Digitale Wartungs- und Prüfprotokolle für Industrie und Instandhaltung
Anlagen, Intervalle und Verantwortliche an einem Ort: Ihre Instandhalter dokumentieren an der Maschine, die Betriebsleitung sieht, was fällig und offen ist – und im Audit liegt alles vor.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Industrie & Instandhaltung heute dokumentiert – und was das kostet
In der Industrie ist Instandhaltung ein Fristengeschäft: Hunderte Anlagen, jede mit eigenem Wartungsintervall und Prüfpflichten aus DGUV, BetrSichV oder Herstellervorgabe. Dazu Störungen, die sofort bearbeitet werden müssen, und Fremdfirmen, die ihre Wartungsnachweise als PDF per Mail schicken. Und einmal im Jahr kommt der Auditor und will für jede Anlage sehen, was wann von wem gemacht wurde.
Viele Betriebe steuern das mit einer Mischung aus Wartungsplan in Excel, Laufzetteln an der Maschine, Störmeldungen per Zuruf und einem CMMS, das nur das Büro bedient. Die Techniker vor Ort haben kein Werkzeug, das in ihre Arbeit passt – also dokumentieren sie hinterher, aus dem Gedächtnis, oder gar nicht. Beim Audit wird gesucht, und Abweichungen kosten Zertifikat oder Kundenvertrauen.
Für Produktions- und Instandhaltungsleitung heißt das: Sie wissen nicht sicher, welche Prüfung fällig ist, ob Störungen behoben wurden und ob der Nachweis vollständig ist. ProtocolHero gibt den Technikern ein Werkzeug für die Halle und der Leitung den Überblick.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- Instandhaltungsabteilungen in Produktionsbetrieben mit eigenem Technikerteam
- Industrieservice- und Anlagenbaufirmen mit Wartungsverträgen bei Kunden
- Werksdienste und Betriebstechnik mit wiederkehrenden Prüfpflichten (Elektro, Tore, Regale, Leitern, Druckgeräte)
- QM- und Arbeitssicherheitsverantwortliche, die Audits vorbereiten müssen
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Fällige Prüfungen und offene Störungen je Anlage
Anlagen mit Standort, Intervall und Historie in der Datenbank; jede Wartung hängt an der Anlage. Die Dokumentenzentrale zeigt, was fällig, in Arbeit oder freigegeben ist. Der Hero Agent postet die Fristenliste in Ihren Kanal, bevor eine Prüfung ausfällt.
Störung → Karte → Behebung → Nachweis, ohne Zuruf
Störungsmeldung per Web-Formular, QR-Code an der Maschine oder E-Mail an den Kanal. Der Hero Agent legt die Karte an, weist nach Ihren Regeln zu (Schicht, Gewerk, Priorität), setzt die Frist und fragt den Behebungsnachweis nach. Eskalation bei Überschreitung.
Techniker dokumentieren an der Maschine, nicht hinterher
Checkliste auf dem Tablet, offline in der Halle, mit Vorwerten neben den aktuellen Messwerten. Pflichtfelder verhindern Lücken; Fotos hängen am Prüfpunkt. Fremdfirmen tragen per geschütztem Link direkt ein – kein PDF-Anhang, der niemandem zugeordnet wird.
Audit-Nachweis je Anlage in Sekunden
Freigegebene Protokolle mit Unterschrift, Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempeln, Sammel-Export je Anlage oder Zeitraum. Interne Audits, Kundenaudits und Behördenprüfungen werden mit einem Link vorbereitet, nicht mit einer Woche Suchen.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Wartungspläne stehen in Excel, die Durchführung auf Laufzetteln – beides passt selten zusammen.
Wiederkehrende Prüfungen an Anlagen, Toren, Regalen oder Leitern werden übersehen, bis der Auditor fragt.
Störungen werden per Zuruf gemeldet; wer sie behebt und ob, steht nirgends.
Fremdfirmen liefern Wartungsnachweise als PDF per Mail, die niemand der Anlage zuordnet.
So unterstützt ProtocolHero Industrie & Instandhaltung
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Anlagen als Datenbank mit Historie
Jede Anlage mit Standort, Intervall und Vorprüfungen in der Datenbank; jede Wartung hängt an der Anlage und kennt die Vorwerte.
Störung → Karte → Behebung
Störungsmeldung per Web-Formular oder Kanal-E-Mail wird zur Karte auf dem Board; der Hero Agent weist nach Ihren Regeln zu, setzt Fristen und fragt Nachweise nach.
Fremdfirmen ohne eigenen Zugang
Externe Wartungsfirmen füllen per geschütztem Link aus und unterschreiben – der Nachweis liegt im gleichen Workspace an der richtigen Anlage.
