What belongs in a fire door inspection report?

A complete report documents the property's master data, unique door ID, classification (e.g., T30, T90), the condition of all mechanical parts (hinges, lock, closer), the condition of the seals, and the result of the functional test (self-closing). Photos and signatures complete the protocol.

How is the self-closing mechanism tested?

Self-closing is tested by opening the door leaf (from various angles, including small angles) and letting it swing free. The door leaf must fall completely into the lock and the latch must engage securely without manual assistance.

What is important for double-leaf doors?

For double-leaf doors, it must be ensured that the inactive leaf (stand wing) closes first, followed by the active leaf (gang wing). This correct closing sequence is controlled by a built-in or surface-mounted coordinator, which must be tested during the inspection.

When does a hold-open system require a separate certificate?

A hold-open system (FSA) holds fire doors open and closes them via smoke detectors in case of fire. Since this is an electrical safety system, it must be tested and documented separately according to specific guidelines (e.g., DIN 14677). The standard door protocol only covers the mechanical closure.

Brandschutz9

Inspection Protocol for Fire and Smoke Protection Doors

Name: ProtocolHero
Brand: ProtocolHero

Seamless documentation saves lives and protects property in an emergency. With our digital template for the functional testing of fire and smoke protection doors, qualified technicians can record the condition of all closures legally and efficiently. Flexibly adapt the protocol to your door register and manufacturer specifications.

Create free account

Preview of the “Inspection Protocol for Fire and Smoke Protection Doors” template

Create free account

Short answer

What is the “Inspection Protocol for Fire and Smoke Protection Doors” template for?

Digital inspection protocol for fire & smoke doors. Template for qualified technicians to perform standard-compliant functional testing according to manufacturer specs.

Use case: Brandschutz
Captured data: Master data of the property, operator, and inspector, Door register details (classification, door ID, and installation location), Visual inspection of the door leaf, frame, hinges, and fittings
Result: A structured form that can be completed directly in the browser and reused in ProtocolHero.

Check the template against the technical, contractual and legal requirements of the specific case. ProtocolHero does not replace professional assessment.

Inhalt der Vorlage

What is included in the template?

Master data of the property, operator, and inspector

Door register details (classification, door ID, and installation location)

Visual inspection of the door leaf, frame, hinges, and fittings

Inspection of fire and smoke protection seals

Testing of the self-closing mechanism, latching, and closing sequence control

Defect logging with photo documentation and deadlines

Digital signatures for legally compliant documentation

Live form

Fill out this template directly in the browser

No install needed — complete the form below, attach photos, and submit. Create a free account anytime to save and reuse your own templates.

Use the Digital Inspection Protocol Now

Easily adapt the template to your certificates of usability, manufacturer instructions, and door registers.

Live-Tour ansehen

Why Fire and Smoke Protection Doors Must Be Inspected

In an emergency, fire and smoke protection barriers act as life-saving boundaries that must prevent the spread of toxic gases and flames. Regular functional testing ensures that all mechanical and electronic components interact flawlessly when it matters most.

As an operator or specialized contractor, you are obliged to seamlessly prove the operational readiness of these safety installations. Structured documentation protects you from liability risks in the event of damage and secures building authority approvals.

Maintenance of building authority approvals for fire barriers
Protection of escape and rescue routes from life-threatening smoke logging
Minimization of liability risks for building operators and maintenance companies

Visual Inspection of Door Leaf, Frame, and Seals

Visual assessment forms the foundation of any inspection. All load-bearing, mechanical, and sealing elements are checked for visible damage, deformation, or unauthorized modifications.

Special attention is paid to the sealing profiles and intumescent materials. These must close seamlessly in the event of fire or smoke development to provide the required protective effect.

Checking the door leaf for warping, cracks, and mechanical damage
Verifying the secure attachment of the frame, hinges, and fittings
Visual inspection of smoke and fire seals for elasticity and completeness

Self-Closing, Latching, and Closing Sequence Control

A fire door only fulfills its purpose if it closes completely automatically and latches securely when needed. To achieve this, door closers and locks must be perfectly coordinated.

For double-leaf doors, a correct closing sequence is also mandatory. A mechanical or electrical closing sequence selector ensures that the inactive leaf closes before the active leaf to guarantee seamless latching.

Testing the door closer for smooth operation, closing speed, and latching action
Functional test of the lock, latch, and secure engagement
Testing the mechanical or electrical closing sequence coordinator on double-leaf doors

Defects, Re-inspection, and Door Registers

Any identified defects must be precisely documented, categorized, and assigned a clear remediation deadline. This enables structured re-inspections and ensures swift resolution of safety risks.

A digital door register helps you maintain an overview of the entire inventory in the building, plan recurring inspections efficiently, and seamlessly prove the history of each individual closure.

Clear assignment of all test points via an individual door ID and location detail
Direct photo documentation of damage directly on-site at the component
Setting deadlines for defect rectification and subsequent follow-up inspections

Häufige Fragen

Fragen zur Vorlage „Inspection Protocol for Fire and Smoke Protection Doors"

Mehr als eine Vorlage

Was ProtocolHero zusätzlich für dich übernimmt

Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.

HERO Assistant – KI-Chat für Dokumentenerstellung

Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.

Auto-Fill aus Sprache, Foto und Datei

Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.

Foto- und Video-Upload direkt im Dokument

Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.

Kommentare als Aufgaben – intern und mit dem Kunden

Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.

Workflow: Bearbeiter zuweisen, Prüfer freigeben

Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.

Activity-Log für lückenlose Nachvollziehbarkeit

Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.

Eindeutige Protocol-ID je Dokument

Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.

Automatische Berichts-Nummerierung

Neu

Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.

Web-Formular & Inbox

Neu

Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.

QR-Code-Etiketten für Anlagen und Bauteile

Neu

QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.

Weitere Vorlagen

Diese Vorlage in 2 Minuten selbst nutzen

Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.

Kostenlos registrieren Alle Vorlagen ansehen