Digitale Prüfprotokolle für Logistik und Fuhrpark
Fahrer, Lagerteams und Fuhrparkleitung arbeiten mit denselben Checklisten – Schäden und Mängel bekommen sofort einen Verantwortlichen, und der Nachweis je Fahrzeug liegt vor.
Bringen Sie ein bestehendes Formular mit. Im Gespräch bilden wir Ihren echten Ablauf in ProtocolHero ab und zeigen, wie das fertige PDF aussieht.
Wie Logistik & Fuhrpark heute dokumentiert – und was das kostet
Ein Fuhrpark erzeugt jeden Tag Prüfpflichten: Abfahrtkontrolle je Fahrzeug, Staplercheck je Schicht, UVV-Prüfung jährlich, Ladungssicherung je Fahrt, Schadensaufnahme bei jeder Rückgabe. Bei 100 Fahrzeugen sind das mehrere hundert Kontrollen pro Woche – die heute auf Papierblöcken abgehakt werden, die niemand auswertet, oder gar nicht stattfinden.
Die Folgen zeigen sich bei Schaden und Kontrolle: Ein Kratzer am Transporter fällt erst bei der Rückgabe auf, und ohne Foto vom Vortag ist unklar, welcher Fahrer verantwortlich ist. Bei der Kontrolle durch BAG oder Berufsgenossenschaft wird die UVV-Prüfung im Ordner gesucht. Und mehrere Standorte dokumentieren unterschiedlich, sodass die Zentrale weder Vergleich noch Überblick hat.
Fahrer und Lagerkräfte arbeiten nie am Schreibtisch. Die Lösung muss auf dem Handy in drei Minuten erledigt sein, offline auf dem Hof funktionieren und Schäden mit Foto direkt dem Fahrzeug zuordnen. Dann wird sie genutzt – und die Fuhrparkleitung bekommt die Daten, die sie heute nicht hat.
Für wen ProtocolHero gebaut ist
- Speditionen und Logistikunternehmen mit eigenem Fuhrpark
- Fuhrparkmanagement in Handwerks-, Service- und Kommunalbetrieben
- Lager- und Umschlagbetriebe mit Staplern, Regalen und Ladetechnik
- Entsorgungs- und Transportbetriebe mit UVV- und Ladungssicherungspflichten
Vier Dinge, die sich für die Leitung ändern
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Nacharbeit, weniger Risiko und ein Betrieb, den Sie jederzeit vorzeigen können.
Welche Fahrzeuge geprüft sind, sehen Sie ohne Nachfragen
Fahrzeuge, Geräte und Prüffristen in der Datenbank; jede Kontrolle hängt am Fahrzeug. Die Dokumentenzentrale zeigt je Standort, was erledigt, offen oder überfällig ist. Der Hero Agent postet überfällige Kontrollen und fällige UVV-Prüfungen in Ihren Kanal.
Schäden mit Foto, Fahrer und Zeitstempel
Jede Abfahrtkontrolle dokumentiert den Zustand mit Foto. Ein neuer Schaden ist damit eindeutig einer Fahrt zugeordnet – Diskussionen mit Fahrern, Mietern oder Versicherern werden mit dem Aktivitätsprotokoll beantwortet, nicht mit Vermutungen.
Schaden → Werkstatt → Nachweis, ohne Zettel
Ein gemeldeter Mangel wird zur Karte auf dem Board. Der Hero Agent weist Werkstatt oder Fuhrparkleitung zu, setzt die Frist nach Schwere, erinnert und fragt den Reparaturnachweis nach. Fahrzeuge mit sicherheitsrelevantem Mangel sind sichtbar gesperrt.
Eine Checkliste für alle Standorte
Zentrale Vorlagen für Abfahrtkontrolle, Staplercheck, UVV, Ladungssicherung und Schadensaufnahme – Pflichtfelder, Fotos, Unterschrift. Jeder Standort dokumentiert gleich, die Zentrale kann vergleichen.
Schluss mit Word, Excel und Zettelwirtschaft
Diese typischen Hürden kennen Betriebe in Ihrem Gewerk – und genau hier setzt ProtocolHero an.
Abfahrtkontrollen werden auf Papierblöcken abgehakt und nie ausgewertet.
Schäden am Fahrzeug fallen erst bei der Rückgabe auf – ohne Foto ist unklar, wer verantwortlich ist.
UVV- und Staplerprüfungen stehen in Ordnern; bei der Kontrolle wird gesucht.
Mehrere Standorte dokumentieren unterschiedlich, die Zentrale hat keinen Vergleich.
So unterstützt ProtocolHero Logistik & Fuhrpark
Vor Ort erfassen, im Team prüfen und freigeben, als PDF übergeben – digital, mobil und nachvollziehbar.
Fahrzeuge und Geräte als Datenbank
Kennzeichen, Standort, Prüffristen und Historie zentral; jede Kontrolle hängt am Fahrzeug – für alle Standorte gleich.
Abfahrtkontrolle auf dem Handy
Fahrer füllen die Checkliste in Minuten aus, Fotos von Schäden gehen direkt ins Protokoll – auch ohne Netz auf dem Hof.
Schaden → Karte → Werkstatt
Ein gemeldeter Schaden wird zur Karte auf dem Board; der Hero Agent weist der Werkstatt oder Fuhrparkleitung zu, setzt Fristen und fragt den Reparaturnachweis nach.
Nachweis je Fahrzeug und Standort
Freigegebene Prüfungen mit Aktivitätsprotokoll und Sammel-Export je Fahrzeug, Standort oder Zeitraum – für Kontrollen und Versicherer.