Audit-Nachweis in Sekunden
Freigegebene Protokolle, Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempeln und Sammel-Export je Anlage oder Zeitraum – für interne Audits und externe Prüfer.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Anlagen und Prüfpflichten in die Datenbank
Anlage, Standort, Intervalle, Verantwortlicher, Vorprüfungen. Import aus Ihrer Anlagenliste, Export jederzeit.
- 2
Wartungs- und Prüfvorlagen je Anlagentyp
Elektrische Anlagen, Tore, Regale, Leitern, Druckluft, Gefährdungsbeurteilung – zentrale Vorlagen mit Pflichtfeldern und Messwerttabellen.
- 3
Techniker arbeitet die Fristenliste ab
Checkliste an der Maschine auf dem Tablet, offline. Vorwerte stehen daneben, Abweichungen fallen sofort auf.
- 4
Störungen kommen strukturiert an
Web-Formular, QR-Code oder E-Mail an den Kanal – der Hero Agent macht daraus eine Karte mit Anlage, Verantwortlichem, Frist und Priorität.
- 5
Fremdfirmen liefern in Ihr System
Externe Wartungsfirmen füllen per geschütztem Link aus und unterschreiben. Der Nachweis hängt an der richtigen Anlage.
- 6
Freigabe und Audit-Export
Instandhaltungsleitung gibt frei; Sammel-Export je Anlage oder Zeitraum für interne und externe Audits. API und MCP für ERP- oder BI-Anbindung im Betriebsplan.
Stillstand und Auditabweichung sind die teuren Posten
Eine Instandhaltung mit 30 Technikern erzeugt schnell 600 Wartungs- und Prüfprotokolle im Monat. Wenn davon jedes 15 Minuten Nacharbeit kostet – Laufzettel abtippen, Foto zuordnen, im CMMS nachpflegen – sind das 150 Stunden monatlich, die nicht an der Anlage stattfinden.
Der größere Hebel liegt in dem, was nicht passiert: Eine Störung, die per Zuruf gemeldet und vergessen wird, wird zum Stillstand. Eine übersehene Prüfung wird zur Auditabweichung, im schlimmsten Fall zum Arbeitsunfall mit Haftungsfolge. Ein Prozess, in dem jede Meldung eine Karte mit Frist ist und jede Prüfung eine Frist hat, verhindert genau das.
- Dokumentation an der Maschine statt Nacharbeit im Büro
- Störungen mit Verantwortlichem, Frist und Eskalation – kein Zuruf geht verloren
- Fremdfirmen-Nachweise an der richtigen Anlage, ohne Lizenzkosten
- Audit-Vorbereitung per Sammel-Export statt Suche in Ordnern und Postfächern
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Unsere Referenzen nutzen ProtocolHero für Prüfprotokolle elektrischer Anlagen, interne Prozesse wie Inventur und die zentrale Übersicht über tausend Dokumente – dieselbe Mechanik wie in der industriellen Instandhaltung.
„Wirklich gute Kommunikation mit eurem Team – Fragen wurden immer schnell und effizient geklärt. Ein großer Vorteil ist, eigene Protokolle zu erstellen: Wir konnten z. B. eine eigene Drohnenflug-Einverständniserklärung direkt in ProtocolHero abbilden. ProtocolHero ist extrem vielseitig – wir nutzen es sogar für interne Prozesse wie unsere laufende Inventur.“
„Wir haben mittlerweile knapp 1.000 Dokumente mit ProtocolHero erstellt. Das zeigt, wie stark die Software bei uns im Alltag angekommen ist. Besonders wertvoll ist die klare Dokumentenzentrale: Wir sehen, welche Dokumente offen sind, wer woran arbeitet und was noch zu erledigen ist. Inzwischen nutzen wir ProtocolHero auch für die tägliche Stundenerfassung und die KI-Funktionen sind eine große Hilfe.“
„Das Gute ist: einmal ein Projekt erstellt, meine Mitarbeiter einmal eingewiesen – das spart super viel Zeit. Als professioneller Elektrofachbetrieb müssen wir nun mal dokumentieren. Für mich als Inhaber ist es wichtig zu wissen, wo wir stehen: Wer macht welche Dokumente, welche sind noch zu erledigen, wo finde ich meine Prüfprotokolle? Genau das ist über die Dokumentenzentrale super gelöst.“
Beliebte Vorlagen für Industrie & Instandhaltung
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Industrie & Instandhaltung
Hinweis: ProtocolHero unterstützt bei einer strukturierten, nachvollziehbaren Dokumentation. Die fachliche Bewertung und die fachgerechte Durchführung der Prüfungen verbleiben beim ausführenden Betrieb und seinen befähigten Personen.
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Ihren Industrie & Instandhaltung-Ablauf in ProtocolHero sehen
In 15 Minuten klären wir, wo heute Zeit verloren geht, ob ProtocolHero zu Ablauf und Teamgröße passt und wie ein echtes Protokoll Ihres Betriebs digital aussieht. Kein allgemeiner Produktvortrag.