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PDS Maintenance Protocol Template

A pressure differential system (PDS) secures life-saving escape routes in the event of a fire by creating controlled overpressure. With our digital template for the PDS maintenance protocol, you can record all measured values, system components, and control units in a structured, norm-compliant manner. This allows you to seamlessly verify the full functionality of your smoke control system.

Preview of the “PDS Maintenance Protocol Template” template
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Short answer

What is the “PDS Maintenance Protocol Template” template for?

PDS maintenance protocol template for pressure differential systems. Document differential pressure, door opening forces & controls digitally.

Use case
Facility Management
Captured data
Object data, protected escape routes, and unique inspection numbers, Documentation of PDS controls, trigger lines, and emergency power supply, Target value comparison based on system specifications and fire safety concepts
Result
A structured form that can be completed directly in the browser and reused in ProtocolHero.

Check the template against the technical, contractual and legal requirements of the specific case. ProtocolHero does not replace professional assessment.

Inhalt der Vorlage

What is included in the PDS Maintenance Protocol?

Object data, protected escape routes, and unique inspection numbers

Documentation of PDS controls, trigger lines, and emergency power supply

Target value comparison based on system specifications and fire safety concepts

Repeatable logging of protected zones and measurement scenarios

Measurement of differential pressure, air velocity, and door opening forces

Inspection of air supply, air release dampers, and fire alarm interfaces

Photo documentation of measurement points and identified defects

Defect evaluation and prioritization of repair measures

Live form

Fill out this template directly in the browser

No install needed — complete the form below, attach photos, and submit. Create a free account anytime to save and reuse your own templates.

Document PDS Maintenance Digitally Now

Use our template to record measurements, pressure zones, controls, photos, and maintenance actions directly on-site using your mobile device.

1. Record Project and PDS System Data

Every qualified inspection begins with the precise recording of property data and the assignment of system-specific documentation. Enter the exact location of the pressure differential system, the protected escape routes (e.g., safety stairwells), and the responsible contact persons.

To ensure a seamless history, manufacturer-specific documents, the fire protection concept, and the approved cause-and-effect matrix should be used as a basis. This ensures that all target values are correctly entered for subsequent measurements.

  • Clear assignment of property, system, and inspection number
  • Recording of system components and control configuration
  • Storage of target values from the official fire safety concept

2. Inspect Control Panel and Power Supply

The reliability of a pressure differential system depends heavily on the proper functioning of the control and triggering elements. In this step, you document the condition of the control units, optical and acoustic indicators, and connected fire alarm lines.

Special attention must be paid to the emergency power supply. If the main power supply fails in the event of a fire, the system must continue to operate safely via the backup power source. Test the switching processes and battery health.

  • Functional test of the control panel and all optical/acoustic indicators
  • Control of trigger paths (e.g., manual release, smoke detectors, fire alarm interface)
  • Verification of the emergency power supply and automatic transfer switches

3. Document Protected Zones, Measurements, and Airflow

The core of PDS maintenance is the physical measurement of system performance in accordance with DIN EN 12101-13. This involves determining pressure differences and air velocities in the defined protected zones under various operating scenarios (e.g., doors open vs. closed).

The measured values for differential pressure, air velocity at the air release dampers, and maximum door opening forces must be precisely documented and compared with target values. This ensures that escaping persons can still open exit doors independently.

  • Measurement of differential pressure in the protected zone with doors closed
  • Determination of air velocity at the open air release vents
  • Verification of maximum door opening forces at emergency exits
  • Inspection of supply air fans and controlled air release paths

4. Evaluate Defects and Track Repairs

If you identify deviations during maintenance, they must be documented and evaluated in detail. Categorize defects based on their safety relevance to provide the operator with clear recommendations for action.

Record required repair measures with clear deadlines and responsibilities. By capturing this digitally, including photo documentation directly on-site, you simplify subsequent re-inspections and ensure complete defect resolution.

  • Detailed defect logging with assignment to specific system components
  • Photo documentation of damage or malfunctions directly in the report
  • Definition of priorities, deadlines, and responsibilities for repairs
  • Final assessment with the signature of the inspecting technician
Häufige Fragen

Fragen zur Vorlage „PDS Maintenance Protocol Template"

Mehr als eine Vorlage

Was ProtocolHero zusätzlich für dich übernimmt

Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.

HERO Assistant – KI-Chat für Dokumentenerstellung

Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.

Auto-Fill aus Sprache, Foto und Datei

Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.

Foto- und Video-Upload direkt im Dokument

Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.

Kommentare als Aufgaben – intern und mit dem Kunden

Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.

Workflow: Bearbeiter zuweisen, Prüfer freigeben

Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.

Activity-Log für lückenlose Nachvollziehbarkeit

Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.

Eindeutige Protocol-ID je Dokument

Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.

Automatische Berichts-Nummerierung

Neu

Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.

Web-Formular & Inbox

Neu

Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.

QR-Code-Etiketten für Anlagen und Bauteile

Neu

QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.

612 × genutzt

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