Nachtelefonieren.
Die Nachrichten gehen erst nach Leas Freigabe raus. Namen, Termine und Beträge sind Beispieldaten.
Beispielteam – KI-generierte Demo-Personen, keine echten Mitarbeiter oder Kundenstimmen.
Nacharbeit entsteht selten auf der Baustelle – sie entsteht dazwischen: im vergessenen Feld, im Foto ohne Zuordnung, im Mangel, der erst beim nächsten Termin auffällt. Genau dort setzt der Agent an.
Monteure von Büroarbeit entlasten
Wer vor Ort dokumentiert hat, muss den Vorgang nicht noch im Büro nacherzählen – der Agent übernimmt Weitergabe und Zuordnung.
Mängel früher erkennen
Ein dokumentierter Mangel landet noch am selben Tag bei der Projektleitung, nicht erst beim Sortieren der Protokolle.
Nacharbeit und Risiken reduzieren
Fehlende Angaben werden beim Einreichen erkannt, nicht erst, wenn der Kunde oder der Prüfer nachfragt.
Projekte schneller voranbringen und abschließen
Angebot, Freigabe und Einsatz folgen direkt aufeinander – ohne Liegezeit im Postfach.
Früher abrechnen
Ein vollständiges Protokoll und ein bestätigter Folgeauftrag sind die Grundlage, um zügig Rechnung zu stellen.
Schematisch: Weniger Handgriffe zwischen Befund und Folgeauftrag senken den Aufwand pro Auftrag, die Marge steigt.
Schematische Darstellung, keine gemessenen Kundenergebnisse. Wie groß der Effekt in deinem Betrieb ist, hängt von Auftragsart, Team und Abläufen ab.
Weniger Nacharbeit. Früher abrechnen. Mehr Ertrag.
Du bedienst ihn nicht, du sprichst mit ihm – im Team-Chat, im Kommentar an der Karte oder per Antwort auf seine Frage. Anweisungen gibst du als Text, nicht in einem Regel-Baukasten.
Er liest das eingereichte Protokoll, erkennt fehlende Angaben und dokumentierte Mängel und hinterlegt seine Prüfung an der Karte.
Er verschiebt Karten in die passende Spalte, weist sie zu und reagiert über Board-Listener auf Karten-Ereignisse – auch verzögert.
Er meldet sich bei Lea mit Kurzfassung und Rückfrage; ihr „Ja, bereite das Angebot vor“ versteht er und legt los.
Er prüft Auslastung und freie Zeiten, schlägt Person und Termin vor und trägt den Einsatz nach Freigabe ein.
Er schreibt die Terminbestätigung unter eigener Adresse – im Vorsichtsmodus erst nach Freigabe, mit Vorschau der Mail.
Er merkt sich Kontext pro Objekt, Person und Kanal – einsehbar, durchsuchbar, löschbar.
Entscheidungen bleiben beim Menschen. Der Agent hat nie mehr Rechte als die Person, die ihn anspricht.
Dein Team dokumentiert und entscheidet. Der Agent übernimmt, was zwischen Einreichung und Folgeeinsatz liegt – prüfen, zuordnen, vorbereiten, eintragen, informieren.
Der Vorsichtsmodus ist standardmäßig an und pro Agent abschaltbar. Der Agent hat nie mehr Rechte als die Person, die ihn anspricht.
Kein Zusatzsystem: Protokolle, Einreichungen, Board, Einsatzplanung, Chat und Angebote liegen in ProtocolHero – der Agent bewegt sich darin wie ein Mitglied.
Statt einer Liste mit 60 Feldern baut der Betrieb das Wartungsprotokoll mit bedingter Logik: Erst wenn Tom „Mangel festgestellt“ wählt, erscheinen Beschreibung, Foto und Dringlichkeit. Wiederkehrende Blöcke bilden mehrere Anlagen im selben Objekt ab.
So funktioniert bedingte LogikWir docken vor deine Software an, nicht statt. Kalkulation, Rechnung und Lager bleiben, wo sie sind – ProtocolHero übernimmt den Weg vom Befund vor Ort bis zum freigegebenen Folgeeinsatz.
