Phishing, Schadsoftware oder ein verlorenes Notebook – bei einem IT-Sicherheitsvorfall zählt jede Stunde. Diese Vorlage hält Hergang, betroffene Systeme, Sofortmaßnahmen und die Prüfung der Meldepflichten fest und begleitet den Vorfall bis zum Abschluss.
Short answer
Vorlage zur Meldung eines IT-Sicherheitsvorfalls: Hergang, betroffene Systeme und Daten, Sofortmaßnahmen, Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO und Abschluss.
Check the template against the technical, contractual and legal requirements of the specific case. ProtocolHero does not replace professional assessment.
Vorfall und Zeitpunkt
Art und Hergang
Betroffene Systeme
Sofortmaßnahmen
Meldepflicht nach DSGVO
Ursache und Schwachstellen
Lehren und Maßnahmen
Unterschriften
No install needed — complete the form below, attach photos, and submit. Create a free account anytime to save and reuse your own templates.
Vorlage übernehmen und jeden Vorfall lückenlos dokumentieren.
Ist eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingetreten, muss sie nach Art. 33 DSGVO möglichst binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden der Aufsichtsbehörde gemeldet werden – es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Betroffenen. Auch die Entscheidung gegen eine Meldung ist zu dokumentieren.
Betroffene Geräte werden vom Netz getrennt, aber nicht vorschnell neu aufgesetzt. So bleiben Spuren für die Ursachenanalyse erhalten. Kennwörter werden von einem sauberen Gerät aus geändert.
Typisch sind:
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Dokument anlegen lassen oder ein bestehendes PDF, Foto oder Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Beim Ausfüllen kannst du das Dokument per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch: Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Jede Position im Dokument kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden. Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Dokument unterschrieben oder an den Kunden geht.
Jedes Dokument hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden.
Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Fortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Vorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Dokument landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten pro Anlage, Bauteil oder Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
Vorlage übernehmen, an deinen Betrieb anpassen und direkt vor Ort ausfüllen – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