Von der Vorlage bis zum Nachweis
Ein durchgehender Ablauf statt Insellösungen – für jedes Team gleich, mit klarer Verantwortung je Schritt.
- 1
Fahrzeuge und Geräte in die Datenbank
Kennzeichen, Standort, Fahrzeugtyp, Prüffristen, Historie. Import aus Ihrer Fuhrparkliste.
- 2
Checklisten je Prüfart
Abfahrtkontrolle, Staplercheck, UVV, Ladungssicherung, Schadensaufnahme, Gefahrenunterweisung – zentrale Vorlagen, für alle Standorte gleich.
- 3
Fahrer prüft auf dem Handy
Drei Minuten je Kontrolle, Fotos von Schäden direkt am Fahrzeug, offline auf dem Hof. Unterschrift per Finger.
- 4
Mängel auf dem Board
Der Hero Agent legt Karten an, weist Werkstatt zu, setzt Fristen und erinnert. Reparatur wird mit Foto nachgewiesen.
- 5
Externe Werkstätten per Link
Werkstätten und Prüforganisationen tragen Reparatur- und UVV-Nachweise per geschütztem Link ein – ohne Lizenz.
- 6
Nachweis je Fahrzeug und Standort
Sammel-Export für Kontrollen durch BAG, Berufsgenossenschaft oder Versicherer. Auswertung wiederkehrender Mängel je Fahrzeugtyp.
Ein nicht zugeordneter Schaden kostet mehr als ein Jahr Kontrollen
Ein Fuhrpark mit 100 Fahrzeugen hat pro Jahr leicht 30 bis 50 Schadensfälle, bei denen unklar ist, wann und durch wen der Schaden entstand. Jeder davon kostet Selbstbeteiligung, Ausfallzeit und Diskussion – schnell 1.500 Euro und mehr. Mit einer Abfahrtkontrolle mit Foto je Fahrt ist jeder Schaden einer Fahrt zugeordnet.
Dazu kommt die Verwaltung: Wenn die Fuhrparkleitung wöchentlich vier Stunden Papierblöcke sichtet, UVV-Fristen in Excel pflegt und Reparaturnachweise sucht, sind das über 200 Stunden im Jahr. Mit ProtocolHero kommen die Fristen zu ihr, und der Nachweis liegt am Fahrzeug.
- Schadenszuordnung mit Foto und Zeitstempel – weniger Selbstbeteiligung, weniger Streit
- UVV- und Prüffristen im Blick – keine Kontrolle ohne Nachweis
- Mängel mit Werkstattfrist statt Zettel am Schlüsselbrett
- Standortvergleich zeigt, wo Kontrollen ausfallen, bevor es der Prüfer merkt
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Abnahmen, Störungsberichte
Abtippen, Fotos zuordnen, nachfragen, PDF erstellen, ablegen
Prüfen und freigeben – der Rest entsteht vor Ort
Pro Jahr, nur Bürozeit
64.800 €
20 Minuten weniger Büroarbeit je Protokoll × 4.320 Protokolle × 45 €/h
- 4.320
- Protokolle pro Jahr
- 1.440
- Bürostunden gespart pro Jahr
- 180
- Arbeitstage (8 h) pro Jahr
Nicht eingerechnet: weniger Rückfragen auf der Baustelle, weniger Nacharbeit, schnellere Rechnungsstellung und die Zeit, die Sie im Prüffall sparen. Die echten Zahlen messen wir im Pilot.
Pilot startenEchte Kunden, echte Aussagen
Unsere Referenzen nutzen ProtocolHero für eigene Prozesse wie Inventur und Stundenerfassung und für Nachweise mit vielen Beteiligten – dieselbe Mechanik wie bei Fahrzeugkontrollen über mehrere Standorte.
„Wirklich gute Kommunikation mit eurem Team – Fragen wurden immer schnell und effizient geklärt. Ein großer Vorteil ist, eigene Protokolle zu erstellen: Wir konnten z. B. eine eigene Drohnenflug-Einverständniserklärung direkt in ProtocolHero abbilden. ProtocolHero ist extrem vielseitig – wir nutzen es sogar für interne Prozesse wie unsere laufende Inventur.“
„Wir haben mittlerweile knapp 1.000 Dokumente mit ProtocolHero erstellt. Das zeigt, wie stark die Software bei uns im Alltag angekommen ist. Besonders wertvoll ist die klare Dokumentenzentrale: Wir sehen, welche Dokumente offen sind, wer woran arbeitet und was noch zu erledigen ist. Inzwischen nutzen wir ProtocolHero auch für die tägliche Stundenerfassung und die KI-Funktionen sind eine große Hilfe.“
„Auch wenn sich gewisse Abläufe in Irland von Deutschland unterscheiden, bleibt der Kern der Arbeit gleich: Man muss sauber festhalten, was man gemacht hat. Für uns Elektriker sind gute Werkzeuge entscheidend – genauso sehen wir Software. ProtocolHero ist nicht einfach nur ein Programm, sondern ein Werkzeug, das Fehler reduziert, Abläufe beschleunigt und im Alltag für mehr Struktur sorgt.“
Beliebte Vorlagen für Logistik & Fuhrpark
Starten Sie mit fertigen Vorlagen oder bauen Sie sich Ihre eigenen – ganz ohne IT-Kenntnisse.
Fragen rund um Logistik & Fuhrpark
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In 15 Minuten klären wir, wo heute Zeit verloren geht, ob ProtocolHero zu Ablauf und Teamgröße passt und wie ein echtes Protokoll Ihres Betriebs digital aussieht. Kein allgemeiner Produktvortrag.