Wer ein Gebäude betreibt, haftet dafür, dass Elektroanlage, Trinkwasser, Brandschutz, Aufzüge und Tore fristgerecht geprüft und gewartet werden. Diese Checkliste gleicht Organisation und Nachweise je Anlage ab und zeigt auf einen Blick, wo Fristen überschritten oder Mängel offen sind.
Short answer
Checkliste Betreiberpflichten als Vorlage: Prüf- und Wartungsnachweise für Elektro, Trinkwasser, Brandschutz, Aufzug, Tore und RLT mit Fristen abgleichen.
Check the template against the technical, contractual and legal requirements of the specific case. ProtocolHero does not replace professional assessment.
Objekt und Betreiber
Delegation der Verantwortung
Prüfkataster und Fristen
Nachweise je Anlage
Status und offene Mängel
Brandschutz, Tore und RLT
Kennzahlen und Ergebnis
Unterschriften
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Vorlage übernehmen und alle Prüfnachweise eines Gebäudes regelmäßig abgleichen.
Die Betreiberverantwortung liegt zunächst beim Eigentümer. Sie kann durch Verträge und schriftliche Pflichtenübertragung auf Verwalter oder Dienstleister übertragen werden – die Pflicht zur Auswahl und Kontrolle bleibt. GEFMA 190 beschreibt, wie sich diese Verantwortung im Facility Management organisieren lässt.
Für jede Anlage werden Prüfgrundlage, Prüfer, letzte und nächste Prüfung, Nachweis und offene Mängel erfasst. Prüffristen ergeben sich aus Rechtsvorschriften wie der BetrSichV, aus technischen Regeln, Herstellerangaben und der Gefährdungsbeurteilung.
Typische Befunde beim Abgleich sind:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