Formular- und Inspektions-Apps
Taifun, pds, ToolTime, Hero Software …
Kein Ranking – die Tabelle ordnet Kategorien ein. Funktionen und Preise von Drittanbietern unterscheiden sich je Produkt; verbindlich sind deren eigene Angaben.
Das ist es
Das ist es nicht
In der Anzeige heißt es „unter 300 € im Monat“. Hier steht, was dahintersteckt.
Ein Hero Agent ist kein Zusatzprodukt: Er belegt einen Platz in deinem Hero-Plan – wie ein Mitglied. Einen separaten Agentenpreis gibt es nicht. Dokumentieren mit dem HERO AI Assistant kann dein Team unabhängig davon.
Hinweis: Der KI-Verbrauch (Token) deiner Agenten kann je nach Nutzung verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Wie das für deinen Betrieb aussieht, klären wir im Gespräch.
Rechenbeispiel
4 Personen + 1 Agent = 5 Plätze
104 €/ Monat
≈ 104 € netto im Monat bei jährlicher Zahlung
Keine Migration, kein neues System. Du richtest Max wie ein neues Teammitglied ein – Name und Foto wählst du selbst.
Hero Agenten gibt es in beiden Plänen. Jeder Agent belegt einen Platz – wie ein Mitglied.
Im No-Code-Editor, mit bedingter Logik und Pflichtfeldern wie Betriebsstunden. Der HERO AI Assistant baut Vorlage und Bedingungen auf Zuruf.
Der Agent bekommt ein eigenes Profil, eine Rolle (nie Eigentümer) und rund 100 Werkzeuge, die du gruppenweise an- und abschaltest.
Spalten wie „Eingereicht“, „Mit Mängeln“, „Freigegeben“ anlegen; ein Board-Listener reagiert auf eingereichte Protokolle und Karten-Ereignisse.
Hinterlegte Preise für Angebotsentwürfe, eigene E-Mail-Adresse des Agenten, Versand über deinen SMTP oder ProtocolHero.
Angebot, Einsatz und Versand laufen erst nach Freigabe. Im Hero-Plan mit jährlicher Zahlung begleiten wir die Einführung persönlich.
Wie lange die Einführung dauert, hängt von deinen Vorlagen und Abläufen ab – das besprechen wir im Erstgespräch, ohne Versprechen.
Profil, Rolle, Anweisung in Klartext – und elf Bereiche, in denen du festlegst, was Max darf und worauf er reagiert.
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Max
MitgliedVerbunden – zuletzt aktiv vor 1 Minute
Analyse, Pilot, Rollout, Skalierung: Jeder Schritt hat ein klares Ergebnis und einen Ansprechpartner. Mehr Agenten und mehr Automatisierung kommen, wenn der erste Ablauf läuft.
Kostenlos, 20 Minuten. Wir hören zu: Welche Abläufe kosten euch heute Zeit, wo entstehen Rückfragen, wer entscheidet was?
Wir schauen uns Vorlagen, Postfach, Board und Einsatzplanung an und markieren, was ein Agent übernehmen kann und wo eine Freigabe bleibt.
Ein Team, ein Ablauf, ein Agent. Klare Anweisungen, Vorsichtsmodus an, Ergebnis nach wenigen Wochen sichtbar im Aktivitätsprotokoll.
Weitere Abläufe und Vorlagen, Onboarding fürs Team, Rollen und Rechte sauber gesetzt. Persönliches Onboarding und Live-Support gehören im Hero-Plan (jährlich) dazu.
Weitere Teams und Standorte, mehr Agenten mit eigenen Rollen, mehr Automatisierung nach Zeitplan – im Enterprise-Plan mit individueller Struktur.
Keine Einrichtungszeiten oder Ergebnisse als Garantie – jeder Betrieb startet mit dem Ablauf, der ihm am meisten Zeit kostet.
Profil, Rolle, eigene E-Mail-Adresse, rund 100 Werkzeuge, Listener, Aufträge, MCP und Vorsichtsmodus – auf einer Seite.
Zum Nachlesen: Wartungsprotokoll digital: Vom Befund zum freigegebenen Folgeauftrag
Dein Team dokumentiert und entscheidet. Dein Agent prüft, plant und informiert.
Noch größer denken? Super Hero AI – dein strategischer Wettbewerbsvorteil